論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理
摘要：

2013年8月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺的建設(shè)。該項(xiàng)目是XX省公安廳“天網(wǎng)計(jì)劃”的重要項(xiàng)目，該項(xiàng)目投資共1000萬人民幣，建設(shè)工期為1年。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù),以電子地圖為基礎(chǔ),以公安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托,以信息共享和綜合利用為目標(biāo),以實(shí)現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)、反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段.該項(xiàng)目于2014年8月通過了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶的好評。本文以此項(xiàng)目為例，結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，討論了項(xiàng)目成本管理在項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要性，論述了成本估算、成本預(yù)算、成本控制的過程及其對成本估算的積極意義，最后總結(jié)分享項(xiàng)目管理的成功經(jīng)驗(yàn)，以及項(xiàng)目存在的不足及具體的改進(jìn)措施。

正文：

某省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺是某省公安廳“天網(wǎng)計(jì)劃”的重要項(xiàng)目，該項(xiàng)目投資共1000萬人民幣，建設(shè)工期為1年。該省公安廳力圖通過警務(wù)地理信息系統(tǒng)的建設(shè)，匯聚整合全省基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)和公安機(jī)關(guān)內(nèi)外部各類信息資源，利用信息化手段構(gòu)建動態(tài)信息防控網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施扁平化指揮調(diào)度，構(gòu)建信息系統(tǒng)應(yīng)用體系的全局性、綜合性、基礎(chǔ)性支撐工程，建設(shè)形成省廳“高端統(tǒng)籌，周到服務(wù)”的又一制高點(diǎn)，全面提升該省公安信息化深層次應(yīng)用的水平。我作為開發(fā)方的項(xiàng)目經(jīng)理，至始至終參與了整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)。自2013年8月項(xiàng)目啟動至2014年8月歷時(shí)一年，系統(tǒng)至今運(yùn)行穩(wěn)定，取得了用戶的好評。

該警務(wù)地理信息系統(tǒng)的基本情況：系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)模式，服務(wù)器使用曙光刀片機(jī)，操作系統(tǒng)采用RHEL6.2，使用JAVA語言開發(fā)，SVN作為配置管理工具。中間件使用weblogic，數(shù)據(jù)庫采用oracle10g。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù),以電子地圖為基礎(chǔ),以公安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托,以信息共享和綜合利用為目標(biāo),以實(shí)現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)/反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段.

由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此在本項(xiàng)目中，成本管理就顯得尤為重要。這一點(diǎn)在工期緊、聚業(yè)務(wù)復(fù)雜、范圍涉及面廣、項(xiàng)目干系人眾多等特點(diǎn)于一身的XX省警務(wù)地理信息系統(tǒng)中得到了充分驗(yàn)證。本文將討論成本管理相關(guān)的問題．其一、成本估算;其二、成本預(yù)算;其三、成本控制。下面將分別從三個(gè)方面進(jìn)行論述．

一、成本估算

在以往的項(xiàng)目中，常出現(xiàn)成本估算和成本預(yù)算的出入比較大的現(xiàn)象，分析其原因，不外乎三點(diǎn)，一是草率的成本估算，而是在項(xiàng)目范圍尚未確定時(shí)就進(jìn)行成本估算，三十對成本估算太樂觀或太保守。草率多是由于管理層的壓力而為，所以必須進(jìn)行解釋并取得理解；而對于第二點(diǎn)，則在項(xiàng)目范圍確定后再進(jìn)行估算。

鑒于警務(wù)地理信息系統(tǒng)項(xiàng)目周期較長，項(xiàng)目干系人眾多，項(xiàng)目采購的設(shè)備繁多，因而我在該項(xiàng)目的前期就組織人員制定了項(xiàng)目成本管理計(jì)劃，并根據(jù)成本管理計(jì)劃對該項(xiàng)目的成本進(jìn)行了詳細(xì)的估算。因?yàn)轫?xiàng)目估算應(yīng)該考慮到項(xiàng)目所使用的所有資源的成本，所以在該項(xiàng)目中主要對于項(xiàng)目所涉及設(shè)備、場地租用、人員費(fèi)用、設(shè)備折舊與分?jǐn)傎M(fèi)用等費(fèi)用科目進(jìn)行了估算。我根據(jù)之前XX省警務(wù)地理信息系統(tǒng)成本發(fā)生情況，作為該項(xiàng)目成本估算的重要參考，采用類比估算法，估算門診實(shí)時(shí)結(jié)算項(xiàng)目的所有資源科目。在此基礎(chǔ)上還根據(jù)該項(xiàng)目范圍說明書的要求，對于硬件設(shè)備的采購采用了資源單價(jià)的估算方法?？紤]到項(xiàng)目計(jì)劃中對于進(jìn)度和人員的要求，根據(jù)項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)采用了自底向上的成本估算方法，估算總的工作量。成本估算是警務(wù)地理信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，正是因?yàn)樵陧?xiàng)目前期對可能發(fā)生的成本類型進(jìn)行了詳細(xì)的估算，所以項(xiàng)目最終實(shí)際發(fā)生的成本與前期的估算成本偏差較小，控制在10%以內(nèi)。

二、成本預(yù)算

通常情況下項(xiàng)目的預(yù)算常常會超過估算，這是因?yàn)楣浪銊澐殖醪降墓烙?jì)，而預(yù)算是需要將成本估算分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)WBS要素，確定各項(xiàng)工作和活動的成本定額，此時(shí)已經(jīng)可以比較準(zhǔn)確的判斷各個(gè)工作包的工作量及技術(shù)難度，并考慮人的成本因素，所以預(yù)算通常超過估算。

根據(jù)成本管理計(jì)劃，我結(jié)合項(xiàng)目的目標(biāo)，制定了切實(shí)可行的項(xiàng)目預(yù)算。我將得到批準(zhǔn)的項(xiàng)目估算總成本，逐項(xiàng)分?jǐn)偟矫恳粋€(gè)工作包中，為每一個(gè)工作包制定具體的項(xiàng)目預(yù)算，并且對于相對比較復(fù)雜的工作包還制定了成本控制的標(biāo)準(zhǔn)，確保項(xiàng)目所有的工作包預(yù)算累加不超過項(xiàng)目總體預(yù)算。在次基礎(chǔ)上將每一個(gè)工作包的雨傘再次分?jǐn)偟矫恳粋€(gè)項(xiàng)目活動中，以確定項(xiàng)目的每一項(xiàng)預(yù)算的支出時(shí)間，最終形成項(xiàng)目時(shí)間點(diǎn)對應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算累計(jì)支出，并形成項(xiàng)目預(yù)算支出計(jì)劃。在項(xiàng)目預(yù)算過程中我使用了成本總計(jì)方法，將WBS每一個(gè)工作包的預(yù)算累計(jì)成為WBS上一級的預(yù)算金額，最終累計(jì)成為整個(gè)項(xiàng)目總體預(yù)算。在進(jìn)行成本預(yù)算時(shí)，考慮到了項(xiàng)目的管理上的儲備，尤其對于比較復(fù)雜的工作包，按照5%-10%的額度設(shè)定了管理儲備。

成本預(yù)算既是將成本估算進(jìn)行細(xì)化，結(jié)合項(xiàng)目具體活動將項(xiàng)目成本進(jìn)行預(yù)先的演練，同時(shí)又考慮成本控制的標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目的各個(gè)里程碑確立成本控制的指標(biāo)。因此說，成本預(yù)算是成本控制的基礎(chǔ)。

三、成本控制

成本控制的目的就是使項(xiàng)目活動按照成本管理計(jì)劃完成，對項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目活動所發(fā)生的項(xiàng)目實(shí)際成本與項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行對比、檢查、糾正，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在成本計(jì)劃和成本預(yù)算之內(nèi)的管理過程。

為了確保項(xiàng)目執(zhí)行過程的成本控制，每周做一次的績效測量，每兩周做一次整體項(xiàng)目的績效測量，通過計(jì)算項(xiàng)目掙值，與成本管理計(jì)劃和成本預(yù)算進(jìn)行對比，找出與項(xiàng)目成本管理計(jì)劃和預(yù)算的差距。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，我制定了公司級與項(xiàng)目級的丙級成本控制體系，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過程的績效測量，當(dāng)與預(yù)算出現(xiàn)4%以內(nèi)的偏差時(shí)，在項(xiàng)目組內(nèi)部解決，出現(xiàn)4%以上的偏差，報(bào)公司解決。當(dāng)出現(xiàn)項(xiàng)目成本偏差時(shí)，通過成本變更申請、成本變更審批以及成本變更執(zhí)行最終完成成本變更。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中也出現(xiàn)重大工作方式的變更，在工程監(jiān)理公司主持下經(jīng)過與用戶方進(jìn)行溝通和研討，其中涉及到的成本變更最終可以修改成本基線計(jì)劃，并將修改的成本基線計(jì)劃報(bào)送項(xiàng)目各方。

在該項(xiàng)目管理過程中，我全面應(yīng)用了項(xiàng)目成本管理方法，使得該項(xiàng)目在成本管理方面較好地達(dá)到了預(yù)期目的。鑒于我們在項(xiàng)目初期就建立了項(xiàng)目成本管理計(jì)劃，并依據(jù)成本管理計(jì)劃對項(xiàng)目進(jìn)行了估算，在項(xiàng)目估算的基礎(chǔ)上，考慮了項(xiàng)目的特點(diǎn)，并結(jié)合公司對該項(xiàng)目的要求，我制定了行之有效的項(xiàng)目預(yù)算，在警務(wù)地理信息系統(tǒng)項(xiàng)目執(zhí)行過程中，通過掙值分析進(jìn)行項(xiàng)目成本與預(yù)算的比對，并形成項(xiàng)目于公司兩級成本控制體系，對于重大成本變更我們還通過監(jiān)理公司與用戶進(jìn)行協(xié)調(diào)，項(xiàng)目最終發(fā)生的成本少于項(xiàng)目前期批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算，為公司節(jié)約項(xiàng)目資金20萬元。

經(jīng)過我們的努力，該系統(tǒng)2014年8月上線成功，并在同年11月通過驗(yàn)收?；仡欗?xiàng)目進(jìn)度管理的過程，項(xiàng)目能成功地通過驗(yàn)收得益于在事前進(jìn)行了充分的計(jì)劃和準(zhǔn)備工作。我覺得項(xiàng)目管理的能力和項(xiàng)目開發(fā)的能力是有很大的區(qū)別的。一個(gè)成功而高效的項(xiàng)目開發(fā)必須要有一個(gè)能統(tǒng)籌管理和善于溝通的項(xiàng)目經(jīng)理。雖然項(xiàng)目成功通過了驗(yàn)收沒有大的事故發(fā)生，但任然存在許多問題，主要有以下幾點(diǎn)：

1．對項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)中個(gè)別工作包沒有進(jìn)行量化。在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，我們和客戶對工作包的認(rèn)識存在偏差，而對工作包的定義又沒有明確的量化，造成驗(yàn)收工作的被動。通過和客戶的溝通，決定先進(jìn)性系統(tǒng)的全面驗(yàn)收，待到維護(hù)期時(shí)我們再進(jìn)行改進(jìn)。

2．軟件測試不系統(tǒng)，用例準(zhǔn)備扔不夠充分，忽視了壓力測試。系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行后隨著數(shù)據(jù)量的增加，運(yùn)行速度下降很快，達(dá)不到設(shè)計(jì)要求。雖然通過升級硬件解決了這個(gè)問題，但造成了資金的額外投入。。

綜上所述，在該項(xiàng)目的實(shí)施工程中，我得到了寶貴的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，如果對以上不足進(jìn)行很好的總結(jié)和提高，可以“百尺竿頭更進(jìn)一步，在我項(xiàng)目經(jīng)理的生涯中，在以后的工作中，我會留意克服，并將繼續(xù)努力學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好地完成項(xiàng)目。