論信息系統(tǒng)項目的溝通管理
[摘要]

2015年3月，我參與了某市規(guī)劃局規(guī)劃管理信息系統(tǒng)的項目管理。該系統(tǒng)是以B /S模式架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫采用了Oracle11g,GIS 平臺采用了ARCGIS10.0。該系統(tǒng)包括規(guī)劃業(yè)務(wù)審批，行政辦公，GIS圖形分析等功能，是OA、MIS、GIS 的集成應(yīng)用。項目歷時10個月，最終較為順利地完成了項目建設(shè)。該規(guī)劃管理信息系統(tǒng)在市局、八個分局、六個直屬單位全面投入運行，獲得一致好評。本文結(jié)合作者實踐，以該項目為例，探討了信息系統(tǒng)項目中的溝通管理，包括編制項目溝通管理計劃，信息分發(fā)，績效管理，項目干系人管理等幾個方面，論述了溝通管理在本項目實施過程中的實踐經(jīng)歷和經(jīng)驗教訓(xùn)，認為溝通不暢，干系人不能及時準(zhǔn)確的了解項目進展是導(dǎo)致項目失敗的一個重要原因。本文在最后總結(jié)了在項目溝通管理方面的經(jīng)驗和不足。

[正文]

某市規(guī)劃管理信息系統(tǒng)是在為市政務(wù)部門及民眾提供相關(guān)信息化應(yīng)用服務(wù)和輔助決策性支持，增強城市規(guī)劃管理部門的管理水平和領(lǐng)導(dǎo)決策準(zhǔn)確性的背景下，于2015年3月啟動的，我公司中標(biāo)該項目，中標(biāo)金額為680萬元。根據(jù)項目章程，任命我為該項目的項目經(jīng)理，負責(zé)項目的全面管理。項目歷時10個月，于2015年12月在市局、八個分局及六個直屬單位全面運行，通過了客戶方驗收。

該項目旨在建立一套集規(guī)劃業(yè)務(wù)審批、行政辦公、GIS圖形分析、CAD 繪圖編輯于一體的系統(tǒng)。其中，“一書兩證”業(yè)務(wù)審批的圖件、文檔、表格、會議、材料信息，實現(xiàn)了在市局及八個分局之間的方便快捷流轉(zhuǎn)，隨著審批流程的流轉(zhuǎn)，達到了全程帶圖作業(yè)，實現(xiàn)了圖文雙向查詢，用戶可以任意查詢每個案件的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、辦理情況、辦理過程以及相關(guān)的必備材料信息，同時，可以在審批流程的任意一個環(huán)節(jié)調(diào)用疊加與案件相關(guān)的各種地形圖、控規(guī)圖、詳規(guī)圖、專題圖、影像圖以及各種屬性信息進行分析和對比，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)辦理與圖形瀏覽、分析和計算的緊密結(jié)合。系統(tǒng)中的內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布模塊，分為通知公告、政策法規(guī)、輿情監(jiān)測、職工工會四個欄目。內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布模塊，自全面運行至今，內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布百余條。系統(tǒng)中的電子報建模塊，實現(xiàn)了遠程報建及報建文件一鍵錄入。一方面，建設(shè)單位通過在市規(guī)劃局門戶網(wǎng)站免費下載電子報建軟件，填寫申請表單和上傳報建材料，完成報建項目預(yù)錄入并保存為磁盤文件。另一方面，窗口人員根據(jù)建設(shè)單位提交的磁盤報建文件一鍵錄入系統(tǒng)，避免信息的繁瑣輸入，實現(xiàn)高效、透明、規(guī)范的審批目標(biāo)。

由于該項目具有規(guī)模大，周期長，涉及干系人眾多等特點，要保證系統(tǒng)按時上線，溝通管理顯得尤為重要。為保證項目的順利進行，公司采用了強矩陣型組織結(jié)構(gòu)，在對公司成功案例經(jīng)驗總結(jié)基礎(chǔ)上，充分運用項目溝通管理知識，結(jié)合發(fā)起人的業(yè)務(wù)需求和公司管理規(guī)程，有效保證了甲乙雙方溝通順暢，提升了干系人的滿意度，項目順利完成，獲得用戶方和領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。

良好的項目溝通管理對項目的成敗起著關(guān)鍵作用，不少失敗的項目案例都是因為甲乙雙方溝通不暢，信息不對稱，而導(dǎo)致了項目的失敗。在本項目中，我通過做好干系人分析，編制詳細的溝通管理計劃；及時全面的信息分發(fā)；制定項目績效報告；做好項目干系人管理等工作，對項目進行溝通管理，保障項目工作有條不紊地進行。

一、做好干系人分析，編制詳細的溝通管理計劃
要實施有效的干系人管理，就要盡早識別出項目干系人。因此，項目中標(biāo)后，我就參照項目章程，項目范圍說明書，列出該項目的主要干系人，登記在“干系人花名冊”中，花名冊詳細記錄了干系人的姓名、職位，在項目中充當(dāng)?shù)慕巧?，對項目的支持程度，可能對項目產(chǎn)生的影響以及建議的應(yīng)對措施。項目團隊成立之后，我又帶領(lǐng)項目組成員通過召開頭腦風(fēng)暴會議，更新了項目干系人花名冊。

由于項目涉及市局、八個分局還有直屬單位等機構(gòu)，有規(guī)模大、干系人眾多的特點，我和團隊根據(jù)干系人關(guān)心的不同內(nèi)容，將干系人分為三組。第一組干系人有公司領(lǐng)導(dǎo)和市局的主管領(lǐng)導(dǎo)，而市局主管領(lǐng)導(dǎo)又是本項目的發(fā)起人之一，需要在項目中及時給他遞送項目的進展情況，以獲得他對整個項目的信任；第二組項目干系人包括各項目組負責(zé)人和市局信息中心主任，是項目的直接負責(zé)人，他們關(guān)心的是項目的具體功能是否符合要求，需要定期分發(fā)階段評審的結(jié)果。第三組項目干系人關(guān)心的是項目質(zhì)量，要確保項目按質(zhì)按進度正常開展，要定時召開技術(shù)評審會議。

通過多次團隊會議，我和團隊利用項目范圍說明書，項目管理計劃等，結(jié)合項目干系人分析，制定了項目溝通計劃。

二、按照溝通管理計劃，做好信息分發(fā)
信息分發(fā)是向項目干系人及時地提供所需的信息，包括實施溝通管理計劃以及對始料不及的信息需求的應(yīng)對。按照溝通計劃，實施內(nèi)外有別的溝通策略，對公司外部干系人，我通過工作會議、郵件、電話等方式及時為項目干系人提供項目進展情況，以獲取對項目的信任。對于公司內(nèi)部的團隊成員，我利用公司內(nèi)部的RTX即時溝通軟件作為輔助溝通手段，并于每周五召開周例會，總結(jié)上周的工作，計劃下周的工作。
在向外部干系人進行信息分發(fā)時，我充分注重溝通技巧。在與信息中心主任溝通時，我多采用非正式的溝通方式，采取面對面交流的方式，盡量避免使用專業(yè)術(shù)語，這樣既可以保證將項目進展及時準(zhǔn)確地傳遞給干系人，也有利于建立雙方的信任關(guān)系，了解干系人對項目的滿意度。

三、定期發(fā)布項目的績效報告
定期發(fā)布項目的績效報告主要是為了定時進行工作的匯報。我要求項目組成員每周提報工作情況匯報，包括上周工作完成情況和下周工作計劃。一方面是便于周例會進行工作總結(jié)與安排；另一方面是便于跟蹤和控制項目進展情況，每兩周對工作完成情況使用掙值分析，形成項目目前的狀態(tài)，進展情況和對未來的預(yù)測。項目干系人通過績效報告可以獲得項目在特定時間的進展、資源使用情況等信息。制定績效報告的時候，我還使用了公司績效報告的Excel模板，模板的“總覽報表”為管理高層提供了他們希望看到的規(guī)管系統(tǒng)每周概況信息。而“成本報表”提供了項目現(xiàn)金流等信息。我通過及時完成和提交績效報告，使項目團隊成員和項目干系人隨時掌握項目情況，保證項目順利實施。

四、做好項目干系人管理，提升干系人滿意度
項目干系人管理就是對項目溝通進行管理，滿足項目干系人的需求并解決項目干系人間的問題，對公司及市局的主管領(lǐng)導(dǎo)，一定要匯報他所關(guān)注的點，如進度問題、成本使用情況，及各單位對于項目的意見和反饋，以期望達到項目重要干系人給予我最大的信任，對市局信息中心主任，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人，主要都是實際業(yè)務(wù)負責(zé)人，對實際業(yè)務(wù)流程方面有一定的權(quán)威，需要采用嚴(yán)謹?shù)闹贫?，寬松的工作氛圍和適當(dāng)?shù)莫剟罘椒?，來提升團隊的積極性。
盡管在項目初期制訂了項目溝通管理計劃，以及在實施過程中嚴(yán)格對績效進行跟蹤報告、信息分發(fā)和項目干系人管理，但由于溝通對象是人，而且項目中涉及人員眾多，難免會出現(xiàn)問題。比如在對外部的溝通上，主要表現(xiàn)在項目組人員尤其是技術(shù)人員溝通能力不足，比如在開發(fā)過程中，開發(fā)人員就部分功能實現(xiàn)與分局信息中心發(fā)生沖突，針對這個問題，我利用項目實施過程中的間隙對項目組人員進行了溝通技巧的培訓(xùn)，讓他盡量避免使用專業(yè)術(shù)語。在團隊內(nèi)部的溝通上，由于有2名剛畢業(yè)的大學(xué)生，初次參與項目，對做項目不熟悉，也沒有經(jīng)驗，而團隊其他成員也各自忙著自己負責(zé)的開發(fā)任務(wù)，這兩名團隊成員開始消極怠工，針對這樣的情況，我和各業(yè)務(wù)負責(zé)人商議，在兩周的周例會結(jié)尾，安排半小時的項目培訓(xùn)或召開經(jīng)驗交流會，如果部門的培訓(xùn)內(nèi)容豐富或取得一定效果，則給予一定的獎勵，從而提升了團隊的整體能力。

經(jīng)過10個月的努力，該規(guī)劃審批系統(tǒng)終于順利完成交付。至今，系統(tǒng)運行正常，受到客戶有關(guān)部門的一致好評。項目的圓滿成功離不開項目的溝通管理。綜上所述，項目溝通管理的理論有效地指導(dǎo)了此次項目的實施，保證了甲乙雙方溝通順暢，提升了干系人的滿意度。通過此次實踐，我對項目溝通管理有了更加深入的理解，為以后的工作積累了寶貴的經(jīng)驗。