摘要
2015年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參加了**市醫(yī)保局醫(yī)保管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作，原有的醫(yī)保管理信息系統(tǒng)因多年前開(kāi)發(fā)，功能和性能都滿足不了現(xiàn)在醫(yī)保管理的要求，經(jīng)分析評(píng)估，決定重新開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)，要求新系統(tǒng)的功能包含基金征集、支付管理、參保單位和職工管理、定點(diǎn)醫(yī)院和定點(diǎn)藥店管理、參保職工就診結(jié)算管理、IC卡管理等。該項(xiàng)目投資1000萬(wàn)元，工期1年，該項(xiàng)目最終順利通過(guò)了甲方驗(yàn)收，獲得了甲方的好評(píng)。
本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，論述了項(xiàng)目成本管理的過(guò)程，主要從制定成本管理計(jì)劃、成本估算、成本預(yù)算、成本控制等幾個(gè)方面進(jìn)行了論述，提出了項(xiàng)目成本管理中的常見(jiàn)問(wèn)題和一些方法。
正文
**市醫(yī)保局約有1500萬(wàn)參保人員，定點(diǎn)醫(yī)院、藥店1700個(gè)，日常業(yè)務(wù)涉及到醫(yī)保中心、定點(diǎn)醫(yī)院、定點(diǎn)藥店。為提高辦公效率，該醫(yī)保中心在前些年上臺(tái)了醫(yī)保信息管理系統(tǒng)，但幾年后，隨著業(yè)務(wù)量的增大，系統(tǒng)頻繁發(fā)生無(wú)響應(yīng)的情況，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)采用互聯(lián)網(wǎng)接入的方式，經(jīng)常因網(wǎng)速的問(wèn)題造成無(wú)法登錄，各醫(yī)院和參保職工意見(jiàn)很大，經(jīng)過(guò)分析研究，決定重新開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)。
本項(xiàng)目采取了公開(kāi)招標(biāo)的方式，我公司在2015年5月中標(biāo)這個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目總合同額為1000萬(wàn)元，工期為1年。我作為項(xiàng)目經(jīng)理全程參與了該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作。系統(tǒng)采用了比較成熟和先進(jìn)的技術(shù)，使用JAVA語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle來(lái)管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)集中保存在醫(yī)保中心機(jī)房。系統(tǒng)采用J2EE框架的三層B/S模式，客戶通過(guò)瀏覽器就可以操作系統(tǒng)，避免了以前C/S模式需要安裝客戶端軟件，定點(diǎn)醫(yī)院和藥店直接通過(guò)光纖連接，解決了以前通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)登錄的問(wèn)題。該項(xiàng)目歷時(shí)一年，最終完成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，并順利通過(guò)驗(yàn)收。
該項(xiàng)目業(yè)務(wù)復(fù)雜，涉及干系人眾多，總體投入成本并不高，因此，在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，如何確保項(xiàng)目在批準(zhǔn)的成本預(yù)算內(nèi)盡可能好地完成，成為項(xiàng)目建設(shè)關(guān)注的重點(diǎn)。項(xiàng)目成本管理主要關(guān)心的是完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源的成本，項(xiàng)目成本管理包括制訂成本管理計(jì)劃、對(duì)成本進(jìn)行估算、預(yù)算和控制，從而確保項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完工。
一、制訂成本管理計(jì)劃
針對(duì)一些IT項(xiàng)目中輕計(jì)劃重實(shí)施的現(xiàn)象，我們依據(jù)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、項(xiàng)目管理計(jì)劃，采用公司項(xiàng)目成本管理計(jì)劃模塊，制定成本管理計(jì)劃，對(duì)每個(gè)成本管理過(guò)程進(jìn)行了書(shū)面描述，確定了估算、預(yù)算、控制的標(biāo)準(zhǔn)。確定了完成項(xiàng)目活動(dòng)需要的物質(zhì)資源的種類和數(shù)量，制定了績(jī)效測(cè)量規(guī)則，定義了成本報(bào)告的格式及匯報(bào)頻率。充分考慮項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，為成本預(yù)留一些儲(chǔ)備資金。
二、估算項(xiàng)目成本
我們根據(jù)成本管理計(jì)劃對(duì)該項(xiàng)目的成本進(jìn)行了詳細(xì)的估算，因?yàn)轫?xiàng)目成本估算應(yīng)該考慮到項(xiàng)目所使用的所有資源的成本。所以在該項(xiàng)目成本估算中，我們首先識(shí)別成本幾個(gè)大的構(gòu)成科目，并根據(jù)不同科目采用不同的成本估算方法，最終分析成本估算結(jié)果，匯總出總成本。
在這個(gè)項(xiàng)目中，我們將總成本主要分成硬件部分、軟件開(kāi)發(fā)部分、硬件現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試部分，對(duì)于硬件成本，由公司的采購(gòu)部門(mén)根據(jù)硬件材料清單，咨詢了解市場(chǎng)價(jià)格后，進(jìn)行采購(gòu)成本估算。軟件開(kāi)發(fā)部分，采用成本類比估算法和專家判斷法，估算出系統(tǒng)的代碼行數(shù)，根據(jù)公司軟件開(kāi)發(fā)人員的工作效率和資源費(fèi)率，計(jì)算出人工成本。硬件現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試采用成本類比估算法，根據(jù)類似項(xiàng)目進(jìn)行估算。其他管理成本、質(zhì)量成本、儲(chǔ)備分析等，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，以直接成本為基數(shù)，采用參數(shù)估算的方法。我們根據(jù)不同成本科目采用不同的估算方法，總成本誤差小，使得項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目成本一直在可控之中。
三、制訂項(xiàng)目預(yù)算
根據(jù)成本管理計(jì)劃，結(jié)合該項(xiàng)目特點(diǎn)，以及公司對(duì)項(xiàng)目的要求，制訂了切實(shí)可行的項(xiàng)目預(yù)算。我將得到批準(zhǔn)的項(xiàng)目估算總成本，逐項(xiàng)分?jǐn)偟巾?xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的各個(gè)工作包，為每個(gè)工作包制訂具體的項(xiàng)目預(yù)算，然后將各個(gè)工作包的成本分解到該工作包所包含的各項(xiàng)活動(dòng)上，最后確定各項(xiàng)目成本預(yù)算支出的時(shí)間計(jì)劃和成本預(yù)算計(jì)劃，并形成成本基準(zhǔn)，作為成本控制的依據(jù)。
針對(duì)此項(xiàng)目資金緊張的問(wèn)題，我們采用資金限制平衡的方法，調(diào)整工作的進(jìn)度計(jì)劃，平衡資金支出水平。比如針對(duì)網(wǎng)絡(luò)分段施工特點(diǎn)，分批采購(gòu)光纖網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，使得項(xiàng)目資金支出保持平緩的支出曲線，保證項(xiàng)目的資金需求。
四、控制項(xiàng)目成本
成本控制的目的就是使項(xiàng)目活動(dòng)按照成本管理計(jì)劃完成，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目活動(dòng)所發(fā)生的項(xiàng)目實(shí)際成本與項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行對(duì)比、檢查、糾正，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在預(yù)算成本這內(nèi)的管理過(guò)程。
根據(jù)成本基準(zhǔn)、項(xiàng)目管理計(jì)劃、綜合采用組織手段、技術(shù)手段、經(jīng)濟(jì)手段，對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行有效控制，工具上，使用Project項(xiàng)目管理軟件輔助成本管理。在組織手段上，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的不同人員，進(jìn)行目標(biāo)的分解，制定成本目標(biāo)和控制職責(zé)，保證目標(biāo)責(zé)任到位，提高項(xiàng)目組成員的成本意識(shí)。
在技術(shù)手段上，根據(jù)資源計(jì)劃、資金計(jì)劃，及時(shí)調(diào)整施工方案，達(dá)到控制成本的目的。例如在進(jìn)行光纖鋪設(shè)的時(shí)候，熔纖機(jī)出現(xiàn)故障，需要發(fā)回廠家修理，如果購(gòu)買(mǎi)新的設(shè)備，價(jià)格昂貴，經(jīng)過(guò)評(píng)估，在熔纖機(jī)修理過(guò)程中，熔纖工作外包給其他網(wǎng)絡(luò)公司處理，通過(guò)這個(gè)辦法，有效控制了成本。
在項(xiàng)目實(shí)施中，采取每周例會(huì)的方式，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目部各成員的工作績(jī)效，分析成本超支的原因，提出解決措施，并提出下周的工作計(jì)劃。在成本控制中，主要使用掙值管理的方法，對(duì)項(xiàng)目的成本、進(jìn)度進(jìn)行測(cè)量。通過(guò)在Project項(xiàng)目管理軟件輸入成本、進(jìn)度數(shù)據(jù)，利用Project相關(guān)統(tǒng)計(jì)功能，顯示成本基準(zhǔn)和實(shí)際成績(jī)偏差，再對(duì)偏差情況進(jìn)行分析，提出針對(duì)性的解決辦法。
在經(jīng)濟(jì)手段上，根據(jù)成本控制目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行定期檢查和考核，有獎(jiǎng)有罰。只有真正做好責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的成本控制，才能收到預(yù)期的效果。
經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，該項(xiàng)目于2013年5月通過(guò)驗(yàn)收，獲得甲方好評(píng)。系統(tǒng)上線以來(lái)，一直運(yùn)行穩(wěn)定，該系統(tǒng)提高了醫(yī)保信息管理工作效率，滿足了醫(yī)保業(yè)務(wù)性能指標(biāo)，經(jīng)過(guò)軟硬件的重新設(shè)計(jì)，再?zèng)]出現(xiàn)過(guò)以前的系統(tǒng)沒(méi)有響應(yīng)的情況，醫(yī)保中心、定點(diǎn)醫(yī)院、參保職工都很滿意。
該項(xiàng)目的成功實(shí)施，得益于我們?nèi)鎽?yīng)用了項(xiàng)目成本管理的方法，使得該項(xiàng)目在成本管理方面較好地達(dá)到了預(yù)期目的。鑒于我們?cè)陧?xiàng)目初期就建立了項(xiàng)目成本管理計(jì)劃，并依據(jù)成本管理計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了估算，在項(xiàng)目估算的基礎(chǔ)上，綜合考慮了項(xiàng)目的特點(diǎn)，并結(jié)合公司對(duì)該項(xiàng)目的要求，我制訂了行之有效的項(xiàng)目預(yù)算，通過(guò)掙值分析進(jìn)行項(xiàng)目成本與預(yù)算的比對(duì)，對(duì)于重大成本變更我們還通過(guò)監(jiān)理公司與用戶進(jìn)行協(xié)調(diào)，項(xiàng)目最終發(fā)生的成本少于項(xiàng)目前期批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算，為公司節(jié)約項(xiàng)目資金10萬(wàn)元。這也是近來(lái)年我公司在同類項(xiàng)目中對(duì)于成績(jī)績(jī)效完成比較好的項(xiàng)目。
該項(xiàng)目的績(jī)效雖然較好，但在成本管理中我們的工作還有一些不足。例如在項(xiàng)目建設(shè)中可以對(duì)工作包進(jìn)一步細(xì)化，更準(zhǔn)確的估算每一個(gè)工作包的成本；另外，由于時(shí)間緊，任務(wù)重，對(duì)質(zhì)量成本的考慮不夠詳細(xì)。因此，在今后的項(xiàng)目管理過(guò)程中，需要加強(qiáng)這些方面的認(rèn)識(shí)，提高成本管理水平，爭(zhēng)取在今后的項(xiàng)目管理過(guò)程中百尺竿頭，更進(jìn)一步。