信管網(wǎng)提醒：這篇關于采購管理的論文在結構和寫作內容上并不適合信息系統(tǒng)項目管理師論文相關要求，但提到的一些管理方法在我們寫信息系統(tǒng)項目管理師考試相關論文的時候可以作為參考

【前言】IT項目的系統(tǒng)集成，相對于其他行業(yè)的項目，更著眼于高新技術的轉化和應用，更強調人的智力在工程中的作用。文章作者與IT打交道十幾年，歷經(jīng)IT應用系統(tǒng)生命周期的重要階段，以自己的親身經(jīng)歷描述采購管理。

2008年初,筆首參與了公司開發(fā)測試系統(tǒng)集成項目的建設,并擔任該項目的項目經(jīng)理。本項目的建設是為了妥善處理好公司業(yè)務創(chuàng)新、技術進步與可靠技術保障之間的關系,通過采購一批新的設備,建立獨立的開發(fā)與測試環(huán)境,并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離,以實現(xiàn)減少發(fā)生技術故障隱患的目的

本次項目采購數(shù)額較大,且涉及的設備種類包括網(wǎng)絡、主機、存儲等多種類型和型號。因此為了保證采購的設備滿足開發(fā)測試系統(tǒng)需求,盡量降低采購成本,保質保量按時完成系統(tǒng)集成項目,就必須合理運用項目管理中的采購管理理論知識,以確保項目采購的順利成功進行。

1制定采購計劃

根據(jù)采購管理理論,在采購前必須制定詳盡和實施性強的采購計劃,這樣才能保證采購工作能按計劃順利實施。而在制定采購計劃時,又可以按照以下三個步驟具體實施。

1·1采購分析

在采購分析中,主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較,并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物和服務。采購分析在項目管理節(jié)點上,應該是項目規(guī)劃和項目方案已經(jīng)產(chǎn)出,采購需要根據(jù)方案做充分采購預算、步驟及順序。

其過程是,分解方案,分解方案任務,列舉采購元素。在這個過程中,分解要細,估算要準,否則采購就會出問題;采購不足,或者采購過量,都會帶來麻煩。

在本文項目建設中,筆者首先完成了開發(fā)測試系統(tǒng)的詳細設計方案。在設計方案中,我給出了開發(fā)測試系統(tǒng)的網(wǎng)絡拓撲結構圖和主機存儲架構圖,明確了系統(tǒng)架構建設的需求。另外,還在設計方案中寫明了結構圖中每一個網(wǎng)絡、主機及存儲設備的詳細配置、性能和功能要求。

事后證明,如果不是當時方案細節(jié)分析到位,采購到的產(chǎn)品很可能無法滿足開發(fā)測試環(huán)境的需要。因此充分的采購分析,是大型項目建設必不可少的,需要做得全面和具體。

1·2合同類型的選擇

當決定需要采購時,合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點,因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方,同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵;賣方的目標是把風險降到最低,同時使利潤最大化。

常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說,其適用情況如下:

①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;

②成本加固定費用(CPFF)合同:適合于研發(fā)項目;

③成本加獎勵費(CPIF)合同:主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同;

④固定價格加獎勵費用(FPI)合同:長期的高價值合同;

⑤固定總價(FFP)合同:買方易于控制總成本,風險最小;賣方風險最大而潛在利潤可能最大,因而最常用。

在本文項目采購中,為了便于控制總成本,降低合同風險,采用了固定總價的合同。由于本項目為集成項目,成本較為明確,實施時間較短,因此宜采用固定成本合同。

1·3采購計劃編制

根據(jù)采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃,說明如何對采購過程進行管理。具體包括:合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等

在本文項目采購中,筆者就是依據(jù)采購分析結果及所選合同類型,制定了采購計劃。該計劃包括以下主要內容:采購內容、采購流程、采購方式、采購時間進度計劃、采購預算等。有了以上具體的采購計劃和實施步驟,接下來就需要嚴格執(zhí)行計劃并將其轉化為現(xiàn)實。

2采購過程管理

2·1詢價

詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業(yè)術語叫供方資格確認。獲取信息的渠道有:招標文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

招標文件的詢價方式是最為通用和可靠的,本文項目采購就是采用該詢價方式。招標文件的編寫是一項復雜而細致的基礎工作。其編制質量的好壞直接關系到招標工作能否正常進行,甚至影響授標后能否順利履行合同。

故招標文件的內容應當完整、詳盡,用詞準確嚴謹,避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧,增加評標工作量,影響招標工作的順利進行。招標文件通常由下列文件組成:

①技術文件:設備、部件及其附件的技術條件和要求;

②商務文件:包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運輸?shù)取?/p>

招標文件定稿前要反復推敲、審查、修改。對于關鍵件的選用,應在廣泛了解市場及使用情況的基礎上,在招標文件中予以明確設備配套關鍵件的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標文件的響應性,防止投標文件內容及標價差異過大,從而減少評標工作量。

本次項目采購的招標文件就是完全按照上述要求進行編寫的,注明了每一臺采購設備的具體配置和詳細技術要求,并且對供應商的報價、供貨、合同基本條件等作了詳細說明。這項工作耗費了項目組采購階段最多的時間和精力,但是這些工作都是非常值得的,它確保了合同采購設備能夠滿足項目實施的所有需求。

2·2供方選擇

這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種:

①合同談判:雙方澄清見解,達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”;

②加權方法:把定性數(shù)據(jù)量化,將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

綜合評標價法是指以投標價為基礎,將評定各要素按預定的方法換算成相應的價格,在原投標價上增加或扣減該值而形成的評標價格。評標價格最低的投標書為最優(yōu)。采購機組、車輛等大型設備時,較多采用這種方法。

評標時,投標價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法,一般包括以下幾個方面。

(1)運輸費用。這部分由招標單位可能支付的額外費用包括運費、保險費和其他費用,如運輸超大件設備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費用等。換算為評標價格時,可按照運輸部門(鐵路、公路、水運)、保險公司,以及其他有關部門公布的取費標準,計算貨物運抵最終目的地將要發(fā)生的費用。

(2)交貨期。以招標文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時間作為標準。當投標書中提出的交貨期早于規(guī)定時間,一般不給予評標優(yōu)惠,因為施工還不需要時的提前到貨,不僅不會使項目法人獲得提前收益,反而要增加倉儲管理費和設備保養(yǎng)費。

如果遲于規(guī)定的交貨日期,但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內,則交貨日期每延遲一個月,按投標價的某一百分比(一般為2%)計算折算價,將其加到投標價上去。

(3)付款條件。投標單位應按照招標文件中規(guī)定的付款條件來報價,對不符合規(guī)定的投標可視為非響應性投標而予以拒絕。但在訂購大型設備的招標中,如果投標單位在投標致函內提出,若采用不同的付款條件(如增加預付款或前期階段支付款)可降低報價的方案供招標單位選擇時,這一付款要求在評標時也應予以考慮.

當支付要求的偏離條件在可接受范圍內的情況下,應將偏離要求而給項目法人增加的費用(資金利息等),按招標文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評標時的凈現(xiàn)值,加到投標致函中提出的更改報價上后作為評標價格。

(4)零配件和售后服務。零配件以設備運行兩年內各類易損備件的獲取途徑和價格作為評標要素。售后服務內容包括安裝監(jiān)督、設備調試、提供備件、負責維修、人員培訓等工作,評價提供這些服務的可能性價格。評標時如何對待這兩筆費用,要視招標文件的規(guī)定區(qū)別對待。

當這些費用已要求投標單位包括在投標價之內,則評標時不再考慮這些因素;若要求投標單位在投標價之外單報這些費用,則應將其加到報價上。如果招標文件中沒有做出上述任何一種規(guī)定,評標時應按投標書技術規(guī)范附件中由投標單位填報的備件名稱、數(shù)量,計算可能需購置的總價格,以及由招標單位自行安排的售后服務價格,然后將其加到投標價上。

(5)設備性能和生產(chǎn)能力。投標設備應具有招標文件技術規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術指標沒有達到技術規(guī)范要求的基準參數(shù),則每種參數(shù)比基準參數(shù)降低1%時,應以投標設備實際生產(chǎn)效率單位成本為基礎計算,在投標價上增加若干金額。

將以上各項評審價格加到投標價上去后,累計金額即為該標書的評標價。篩選方法:為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。獨立估算:采購組織自己編制“標底”,作為與賣方的建議比較的參考點。

標底是設備的預期價格,是衡量投標單位標價的標準,是發(fā)包方財務準備的依據(jù),也是評標的準備工作。正確確定設備標底,對籌集資金,正確選擇供貨單位,形成合理的合同價,都具有十分重要的意義。

招標單位根據(jù)招標文件和初步設計的要求,了解市場價格及供求關系,分類分次認真核算,做出相對準確的標底做為評標依據(jù)。標底在開標之前應嚴加保密,不得泄漏。否則將無法正確地對投標單位進行綜合評比和優(yōu)選,給評標工作造成被動,也就意味著招標工作的失敗。

一般情況下,要求參與競爭的承包商不得低于三個。本次項目采購就是采用綜合評標法,綜合考慮了投標價、運費、交貨期、付款條件、售后服務、設備性能這6個方面的價格成本后,選擇了評標價最低的一個供應商。

2·3采購合同簽署

選定供方后,經(jīng)談判,買賣雙方簽訂合同。這一環(huán)節(jié)重點在于制定采購的測試、驗收及售后服務的細節(jié)。詳細的采購合同是今后作為項目經(jīng)理綜合調度的“憲法”,合同中定義不清楚或者不定義,在項目建設時,項目經(jīng)理就無法控制各個供應商

從法律之外,也許可以通過人際關系或者公司合作關系,促成有效的合作。但筆者認為最直接有效的還是采購合同。在此筆者想多提一些見解。在我國的信息項目建設時,項目經(jīng)理往往從技術崗位上提升上來,對市場、合同知識了解不多,我特別提醒的是,作為項目經(jīng)理,這方面知識十分重要。

項目管理知識體系中,也單獨分出一章合同知識。對于信息項目采購,其又添加很多專業(yè)知識在其中。對于采購的產(chǎn)品及服務,其功能、性能、質量、實施、部署、測試、驗證、驗收,每一個環(huán)節(jié)都需要詳細的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿,那么合同就采購計劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購合同。

筆者在提及項目采購過程中,詳細做了合同制定。事后證明,這個工作十分重要。有的供應商推委責任,或者相互推委,這時就拿出合同,讓他們老老實實地做事,項目才得以順利進行。

2·4合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程,一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調:

①授權供應商一直以來,環(huán)境、房型、價格這些正是購房者買房時關注的重點,如今人們買房已不是只注重這些,一項新的參考指標也逐漸為購房者所接受,那就是小區(qū)的物業(yè)在適當?shù)臅r間進行工作;

②監(jiān)控供應商成本、進度計劃　房地產(chǎn)物業(yè)管理價值分析和技術績效;

③檢查和核實分包商產(chǎn)品的質量;

④變更控制,以保證變更能得到適當?shù)呐鷾?并保證所有應該知情的人員獲知變更;

⑤根據(jù)合同條款,建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系;

⑥采購審計;

⑦正式驗收和合同歸檔。

這一部分相對比較輕松了,只要根據(jù)合同要求,監(jiān)督供應商的到貨時間和質量就可以了。設備到貨并通過到貨驗收后,整個項目的采購過程就算是大功告成了。

以上就是筆者在采購管理的基本過程。但在實際應用中,也出現(xiàn)一些不足之處。其主要有:

①采購分析難以100%精確,還是存在一些遺漏,尚需要在實際的實施中微微調整;

②各供應商合同不能完全成為調度的“憲法”,有時需要通過談判、相互讓步。這兩點在采購管理執(zhí)行時,需要作為技巧來學習,以讓自己的采購管理技術及技巧更加完善。

最后,筆者想說明的是采購管理是信息項目管理知識體系重要的一章。做好采購分析,明確采購內容制定采購工作說明書,同時制定采購順序,最后還要制定好采購合同。