3.項(xiàng)目變更控制

    項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變更本身并沒有什么不對(duì)，事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì)讓你的系統(tǒng)更健壯、更實(shí)用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會(huì)隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值。

    如果變更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，最可能引起信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目失敗的前三個(gè)因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、易變的要求和說明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。

    因此，必須進(jìn)行范圍變更控制。變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。

    為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個(gè)流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響，以及提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因?yàn)轫?xiàng)目組的外部有許多壓力，同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。

    目前，流行的變更管理思想認(rèn)為在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴(yán)格控制，即：誰有權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價(jià)。

    3.1 誰有權(quán)確認(rèn)變更

    事先明確客戶方有權(quán)提出變更請(qǐng)求的人員和項(xiàng)目組有權(quán)受理變更的人員，并且變更請(qǐng)求必須有書面材料。用戶需要向客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，由客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后移交實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理。

    這樣，對(duì)所有的變更雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在自己公司內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。

    3.2 什么樣的變更需要執(zhí)行

    不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對(duì)客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，決定哪些變更需要修改和何時(shí)修改。

    客戶一般對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目不甚了解，他們認(rèn)為很簡單的事情可能解決起來會(huì)很復(fù)雜。因此項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組要冷靜地分析：用戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實(shí)現(xiàn)，可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問用戶是否可以用其他方式來實(shí)現(xiàn)其目的。

    一般來說，用戶的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮，用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。

    3.3 變更的影響多大

    項(xiàng)目組成員都要認(rèn)識(shí)到變更是有代價(jià)的。必須評(píng)估變更的代價(jià)和對(duì)項(xiàng)目的影響，并且要讓客戶了解到變更可能會(huì)發(fā)生的問題，一起判斷變更是否依然要進(jìn)行。

    3.4 客戶是否接受變更的代價(jià)

    在與客戶討論過程中，需要和客戶一起判斷：“修改是沒有問題的，但是你能接受由此引起的進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、性能下降等嗎·”一般來說，如果客戶認(rèn)為該變更是必須的（變更非常有可能是其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出的），就會(huì)接受這些后果，通過與客戶的協(xié)商，項(xiàng)目組可能會(huì)得到回報(bào)或者即使沒有回報(bào)也不會(huì)招致公司和客戶雙方的埋怨。如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無，多數(shù)情況下會(huì)取消變更。

    這時(shí)，比較穩(wěn)妥的做法是讓客戶對(duì)于明顯的變更做出確認(rèn)，一般是簽字確認(rèn)。這樣既可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識(shí)到變更帶來的工作量加大是項(xiàng)目延期的原因。

    最后，變更進(jìn)行時(shí)必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時(shí)，要對(duì)所有變更進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證，確保變更按要求完成。范圍管理對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目成敗有重要影響，執(zhí)行好范圍管理最重要的是建立行之有效的變更控制手段。