項(xiàng)目經(jīng)理跨部門(mén)溝通的5大原則

1.做好溝通準(zhǔn)備

誰(shuí)也不是誰(shuí)肚子的蛔蟲(chóng)，當(dāng)你要選擇跨部門(mén)溝通前，一定要思考清楚這次溝通我們需要討論的東西，把要問(wèn)、要答、要解決的問(wèn)題都給它羅列出來(lái)，千萬(wàn)不能說(shuō)我要溝通一下某某任務(wù)（沒(méi)有細(xì)節(jié)、沒(méi)有具體內(nèi)容、只有單純大綱），就一股腦的就去了，結(jié)果到了開(kāi)會(huì)的時(shí)候，不僅耽誤了雙方的時(shí)間，而且也得不到自己想要的結(jié)果和東西。所以不妨在去之前先好好考慮清楚以下幾個(gè)問(wèn)題：

第一、你希望對(duì)方幫你完成的需求是什么?

第二、當(dāng)我提出這些需求之后對(duì)方會(huì)有什么要求? 或者對(duì)方可能存在哪些難點(diǎn)?

第三、如果我提出的方案對(duì)方不同意的話(huà)我有沒(méi)有備用方案?

第四、如果雙方?jīng)]有達(dá)成共識(shí)，那之后的溝通怎么進(jìn)行下去?

2.了解其它部門(mén)的溝通習(xí)慣

跨部門(mén)溝通不暢很多時(shí)候是因?yàn)椤罢Z(yǔ)言不通”造成的，比如當(dāng)技術(shù)部、銷(xiāo)售部、運(yùn)營(yíng)部坐在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候，雖然每個(gè)人都知道自己內(nèi)部成員能聽(tīng)懂自己在說(shuō)什么，但是換到別的部門(mén)可能就很難一下理解你說(shuō)的是什么，所以想要溝通順暢，就要事先了解“對(duì)方的語(yǔ)言”。比如你是不是在去之前把你要提的需求或是想法做了通俗化、大白話(huà)的處理，讓大家都能聽(tīng)得懂? 是不是開(kāi)會(huì)前對(duì)于其他人可能會(huì)難理解的部分做了標(biāo)示。其實(shí)了解其它部門(mén)的“語(yǔ)言”也是一種換位思考，我們要試著去站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題。

3.呈現(xiàn)事實(shí)，開(kāi)誠(chéng)布公

一個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)，可能需要一個(gè)很長(zhǎng)的周期，三個(gè)月、五個(gè)月、甚至一年的都不在少數(shù)。所以，你需要面對(duì)的部門(mén)溝通是一個(gè)很長(zhǎng)期的問(wèn)題，不是一錘子買(mǎi)賣(mài)，所以大家在溝通時(shí)“以誠(chéng)為上”，不要互相隱瞞或欺騙，部門(mén)間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。這樣不僅不利于部門(mén)之間的合作，也會(huì)影響項(xiàng)目的推進(jìn)。同時(shí)在項(xiàng)目溝通中，要強(qiáng)調(diào)事實(shí)依據(jù)，不要憑空臆想，比如當(dāng)部門(mén)合作出現(xiàn)矛盾扯皮的時(shí)候，要依據(jù)事實(shí)找出問(wèn)題，而不要主觀(guān)上去判斷，是不是因?yàn)槟衬巢块T(mén)的緣故所導(dǎo)致的，“擺事實(shí)、講道理”是溝通順暢的基礎(chǔ)。

4.及時(shí)追蹤、確保溝通信息無(wú)誤

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理完成某個(gè)會(huì)議或者是議題的時(shí)候，務(wù)必要向團(tuán)隊(duì)成員清楚傳達(dá)最新的進(jìn)度和信息，因?yàn)橛袝r(shí)候在跨部門(mén)溝通中，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)作為溝通負(fù)責(zé)人，但有時(shí)候任務(wù)執(zhí)行人員是各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，如果項(xiàng)目經(jīng)理不能準(zhǔn)確的傳達(dá)清楚部門(mén)溝通信息的話(huà)，很容易影響項(xiàng)目推進(jìn)。所以項(xiàng)目經(jīng)理在跨部門(mén)溝通過(guò)程中，需要反復(fù)確認(rèn)溝通內(nèi)容，同時(shí)對(duì)于概念模糊的地方要搞清楚搞明白。其次做好工作進(jìn)度的優(yōu)先級(jí)調(diào)整，當(dāng)出現(xiàn)項(xiàng)目變化和其它因素時(shí)，要及時(shí)與其它部門(mén)做好信息同步，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)異常信息時(shí)也要及時(shí)反饋、跟進(jìn)。

5.給予正向反饋、表達(dá)肯定

作為項(xiàng)目經(jīng)理永遠(yuǎn)要記住，你是項(xiàng)目的第一負(fù)責(zé)人，其它部門(mén)的人都是來(lái)配合你、幫助你完成項(xiàng)目的，所以，對(duì)于他人所付出的努力和成績(jī)你需要給予及時(shí)的認(rèn)可，不論是在其它團(tuán)隊(duì)成員面前，還是在上層領(lǐng)導(dǎo)面前。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目很有可能會(huì)需要長(zhǎng)期進(jìn)行，而且你也不可能只做一個(gè)項(xiàng)目。以后是不是還會(huì)合作、是不是還會(huì)共同推進(jìn)項(xiàng)目這都不可知，所以給他人留下一個(gè)好印象也能給予你在未來(lái)的項(xiàng)目管理工作中更大的幫助，同時(shí)也會(huì)給上層領(lǐng)導(dǎo)留下你善溝通、懂協(xié)作的好印象。