摘要：

      2008年6月，本人參與了“省圖書館RFID（無線射頻識(shí)別技術(shù)）信息管理系統(tǒng)”的項(xiàng)目建設(shè)，擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理一職。系統(tǒng)通過數(shù)字化標(biāo)簽讀取技術(shù)，極大地提高了圖書的流通和管理效率，降低了館員的工作強(qiáng)度，全面提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量和整體形象。該項(xiàng)目做為擬在全省范圍內(nèi)應(yīng)用推廣的數(shù)字圖書館建設(shè)重點(diǎn)工程之一，受到省市及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。做為建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理，本人在項(xiàng)目的整體管理過程中，科學(xué)的運(yùn)用項(xiàng)目整體管理的理論知識(shí)并結(jié)合我公司項(xiàng)目管理過程域的具體要求，采取了針對(duì)性的措施，注重與項(xiàng)目干系人保持積極有效的溝通，加強(qiáng)了項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施、項(xiàng)目綜合變更控制等項(xiàng)目整體管理過程，通過這些有效的方法與措施，平衡了各方的利益，使得項(xiàng)目實(shí)施順利進(jìn)展，保證了項(xiàng)目的工期、成本及質(zhì)量，受到用戶方的高度評(píng)價(jià)。

正文：

一、             項(xiàng)目概述

隨著中國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化持續(xù)發(fā)展，人們對(duì)科學(xué)文化教育事業(yè)的投入愈來愈多，圖書館的建設(shè)管理也是其中之一。圖書館的職能涵蓋圖書的采購(gòu)、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統(tǒng)的手工方式實(shí)現(xiàn)，效率低下，工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，應(yīng)用RFID技術(shù)，可以將上述所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，提高各環(huán)節(jié)的服務(wù)品質(zhì)和工作效率，全面提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和社會(huì)效益。

本系統(tǒng)內(nèi)容主要包括：圖書出入庫(kù)采編管理子系統(tǒng)、圖書數(shù)字識(shí)別分類管理子系統(tǒng)、圖書安全管理子系統(tǒng)、圖書自助檢索借還子系統(tǒng)等。項(xiàng)目主要工作是RFID標(biāo)簽及其讀寫設(shè)備的安裝調(diào)試、RFID信息管理系統(tǒng)配套軟件的規(guī)劃開發(fā)和實(shí)施等。

圖書館的管理流通模式，突出圖書館以人為本的管理模式，強(qiáng)調(diào)圖書館的服務(wù)功能，讀者在館內(nèi)擁有最大的自由活動(dòng)空間，提高圖書館的管理效率，藏閱合一。結(jié)合圖書館的實(shí)際建設(shè)情況，在圖書館各層出入口設(shè)置圖書流通安全管理子系統(tǒng)，在各閱覽室內(nèi)設(shè)置RFID館員工作站和自助服務(wù)區(qū)，方便館員對(duì)圖書的管理以及讀者進(jìn)行查詢和借/還書處理，在圖書館書庫(kù)集中區(qū)域設(shè)置RFID圖書館典藏識(shí)別分檢子系統(tǒng)，館員可快速查找圖書、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書的流通及管理效率。

項(xiàng)目啟動(dòng)后，本人被公司任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)工作。

在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，以及項(xiàng)目各組干系人的配合與支持下，我與項(xiàng)目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過近10個(gè)月的努力，終于在2009年3月3日全面通過系統(tǒng)驗(yàn)收，項(xiàng)目總花費(fèi)成本為98.38萬元，比計(jì)劃提前了15天完成項(xiàng)目建設(shè)。

該項(xiàng)目的成功與很大程度上歸功于對(duì)項(xiàng)目整體的有效管理，下面分別對(duì)項(xiàng)目整體管理的幾個(gè)過程加以簡(jiǎn)要論述。

二、制定項(xiàng)目章程

正式的宣布項(xiàng)目的啟動(dòng)，粗略的規(guī)定項(xiàng)目的范圍，規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目各成員的職責(zé)，還有其他干系人的職責(zé)。主要技術(shù)方法有項(xiàng)目選擇方法、項(xiàng)目管理方法論、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、專家判斷。

三、編制項(xiàng)目范圍說明書

項(xiàng)目范圍說明書列出項(xiàng)目及其相關(guān)產(chǎn)品、服務(wù)的特性和項(xiàng)目邊界以及范圍控制和接受的方法，并提請(qǐng)項(xiàng)目干系人確認(rèn)，作為項(xiàng)目范圍控制的基線。

四、項(xiàng)目計(jì)劃編制
    項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，計(jì)劃的制訂與跟蹤是貫穿于項(xiàng)目生命周期中持續(xù)不斷的工作，凡是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目而進(jìn)行的活動(dòng)都應(yīng)該納入到計(jì)劃之中。如何得到一份科學(xué)合理、可用于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的計(jì)劃文件，是項(xiàng)目順利實(shí)施并最終取得成功的關(guān)鍵。

做為該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，本人在項(xiàng)目計(jì)劃的編制過程中，按照公司的計(jì)劃管理過程域的要求，與項(xiàng)目組的QA人員共同針對(duì)本項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)組織級(jí)的項(xiàng)目定義過程進(jìn)行了必要的裁減，形成本項(xiàng)目的已定義過程（PDP），將項(xiàng)目的整體過程分為項(xiàng)目管理、工程過程、支持過程三大類，其中每一大類又包含若干具體的過程，按照項(xiàng)目的各個(gè)已定義過程，同時(shí)參照歷史項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，本人組織了專家組對(duì)項(xiàng)目各個(gè)過程的規(guī)模、工作量、成本、工期、資源等進(jìn)行了估算，在估算數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上編制了科學(xué)、合理、周密的項(xiàng)目總體計(jì)劃與項(xiàng)目進(jìn)度表。在項(xiàng)目總體計(jì)劃中，對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目監(jiān)控等措施進(jìn)行了明確，并定義了各里程碑的完成時(shí)間點(diǎn)以及主要的交付物。

為確保該計(jì)劃得以順利進(jìn)行地執(zhí)行，項(xiàng)目干系人計(jì)劃的必要承諾與認(rèn)可是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。為此本人十分注重在制訂計(jì)劃之前以及在制訂的過程中，與客戶方、公司上層、其它設(shè)備供應(yīng)商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各技術(shù)和管理小組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商，明確確定項(xiàng)目的有關(guān)內(nèi)容，如項(xiàng)目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計(jì)劃等。并在計(jì)劃初稿完成后，提交計(jì)劃評(píng)審申請(qǐng)至公司項(xiàng)目管理部，由其組織高層經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、客戶代表、項(xiàng)目成員以及其它所有受影響的項(xiàng)目干系人共同正式評(píng)審計(jì)劃，并在評(píng)審?fù)ㄟ^后由高層經(jīng)理對(duì)該計(jì)劃進(jìn)行了批準(zhǔn)，使所制訂的項(xiàng)目計(jì)劃獲取所有各方的正式承諾，并納入計(jì)劃基線的管理。

五、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施

項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施是指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實(shí)施，以達(dá)成最終項(xiàng)目目標(biāo)的過程。這個(gè)過程中涉及如何協(xié)調(diào)人和相關(guān)資源，完成項(xiàng)目或階段的各項(xiàng)活動(dòng)，并使這些活動(dòng)與項(xiàng)目管理計(jì)劃保持一致。項(xiàng)目產(chǎn)品的主要都在項(xiàng)目實(shí)施階段產(chǎn)生出來，所以項(xiàng)目的大部分時(shí)間和預(yù)算都花在這一階段，一旦實(shí)施中的任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都有可能情致項(xiàng)目的失敗。本人做為項(xiàng)目經(jīng)理，此階段主要的工作是按照預(yù)先制訂的項(xiàng)目計(jì)劃，利用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展各項(xiàng)工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項(xiàng)目計(jì)劃投入實(shí)施。做好計(jì)劃的實(shí)施管理，是保證項(xiàng)目能夠按時(shí)、按預(yù)算交付合格產(chǎn)品的關(guān)鍵。為此本人在實(shí)施過程中充分重視對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定期性跟蹤，及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，如項(xiàng)目的規(guī)模、工作量、成本、進(jìn)行等是否存在偏差，及時(shí)分析偏差的原因并采取必要的糾正措施。在計(jì)劃實(shí)施過程中根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，定期與用戶、公司高層、相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商等干系人進(jìn)行必要的溝通，是保證實(shí)施順利開展的重要條件。本人任項(xiàng)目期間，基本以周或事件驅(qū)動(dòng)為規(guī)定時(shí)間點(diǎn)，向用戶及高層經(jīng)理提交項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，該報(bào)告包括“當(dāng)周完成工作情況、；輸出的工作產(chǎn)品、截止目前為止項(xiàng)目進(jìn)度與計(jì)劃基線的偏差、對(duì)偏差采取的糾正措施、需要用戶配合協(xié)調(diào)的事宜”等項(xiàng)。每周定期當(dāng)面向用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人交流項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問題，了解用戶服務(wù)方對(duì)項(xiàng)目的意見建議。通過這些交流措施，有力地保證了項(xiàng)目順利進(jìn)展。尤其是在項(xiàng)目接近驗(yàn)收階段，用戶方根據(jù)我司的割接準(zhǔn)備工作通知，進(jìn)行了通力的配合，確保了各類設(shè)備安裝、接口調(diào)試的按時(shí)完成，并調(diào)配了相應(yīng)的測(cè)試人員配合我司共同完成系統(tǒng)測(cè)試工作，從而比原計(jì)劃提前了25天完成了項(xiàng)目驗(yàn)收。

六、項(xiàng)目的監(jiān)督與控制

監(jiān)督和控制項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行和收尾等各個(gè)過程，以完成項(xiàng)目管理計(jì)劃所定義的項(xiàng)目目標(biāo)。

七、綜合變更控制

綜合變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理的工作，這也是項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)重要工作。在本人所領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目組中，除了一名成員做過圖書館綜合管理系統(tǒng)以外，其它人員之前均是從事校園IC卡業(yè)務(wù)，從未接觸過圖書館RFID信息管理業(yè)務(wù)。且圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)RFID基礎(chǔ)知識(shí)并不十分清晰，導(dǎo)致其所提的需求時(shí)常變動(dòng)。如何管理好變更，做好變更的控制，乃是使項(xiàng)目順利實(shí)施的關(guān)鍵所在。針對(duì)本項(xiàng)目組成員以及用戶服務(wù)的特點(diǎn)，在前期需求設(shè)計(jì)階段，本人帶領(lǐng)著項(xiàng)目組的需求、設(shè)計(jì)人員經(jīng)過與圖書館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、館員的反復(fù)溝通與確認(rèn)，確保了項(xiàng)目組對(duì)需求理解的正確性及一致性。同時(shí)對(duì)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)不斷宣貫RFID信息系統(tǒng)知識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到圖書管理必須走信息化、網(wǎng)絡(luò)化的道路，該系統(tǒng)是他們今后工作中不可缺少的部分。對(duì)于他們的需求意見進(jìn)行引導(dǎo)，提出他們需要真正解決的問題。另外當(dāng)有變更提出的時(shí)候，作為項(xiàng)目經(jīng)理，我都要求事先提交書面的變更申請(qǐng)，并組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員，進(jìn)行變更評(píng)審和工作安排。主要內(nèi)容有：

1、變更紀(jì)錄：所有的變更，必須由申請(qǐng)人事先提交《變更申請(qǐng)單》，其中應(yīng)當(dāng)說明：變更原因、變更內(nèi)容及變更可能對(duì)項(xiàng)目造成的影響和影響范圍。如系客戶提出的變更，則需由客戶方相關(guān)人員簽字確認(rèn)；

2、對(duì)變更因素加以影響：通過在范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項(xiàng)目尺度的權(quán)衡，對(duì)促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對(duì)策，確保變更對(duì)項(xiàng)目有利；

3、確定是否執(zhí)行變更：經(jīng)過對(duì)變更影響的分析，確定是否執(zhí)行變更。尤其是一些重大變更，本人在進(jìn)行變更決策前將與高級(jí)經(jīng)理以及其它利益相關(guān)者進(jìn)行必要的交流與溝通。

4、對(duì)變更加以管理：按照項(xiàng)目整體管理的指導(dǎo)方法，我們?cè)谧兏l(fā)生時(shí)，要求必須輸入項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書、變更申請(qǐng)和績(jī)效報(bào)告等重要內(nèi)容。決定進(jìn)行變更后，輸出更新后的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正措施和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)紀(jì)錄等。通過這些做法，使我們的項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

八、總結(jié)

該項(xiàng)目經(jīng)過全體成員近十個(gè)月的努力，得以順利完成。我們的項(xiàng)目組贏得了公司與客戶的一致好評(píng)?；仡櫠?，項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)行的最初階段就引入項(xiàng)目整體管理理念和方法，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。通過項(xiàng)目的整體管理，使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項(xiàng)目實(shí)施的效率，保證了產(chǎn)品質(zhì)量，從而最大限度地滿足項(xiàng)目干系人的需求和希望的目的。