有效的溝通計劃應該考慮以下幾點：

　　（1）確定項目相關文件保存方式。對于收集到的不同類型的信息，應制定統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項目有關的重要文件進行建檔、保存。

　?。?）建立項目組織聯(lián)系方式。項目涉及到多方人員，為提高工作效率，應該建立一個專用于項目管理的所有相關人員的聯(lián)系方式名冊，做到簡潔、明了。

　　（3）確定工作匯報方式。明確表達項目組成員對項目管理者、項目管理者對上級和相關方的工作匯報方式，包括匯報時間、匯報形式。比如項目組成員每天通過EMAIL向項目管理者匯報，項目管理者每周通過EMAIL向直接客戶和上級匯報，緊急匯報可通過電話及時溝通，每兩周項目組進行一次項目工作溝通會議等等。

　?。?）統(tǒng)一項目文件格式。對于項目統(tǒng)一文件模板，是規(guī)范管理的一項措施，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南，以保證項目溝通的效率。

　?。?）溝通計劃應簡單實用。溝通計劃是用來執(zhí)行的，要保證項目相關人員已經(jīng)正確理解，避免為計劃而計劃，使其束之高閣。

　　2.項目溝通的方式

　?。?）正式溝通和非正式溝通

　　正式溝通是通過項目組織明文規(guī)定的渠道進行信息傳遞和交流的方式，如組織規(guī)定的匯報制度、例會制度、報告制度及組織與其他組織的公函來往。其優(yōu)點是溝通效果好缺點是溝通速度慢。非正式溝通是在正式溝通外進行的信息傳遞和交流，如員工之間的私下交談、小道消息等。其優(yōu)點是溝通方便、速度快缺點是容易失真。

　　（2）上行溝通、下行溝通和平行溝通

　　上行溝通是指下級的意見向上級反映，有層層傳遞和越級反映兩種形式。下行溝通是指領導者對員工進行的自上而下的信息溝通。平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流。

　?。?）單向溝通與雙向溝通

　　單向溝通是指一方只是發(fā)送信息，另一方只是接收信息，信息是單向傳遞的，其特點是傳遞速度快、準確性差。雙向溝通是指發(fā)送者和接收者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對接收者，信息發(fā)出以后還需及時聽取反饋意見，必要時雙方可進行多次重復商談，直到雙方共同明確和滿意為止，其特點是溝通信息準確性高、利于意見反饋、溝通雙方有平等感。

　?。?）書面溝通和口頭溝通

　　書面溝通是指以書面的形式進行信息傳遞和交流?？陬^溝通是指用口頭表達進行信息傳遞和交流，其特點是靈活、速度快、較準確，雙方可以自由地交換意見。

　　（5）語言溝通和體語溝通

　　語言溝通是借助于語言、文字、圖畫、表格等形式進行的溝通。體語溝通是借助于動作、表情姿態(tài)等非語言方式進行的溝通。

　　四、五項基本原則

　　1.統(tǒng)一性原則

　　經(jīng)由溝通管理"三步曲"建立起來的建設管理秩序本身就是為項目建設制定的統(tǒng)一運轉(zhuǎn)管理模式，從信息、的產(chǎn)生、傳遞、接收到信息的反饋全過程是一致的。它與項目建設有關規(guī)定、說明、報告及規(guī)范操作辦法一起，構成了項目溝通管理的《通用詞典》。雖然《通用詞典》也需要隨著項目的進展與經(jīng)驗的積累而不斷充實、調(diào)整與完善，但是，它的存在必然成為溝通管理所遵循的統(tǒng)一性原則之參照體系，這樣一個模板的建立，越來越體現(xiàn)出溝通管理統(tǒng)一性原則的實用價值和關鍵所在。

　　2.溝通有效原則

　　所有的溝通工作都是為了使某一事件或問題矛盾得到解決、使矛盾各方最終達成一致而開展的。對信息的接收與理解是否符合信息發(fā)出者的思維宗旨，接收者與發(fā)出者間是否存在歧義，是衡量溝通是否有效的標準。

　　有效的溝通起始于積極有效的聆聽，在溝通中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：雖然你聽到了我的話，并表示理解了，但是，你所認為的理解并不是我說話的本意。因此，有效聆聽是首要的。

　　在項目管理實踐過程中，在口頭溝通和會議溝通時溝通各方要集中精力，適時提問以真正弄清概念。避免詞不達意或理解偏差，造成"你講你的，我想我的"，聆聽者要有耐心聽清、弄懂講話者的整個思路，不打斷、不跑題、不排斥不同意見、不拒絕不同觀點，更不要帶著偏見去聽。

　　其次，信息發(fā)布者在表達中要使用準確、坦白的語言，盡量避免由于婉轉(zhuǎn)客套的表達方式帶來的誤解。為了確定接收者是否足夠準確地接收到了信息，可以請其表述其對信息的理解。

　　在書面溝通中，對于已被確定使用的文件格式要堅持正確運用，文字簡單明了，消除不必要的論述和評論，避免模棱兩可的結(jié)論和意見，使人易于理解。

　　只有信息發(fā)布者與接收者的理解一致了，溝通才可稱為有效。

　　3.溝通必要原則

　　溝通管理也是要付出代價的，如果因過度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項目管理工作效率低下，那將是得不償失的。因此，溝通工作的時機與頻率的把握至關重要，一切要以必要原則為準繩，在項目關鍵環(huán)節(jié)工作結(jié)束、出現(xiàn)問題時、統(tǒng)一目標時等必要問題的時間開展。

　　4.溝通有據(jù)原則

　　所有的信息都有可能是項目建設過程中的基準與依據(jù)，對項目的投資規(guī)模、建設內(nèi)容、建設工期、設計功能等造成影響，產(chǎn)生變更，這也將直接關系到建設目標能否實現(xiàn)。在按照設計文件進行建設施工的同時，變更不可避免。要使各項建設活動的合理性有據(jù)可查，基于所有的溝通工作有據(jù)可查。隨著時代的發(fā)展與科技的進步，現(xiàn)在可以依據(jù)錄音、錄像、圖片等先進手段來更為準確、細致地記錄下大量不斷產(chǎn)生的溝通過程與結(jié)論。作為傳統(tǒng)的備忘錄的有力補充，更能充分說明實際工作的原始情況，為項目建設中問題的產(chǎn)生與解決、變更的處理提供了不可缺少的依據(jù)。

　　5.溝通及時原則

　　信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項目建設得到順利進行，溝通的及時可以使項目建設中出現(xiàn)的問題盡快得到解決，項目建設得以持續(xù)進行，這也是關系項目建設工期目標能夠?qū)崿F(xiàn)的重要保障。

　　綜上所述，我們可以這樣理解溝通：溝通是人和人之間進行的，采用語言、文字、身體語言、各種專業(yè)符號、影音資料等形成的信息進行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。溝通可以是口頭的或書面的，可以是面對面式的或是通過溝通媒介，如電話、文件、書信、電子郵件。溝通可以是正式的，如例會、報告會、發(fā)布會，也可以是非正式的。

　　在項目管理協(xié)會（PMI ）的《項目管理知識體系指南》中，把溝通管理定義為"項目溝通管理這一知識領域包括保證及時與恰當?shù)厣?、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯(lián)系"。

　　不論何種理解與定義，溝通管理的重要性是毋庸質(zhì)疑的，那就是：有效的溝通管理是項目成功的關鍵因素。