如今提到會(huì)議，詬病者居多。而，詬病者也多止于“破”，對(duì)如何“立”，則避而不談，很少給出方法和步驟，敢承諾出結(jié)果的人更少。

　　清議者，在方法論的世界里，同樣不受歡迎。

　　對(duì)“怎樣開好一次會(huì)議”這一常規(guī)難題，本文努力試圖從會(huì)議的作用、存在的誤區(qū)、包含的核心要素三個(gè)方面解讀，并在核心要素中提煉出會(huì)議流程計(jì)劃和控制檢驗(yàn)作為重點(diǎn)闡述對(duì)象，以此給讀者一個(gè)明晰的了解。

　　1、會(huì)議的作用，即解決了什么問(wèn)題

　　會(huì)議存在的根基在于它是一個(gè)團(tuán)體行為，一對(duì)一我們更愿意稱之為溝通。會(huì)議的作用，也在告訴我們，當(dāng)發(fā)現(xiàn)用一對(duì)一溝通的成本將大于會(huì)議成本的時(shí)候，會(huì)議才有存在的價(jià)值和意義。

　　至于會(huì)議有什么作用，以下例舉了四個(gè)方面，供討論參考：

　　A、通知指導(dǎo)有效溝通

　　這里之所以提到“指導(dǎo)”和“溝通”，說(shuō)出了會(huì)議不僅是通知告知的作用，它是信息發(fā)送接收反饋處理的平臺(tái)，不僅僅是信息的輸出還有信息的反潰

　　一旦，產(chǎn)生反饋，會(huì)議就有了“管理”功能。

　　在團(tuán)隊(duì)管理中，日常會(huì)有很多常規(guī)會(huì)議，筆者曾將所率團(tuán)隊(duì)會(huì)議化為“三級(jí)會(huì)議”，基層員工每日晨會(huì)、中層管理每周例會(huì)、高層管理每月匯報(bào)，并在常規(guī)會(huì)議中，不斷穿插非常規(guī)高層見面會(huì)，隨時(shí)把控進(jìn)度保證結(jié)果的提前超額完成。

　　這些常規(guī)會(huì)議就起著非常重要的管理角色，它們是管理團(tuán)隊(duì)的紐帶和橋梁。通過(guò)這些會(huì)議，高層的意志轉(zhuǎn)化為制度被執(zhí)行，市場(chǎng)的聲音不斷收集反饋，總體方向得到不斷校正，信息往返在會(huì)議中，會(huì)議真正起到了管理效用。

　　管理，不僅是上對(duì)下的管理，還是下對(duì)上的反饋，會(huì)議在這里就起到這個(gè)作用。

　　B、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題

　　關(guān)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，這是對(duì)會(huì)議最常見的認(rèn)識(shí)。而，會(huì)議一般常犯的毛病在于，一味地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，或者一味地解決同一個(gè)問(wèn)題，會(huì)議成為形式，每天的會(huì)議都圍繞在有意義沒(méi)有實(shí)質(zhì)進(jìn)展的問(wèn)題上。

　　因?yàn)椋瑐€(gè)人能力的局限，會(huì)議解決問(wèn)題的優(yōu)勢(shì)在于能集思廣益，或令其他人觸類旁通進(jìn)而得到或超過(guò)原定的目標(biāo)。

　　案例：某辦事處每天晨會(huì)，每人都闡述自己一天遇到的問(wèn)題，要么大家都遇到了同一問(wèn)題，要么就遇到了昨天的問(wèn)題，主持會(huì)議者每天為解決此類問(wèn)題樂(lè)此不疲，下面人則在不斷的重復(fù)中厭倦。

　　此例中，會(huì)議起到的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題這一作用，就打了折扣。他們?cè)诎l(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，但沒(méi)有做到真正的發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。并，沒(méi)有發(fā)揮集思廣益的優(yōu)勢(shì)，否則每次會(huì)議不會(huì)是“又是老問(wèn)題”。

　　C、總結(jié)激勵(lì)統(tǒng)一思想

　　會(huì)議是一個(gè)時(shí)間進(jìn)度的節(jié)點(diǎn)，它往往能將渙散的思想進(jìn)行整理統(tǒng)一并組裝成具有戰(zhàn)斗力的新思想，在二戰(zhàn)中，我們黨能出現(xiàn)空前的團(tuán)結(jié)并不斷發(fā)展壯大和歷次整風(fēng)運(yùn)動(dòng)的會(huì)議不無(wú)關(guān)系。

　　私下也曾經(jīng)常與很多有思想的朋友談及此事，一切組織的發(fā)展中，要數(shù)政府與軍隊(duì)這類的組織模式發(fā)展最為成熟。他們經(jīng)歷了數(shù)千年的變革和演化，已經(jīng)可以成為商業(yè)組織模仿的對(duì)象，設(shè)立各地辦事處，商戰(zhàn)亦可借用兵法，而政府和軍隊(duì)經(jīng)常使用的會(huì)議制度，也是管理的一種重要的形式。

　　重大勝利和失敗，往往源于一次會(huì)議。

　　但，當(dāng)會(huì)議走向另一個(gè)極端，就是對(duì)會(huì)議的誤解，文山會(huì)海不是說(shuō)會(huì)議的復(fù)雜，而是人對(duì)會(huì)議的誤解，其根源在于人的腦袋。

　　2、會(huì)議存在哪些誤區(qū)

　　上面提到一個(gè)會(huì)議的誤區(qū)，說(shuō)的是會(huì)議發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，并且解決了問(wèn)題，但是，這些發(fā)現(xiàn)和解決每天都會(huì)重復(fù)，會(huì)議的作用打了折扣。

　　但，更多的是下面幾個(gè)方面。

　　A、會(huì)而不議、議而不決、決

　　而無(wú)果

　　整個(gè)會(huì)議在吵鬧、熱鬧中結(jié)束，至于會(huì)議解決了什么問(wèn)題，做出了什么決定，下步是什么規(guī)劃，沒(méi)有人記住，或許有這個(gè)模塊，也進(jìn)行了討論，但是沒(méi)有人記祝

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議，此時(shí)成了積極解決問(wèn)題者的辯論會(huì)，他們沒(méi)有能力控制會(huì)議引導(dǎo)會(huì)議向著一個(gè)明確的方向前進(jìn)，能做的是調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性，但積極性這艘船駛向何方，不得而知。

　　建議：作為會(huì)議的主持者，務(wù)必了解會(huì)議的集思廣益會(huì)帶來(lái)很多干擾問(wèn)題，這些干擾問(wèn)題不是我們解決的核心問(wèn)題，都能進(jìn)行篩選排除，集中精力和時(shí)間將所有人的思路都調(diào)集到目前當(dāng)下遇到的第一重要問(wèn)題上，并對(duì)接下來(lái)的所有問(wèn)題進(jìn)行重要性排序，依次逐個(gè)的解決所有問(wèn)題。為了能將方法論變成生產(chǎn)力，會(huì)議最好能將責(zé)任落實(shí)到人頭上，逐個(gè)進(jìn)行跟蹤考核。

　　主持會(huì)議者，務(wù)必明白會(huì)議的務(wù)實(shí)性，無(wú)決無(wú)果的會(huì)議都是官僚的表現(xiàn)，對(duì)于一個(gè)利潤(rùn)為導(dǎo)向的商業(yè)組織來(lái)說(shuō)，玩不起。

　　B、無(wú)主題無(wú)目標(biāo)-思想混亂

　　與會(huì)者被臨時(shí)調(diào)集，主持人開場(chǎng)即扔出大量信息，多個(gè)信息交叉使得與會(huì)者既想解決問(wèn)題，又覺(jué)得無(wú)從下手。每個(gè)人關(guān)注的焦點(diǎn)不同，其背景也各異，最終會(huì)議在一片積極爭(zhēng)論中迷失方向。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的主持者往往希望與會(huì)者能積極參與解決問(wèn)題，而與會(huì)者總是希望主持人能給予啟發(fā)或是指導(dǎo)，雙方的理解和希望產(chǎn)生“期待空隙”，思想沒(méi)有交叉，會(huì)議不但開著累，而且沒(méi)有成就感，每個(gè)人都在趕，最終也沒(méi)趕出想要的結(jié)果來(lái)。

　　建議：無(wú)論是臨時(shí)召集還是事先預(yù)備，明確的主題和目標(biāo)是必須要向所有與會(huì)者宣告的。必要時(shí)，這些主題和目標(biāo)要寫在看板上，時(shí)刻提醒所有與會(huì)者將所有精力放在這些主題和目標(biāo)上，在會(huì)議的最后，將結(jié)果和目標(biāo)進(jìn)行比照。

　　C、無(wú)秩序無(wú)規(guī)矩-現(xiàn)躊亂

　　會(huì)議常見的怪相：接聽電話、交頭接耳、隨意走動(dòng)、斜躺在座位上、趴在桌子上、認(rèn)真看其他東西、聚精會(huì)神的盯著看板想其他事情等等。這些對(duì)與會(huì)者看來(lái)，沒(méi)有任何什么大不了，會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性對(duì)他們來(lái)說(shuō)，等于不存在。

　　點(diǎn)評(píng)：此處點(diǎn)明了與會(huì)者對(duì)于會(huì)議的無(wú)知或疲于形式，也暴露了主持者的軟弱和不堅(jiān)定。一切以事先人后的原則，在這里不復(fù)存在。人階段性的積極和間歇性的麻痹在這里成為公眾關(guān)注的盲點(diǎn)，他們懷著積極參加會(huì)議，信心滿滿，同時(shí)也真心而無(wú)所謂地做著與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。

　　建議：導(dǎo)致現(xiàn)躊亂最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧，說(shuō)到底是對(duì)會(huì)議的召開缺乏經(jīng)驗(yàn)，除了有意識(shí)的進(jìn)行注意外，要爭(zhēng)取在每次會(huì)議后都能積極的總結(jié)這些原因，假如你在開會(huì)的時(shí)候，出現(xiàn)了以上列舉的各種怪相，請(qǐng)注意了：你的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)已經(jīng)到了混亂的局面。

　　D、無(wú)主導(dǎo)無(wú)節(jié)制-流程混亂

　　現(xiàn)象：主持者善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，并且樂(lè)于解決這些問(wèn)題，凡是問(wèn)題提出，都不假思索的解決，忽視了會(huì)議的主旨和使命。在延展到其他話題的過(guò)程中，一發(fā)不可收拾，會(huì)議時(shí)間延長(zhǎng)、問(wèn)題增加。與會(huì)者發(fā)現(xiàn)，會(huì)議成了接力賽，大家跟著主持人從一個(gè)會(huì)議飛奔到另外一個(gè)會(huì)議，人在會(huì)議中感受到天馬行空的憧憬和迷茫，有種快樂(lè)并痛苦的感覺(jué)。等到主持人從天上回到地面，才發(fā)現(xiàn)會(huì)議才進(jìn)行到第二項(xiàng)。

　　點(diǎn)評(píng)：解決問(wèn)題本是件好事，盲目地解決問(wèn)題就是對(duì)問(wèn)題本身認(rèn)知處于一個(gè)空白的狀態(tài)，是對(duì)自我失控的表現(xiàn)。會(huì)議有其使命和目標(biāo)，在會(huì)議目標(biāo)達(dá)成后，如有條件的前提下進(jìn)行問(wèn)題的解答，也許是較為明智的選擇。

　　建議：時(shí)刻明確會(huì)議的責(zé)任和任務(wù)，明確作為會(huì)議主持人的職責(zé)和影響，不能將會(huì)議作為展示自我的一個(gè)舞臺(tái)，好大喜功在這里同樣不適用。

　　E、無(wú)監(jiān)督無(wú)執(zhí)行-結(jié)果混亂

　　現(xiàn)象：會(huì)議作出了決策，分配到了人頭上，并且制定了明確的時(shí)間表，但第二次會(huì)議，發(fā)現(xiàn)即使這樣，也沒(méi)有達(dá)到原來(lái)想要的結(jié)果。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議有決定和結(jié)果，但是僅僅停留在紙面上，在執(zhí)行中缺乏監(jiān)督、缺乏堅(jiān)持，最終表現(xiàn)出來(lái)的結(jié)果離會(huì)議想要的存在差距。此時(shí)，任何懲罰和追究責(zé)任都是蒼白無(wú)力的，結(jié)果就是結(jié)果，沒(méi)有完成，任何人都付不起這個(gè)責(zé)任。

　　建議：再優(yōu)秀的方案，沒(méi)有人執(zhí)行或者執(zhí)行不到位，都是一紙空文。執(zhí)行完成是會(huì)議的最終落腳點(diǎn)。會(huì)議在開完后，應(yīng)該有專門的組織和部門對(duì)會(huì)議的決策進(jìn)行負(fù)責(zé)到底。

　　3、會(huì)議的4個(gè)核心元素

　　A、準(zhǔn)備充分

　　會(huì)議準(zhǔn)備充分包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議流程、執(zhí)行機(jī)構(gòu)、注意事項(xiàng)等等。

　　必要時(shí)，與會(huì)者應(yīng)先拿到會(huì)議的資料，確保會(huì)議的進(jìn)行是對(duì)所有問(wèn)題的逐一解決，省去對(duì)問(wèn)題的介紹和與會(huì)者對(duì)問(wèn)題的思考時(shí)間。

　　一旦達(dá)成共識(shí)，立即分配給執(zhí)行機(jī)構(gòu)，并為確保完成進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)。

　　B、設(shè)立主題

　　會(huì)議的主題是對(duì)本次會(huì)議解決問(wèn)題的一個(gè)總結(jié)和提示，給會(huì)議的召開一個(gè)理由和目標(biāo)。但設(shè)立主題還不是最重要的，重要的是將這個(gè)主題始終保持下去。

　　C、把控進(jìn)度

　　對(duì)待所有事情的一個(gè)重要方面就是對(duì)這個(gè)事務(wù)的控制，以至于不使之失控，并百分百保證結(jié)果的達(dá)成或者是取得更好的結(jié)果。

　　D、結(jié)果檢驗(yàn)

　　對(duì)結(jié)果的檢驗(yàn)是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，不是對(duì)結(jié)果導(dǎo)向的檢驗(yàn)，而是在事情發(fā)展中對(duì)其中的進(jìn)度進(jìn)行檢驗(yàn)，不斷的進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，以保證大體方向不出差錯(cuò)，并能在需要的時(shí)候給予指導(dǎo)。

　　4、會(huì)議的流程與計(jì)劃

　　A、通知并要求準(zhǔn)備資料

　　通知會(huì)議時(shí)，如果是長(zhǎng)距離通知，要進(jìn)行提前2天或1天通知到位，所有時(shí)間必須具體到分鐘，至于針對(duì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)不同，有些團(tuán)隊(duì)通知的時(shí)間是正點(diǎn)，但有些要提前30分鐘的時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行通知，以確保所有人能在預(yù)想的時(shí)間點(diǎn)到位。

　　上文提到，與會(huì)者應(yīng)在會(huì)議前有一些關(guān)于會(huì)議的見解。并且對(duì)這些見解，要有充分的數(shù)據(jù)支撐。所有發(fā)言的每個(gè)字，都能找到其來(lái)源，以確保會(huì)議的高效性和實(shí)用性。

　　一些基本的東西是務(wù)必隨身攜帶的：可以使用的筆、正式的筆記薄，其他的還可以準(zhǔn)備錄音筆、U盤、筆記本電腦、會(huì)議要求帶的齊全資料等等。

　　B、確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)

　　提前確定會(huì)議的確切時(shí)間和地點(diǎn)，如有改動(dòng)，在第一時(shí)間確認(rèn)改動(dòng)后不會(huì)第二次改變后，進(jìn)行通知確認(rèn)新的時(shí)間和地點(diǎn)。

　　C、確定與會(huì)人員角色與發(fā)言順序

　　確定與會(huì)人員角色和發(fā)言順序，出于對(duì)會(huì)議本身有序高效進(jìn)行的需要。這一點(diǎn)十分重要，最好是用文字的方式，確定后發(fā)給每個(gè)當(dāng)事人，并進(jìn)行一一確認(rèn)。

　　對(duì)有可能發(fā)生意外的人員或事務(wù)，提前進(jìn)行解決或暫停后將其進(jìn)行孤立解決，防止個(gè)別事務(wù)影響到大局。

　　D、檢驗(yàn)會(huì)議結(jié)果并告知

　　在檢驗(yàn)會(huì)議結(jié)果后，遇到成功的正面的信息，要及時(shí)發(fā)布告知其他人員，以此激勵(lì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)向前行的方向發(fā)展。

　　也是向所有關(guān)系人員進(jìn)行告知事態(tài)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，及時(shí)公布進(jìn)度。

　　在公布進(jìn)度過(guò)程中，一定要記住，所有進(jìn)度都應(yīng)以數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，結(jié)果應(yīng)建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，管理應(yīng)以數(shù)據(jù)說(shuō)話，如有可能，雷諾瓦管理咨詢的顧問(wèn)是要求每個(gè)字背后必須是一串真實(shí)可信并有據(jù)可查的數(shù)據(jù)庫(kù)。