虛擬團(tuán)隊成功第一步——該如何組成團(tuán)隊？

　　雖然虛擬團(tuán)隊與行動辦公室的情況愈來愈多，不用見面、不用聚集在一起的人，照樣可以組成任務(wù)團(tuán)隊，完成工作。但是工作者與研究團(tuán)隊的專家都非常清楚，能夠親身接觸、面對面溝通的傳統(tǒng)實體團(tuán)隊，仍然是最佳工作方式。

　　要讓虛擬團(tuán)隊順利工作、發(fā)揮最大的效果，必須從一開始的團(tuán)隊組成與設(shè)計就考慮清楚。下面是專家建議的組成虛擬團(tuán)隊的考慮事項：

　　1.有些工作不適合運(yùn)用虛擬團(tuán)隊來進(jìn)行。如果工作是連續(xù)性非常高的、整合性非常大的，就不大適合運(yùn)用虛擬團(tuán)隊來進(jìn)行，因為團(tuán)隊成員必須經(jīng)常聚在一起來回討論。招募、交易、創(chuàng)新、維持關(guān)系這些需要分享復(fù)雜資訊的活動，最好不要采用虛擬‘團(tuán)隊，還是面對面溝通比較能夠達(dá)到效果。

　　2.挑選適合虛擬團(tuán)隊特質(zhì)的人，就成功了一半。理想的虛擬團(tuán)隊成員應(yīng)該是自動自發(fā)主動性強(qiáng)，不需要很多細(xì)節(jié)與工作架構(gòu)的指示就可以工作。

　　經(jīng)常需要從與人互動中得到刺激、需要額外協(xié)助工作才能保持在穩(wěn)定的軌道上、科技能力差的人員，不太適合進(jìn)入虛擬團(tuán)隊。如果一定要將這樣的人納入團(tuán)隊，他們在加入團(tuán)隊之前，先給予團(tuán)隊合作、計劃工作、運(yùn)用和溝通等的相關(guān)訓(xùn)練。

　　個人淘通習(xí)慣也是考慮條件之一。既樂于又善于淘通的人，才可能是適當(dāng)?shù)某蓡T，因為他們主動與清楚的溝通習(xí)慣，有助于降低無法見面、必須透過冷漠的科技來溝通的困擾。

　　3.隨時檢視團(tuán)隊是否具備虛擬合作成功條件，包括：工作目標(biāo)與焦點清楚，成員可以自我評估進(jìn)度與是否符合目標(biāo)。

　　團(tuán)隊成員了解合作需要克服的困難，并且知道如果發(fā)生危機(jī)，每個人的工作、聯(lián)絡(luò)對象為何，也清楚危機(jī)決策的層級。

　　成員主動性強(qiáng)、積極溝通、互動愉快并且是行動導(dǎo)向的。

　　團(tuán)隊每有一點成績就找機(jī)會慶祝，并且建立虛擬茶水空間，讓大家閑聊工作之外的主題。

　　虛擬團(tuán)隊成功第二步——誰是合適的領(lǐng)導(dǎo)人？

　　虛擬團(tuán)隊面對很大的互信與凝聚力的挑戰(zhàn)，其中成敗的最大關(guān)鍵就是團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)人，他必須有不一樣的特質(zhì)與工作重點。

　　1.調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，不重過程，改而注重結(jié)果。一般的經(jīng)理人是過程導(dǎo)向，每天從辦公桌盯到茶水間，看到部屬流血流汗而確知他們努力工作。這在幾乎見不著面的虛擬團(tuán)隊是行不通的。領(lǐng)導(dǎo)人必須學(xué)會看結(jié)果而輕過程，要放松所習(xí)慣的傳統(tǒng)掌控，相信成員即使在視線之外，也會竭盡全力。雖然一開始失去閑聊與監(jiān)控，領(lǐng)導(dǎo)人可能渾身不自在，但是這是必要的改變。習(xí)慣之后，還要把日日監(jiān)督換成隨時教導(dǎo)，幫助成員既自主又能有最好的表現(xiàn)。

　　2.具備對科技工具的了解與運(yùn)用的能力。科技是虛擬團(tuán)隊存在、運(yùn)作與生產(chǎn)力的重要命脈，所以領(lǐng)導(dǎo)人除了一般的管理能力外，還要了解科技，尤其是要了解每一種科技工具的適用范圍與局限，以及電手溝通的特性，才能帶領(lǐng)團(tuán)隊建立社群感，順利合作。

　　在常用的科技工具中，電子郵件適于發(fā)送訊息給群體，不適合移轉(zhuǎn)知識或是刺激創(chuàng)意；要腦力激蕩，可以用電子會議，讓大家公開討論；要向一群人宣布時，可以采用網(wǎng)路廣播；需要臨場感的時候，就要用視訊會議。

　　3.善于建立團(tuán)隊凝聚力與主持會議。領(lǐng)導(dǎo)人除了應(yīng)該要訂出加強(qiáng)團(tuán)隊互動的原則、溝通時間表之外，還可以給團(tuán)隊一個名字，讓大家有認(rèn)同、歸屬感。

　　主持會議是領(lǐng)導(dǎo)人的重要工作，這在經(jīng)常虛擬、難得見面的會議情況更為重要。不論是進(jìn)行視訊或是面對面會議，領(lǐng)導(dǎo)人都要明確說明目標(biāo)、讓大家不要失焦，讓大家在分道揚(yáng)鑣之前清楚掌握重點。

　　4.樂于幫成員大作廣告。雖然虛擬團(tuán)隊的獎懲標(biāo)準(zhǔn)與實體團(tuán)隊一樣，但因少與高階打照面，較難得到肯定與升遷機(jī)會。經(jīng)理人必須樂于為沒有出現(xiàn)在組織中的成員宣傳，讓他們得到肯定和有成就感。

　　虛擬團(tuán)隊成功第三步——怎樣溝通才會通？

　　大家都知道，虛擬團(tuán)隊工作最大的難題，就是溝通。要做好虛擬團(tuán)隊的溝通，專家有下列建議：1.制定明確的團(tuán)隊溝通原則與時間表，并且強(qiáng)力執(zhí)行。團(tuán)隊從一開始就要建立溝通共識，包括如何立即回復(fù)電子郵件、何時使用視訊會議、誰有決策權(quán)，因為大家無法在走道上或是午餐時間加強(qiáng)溝通。

　　有經(jīng)驗的領(lǐng)導(dǎo)人會在虛擬團(tuán)隊組成之時給團(tuán)員一份行前計劃書，其中就包括解釋工作流程、溝通原則、進(jìn)度報告與會議時間。例如說明任一成員與客戶聯(lián)絡(luò)后，要將聯(lián)絡(luò)內(nèi)容以電子郵件告訴所有成員，才不會有人詢問客戶同樣的問題。

　　2.盡可能利用看得到的溝通方式。有聲音的比沒聲音的好，有影像的比沒影像的好，這是不變的道理。所以，如果可能，就使用多方通話或是視訊會議。如果工作進(jìn)行中都無法實體聚會，最好能在團(tuán)隊一組成時先來一次聚會，讓大家看看彼此的面。

　　如果長期團(tuán)隊都無法聚會或是用視訊會議見面，甚至可以鼓勵成員分享彼此的照片。對于懶于溝通的人，尤其要加強(qiáng)海通。如果有新成員加入，要發(fā)送歡迎訊息給所有人，其中要包括所有成員的電話與電子郵件地址、附上新成員的簡歷，并要求新成員附上自我介紹，讓所有的成員認(rèn)識他，也鼓勵他與大家聯(lián)絡(luò)。

　　3.溝通要即時、正面、言之有物。虛擬團(tuán)隊重結(jié)果，溝通內(nèi)容要重實際的協(xié)助，而且愈立即愈好。由于書面文字有時候比口語更容易傷人，而且既沒有非語言訊息緩和、又無法觀察對方的反應(yīng)、對方又可能是在孤立的情境，所以要特別留意遣詞用字，不論是建議或批評，最好都以正面的方式措詞。

　　4.鼓勵進(jìn)行非正式的溝通。即使虛擬，大家還是需要聯(lián)絡(luò)情感。所以要多鼓勵大家在電腦線上做非正式的溝通，在視訊會議開始之前，留有一段時間大家閑聊。如果遇上成員生日或是做到一定成績，也可舉行虛擬聚會大肆慶賀，或是送個蛋糕給不在場的成員。