論信息系統(tǒng)項目的溝通管理

摘要：

2015年3月我參與了XX市XX大學(xué)的信息系統(tǒng)擴建、升級和改造項目的管理工作。在項目過程中擔(dān)任項目經(jīng)理。合同規(guī)定必須在2015年9月1日前完成驗收。項目的目標(biāo)明確，但可交付物構(gòu)成復(fù)雜。其中包括新建教學(xué)樓的綜合布線、設(shè)備安裝、調(diào)試。原有教學(xué)樓和宿舍樓的線路改造，設(shè)備更換。項目還要求解決園區(qū)信息系統(tǒng)的網(wǎng)速慢，登陸困難等問題。并且在原信息系統(tǒng)上升級、新增功能模塊。對于這樣一個時間緊、任務(wù)重的項目，要想達到項目各干系人的期望，讓項目各干系人滿意。我認為溝通管理是項目的重點。因此我編制了詳細的溝通管理計劃，計劃規(guī)定了如何進行信息發(fā)布、績效報告發(fā)布、項目干系人管理等。并且根據(jù)不同的干系人制訂了不同的溝通模版，統(tǒng)一了信息對外發(fā)布接口，防止信息發(fā)布不完整。由于對項目加強了溝通管理，因此保證了項目圓滿完成，并且得到了客戶的好評。但是仍然有一些不足之處，需要在今后的項目中加強管理，才能百尺竿頭，更進一步。

正文：

隨著信息時代的來臨，信息網(wǎng)絡(luò)在我國正處于飛速發(fā)展的階段。學(xué)校作為教育的前沿重地，為我國未來信息化人才提供重要的學(xué)習(xí)環(huán)境。因此，校園網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模和應(yīng)用水平將是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)環(huán)境和科研力量的重要組成部分。

2015年初XX市XX大學(xué)實施了教學(xué)樓、宿舍樓的新建、擴建工程。由于該校的校園網(wǎng)絡(luò)始建于90年代，其間也經(jīng)過部分更新?lián)Q代，但已遠遠不能滿足當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的需求。因此，借著校舍改造的契機，進行大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)擴建、改造已經(jīng)是事在必行。

項目采用了公開招標(biāo)的方式，我公司參與了投標(biāo)，并順利中標(biāo)。于2015年初簽訂了合同。并迅速成立了項目組，我任項目經(jīng)理。合同規(guī)定必須在2015年9月1日前完成驗收。如果延期將對學(xué)校運行造成影響，并且公司也得承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。項目目標(biāo)明確，將新建的教學(xué)樓進行綜合布線、設(shè)備安裝。舊教學(xué)樓線路改造、設(shè)備更新，又要盡可能兼顧原有的設(shè)備，如將原來的匯聚交換機降級為接入交換機。原信息系統(tǒng)增加功能模塊，主要有網(wǎng)上教學(xué)、視頻會議、計算機輔助考試等。系統(tǒng)集成就是根據(jù)用戶的需求，將組成方案的硬件、軟件、業(yè)務(wù)等進行有機

的組合，達到滿足用戶需求的完整體系。該系統(tǒng)集成的項目是一個多任務(wù)、多人員、工期緊、技術(shù)開發(fā)和用戶需求相結(jié)合為特點的項目。系統(tǒng)集成在項目實施過程中需要眾多人員的配合協(xié)作，在集成后需要通過用戶的驗收。因此，實施科學(xué)的溝通管理，對項目的成功具有不可低估的作用。

凡事要有計劃，首先我進行溝通管理計劃的編制。溝通管理計劃關(guān)鍵部分是干系人分析，哪些是項目干系人，他們對于項目的收益水平和影響程度如何，確定誰需要什么信息，何時需要，以及應(yīng)該怎樣分發(fā)信息。我以項目合同、項目章程、項目管理計劃、項目范圍說明書等資料為依據(jù)，通過使用項目干系人分析，溝通需求分析等技術(shù)編制了詳細的溝通管理計劃。其中規(guī)定了溝通的內(nèi)容及結(jié)果的處理、收集、分發(fā)、保存的程序和方式，以及報告、數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等信息的流向都進行了詳細的定義。在項目中我對項目干系人實行了分級管理。不同的干系人需求的資料不同、時間跨度不同、溝通的方法也不同。

信息分發(fā)是向項目干系人及時地提供所需的信息。根據(jù)溝通管理計劃所涉及的不同干系人，我采用不同的信息發(fā)布方式。每月的第一天我對上月進度狀況進行整理，形成報告并在三日內(nèi)以電子郵件的形式發(fā)給公司和客戶的管理層。并將預(yù)計的里程碑評審日期一同發(fā)布，方便管理層進行日程安排。每月四號通過公司局域網(wǎng)向內(nèi)部業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員發(fā)布上月的進度狀況，包括績效狀況，讓每個人都了解自己是否跟上了進度。由于工程組和技術(shù)組的工作性質(zhì)和內(nèi)容不同，所以將例會報告、項目各種技術(shù)評審報告和項目所有技術(shù)文檔由配置管理員每周更新到團隊共享的項目管理數(shù)據(jù)庫。項目成員可以隨時進行檢索和查看。

績效報告主要是為了定時進行工作匯報，與指定的進度、質(zhì)量、范圍等基準(zhǔn)進行比較，找出實際與計劃之間的偏差。針對不同的干系人，采取的績效報告方式也不同。對于校方管理層，他們關(guān)心項目進展情況。所以采用里程碑會議的評審方式進行績效匯報，記錄評審結(jié)果和變更要求。對于公司管理層則全面關(guān)心進度、成本、質(zhì)量以及預(yù)測。所以績效報告雖然也是按月發(fā)布，但內(nèi)容也更為詳盡。對于項目組成員，我要求每人通過內(nèi)網(wǎng)項目管理系統(tǒng)每周填寫工作報告，并不定期進行檢查以獲取真實的績效信息，將這些信息進行統(tǒng)計以形成績效報告。

任何項目的成功都離不開有效的溝通，項目干系人管理就是對項目溝通進行管理，以滿足信息需求者的需求并解決項目干系人之間的問題，我對此尤為重視，

并且特別重視與項目關(guān)鍵干系人進行非正式的會談，通過會談了解干系人的一些隱含的、間接的和未來的期望。并且經(jīng)常收到意想不到的效果。

項目最終按時、按質(zhì)的完成后，我將項目中的經(jīng)驗、教訓(xùn)進行了總結(jié)，并且納入公司的數(shù)據(jù)庫中，給以后的項目提供參考。例如：

一、良好的溝通可以使項目按部就班的進行，并且為變更管理提供有力的支持。例如項目接近尾聲時，通過溝通我知到學(xué)校的另一個項目：一棟新建的宿舍樓剛剛完工，校方有進行綜合布線的期望，但它并不在本期項目之中。我知道如果進行變更的話，肯定會影響項目進度不能按時完工。校方領(lǐng)導(dǎo)采納了我的建議，將此變更列為二期工程。因此保證了本項目的按期完成。

二、項目過程中有一重要的項目技術(shù)員生病住院，如果不能找到替補的話，將會嚴重影響項目進度，甚至可能項目超時，我立即向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，從人力資源經(jīng)理處調(diào)來員工資料查找到適合的員工。但此人去在進行另一個項目，所以我與另一個項目的經(jīng)理進行溝通，將人員借用一段時間，才解決了危機。

回顧項目全過程，項目溝通管理起到了巨大的作用。也使我在實踐中對溝通管理有了更加深入的理解。為將來的項目積累了寶貴的經(jīng)驗。在今后的項目中我會加強對溝通管理的重視，才能百尺竿頭，更進一步。

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