摘要

2018年9月，我公司中標了“某省彩票中心社會化渠道平臺”建設項目，我擔任項目經(jīng)理一職，建設費用為350萬，工期為5個月。彩票中心希望通過本項目建設，擴展彩票社會化銷售渠道，為彩民提供多元化購彩環(huán)境。本文結合該項目采購管理的實踐工作經(jīng)驗，采用了PDCA循環(huán)管理方法，以及科學、合理的運用項目管理工具與技術，通過項目過程的持續(xù)改進，控制和協(xié)調好項目采購工作，本文討論信息系統(tǒng)項目建設過程中的項目的采購管理，包括編制規(guī)劃采購、實施采購、控制采購、結束采購(采購計劃、編制合同、招標、供方選擇、合同管理、合同收尾等六個)等過程。本項目于5月20正式投產(chǎn)，至今良好運行，受到用戶方和公司的一致好評。

正文：

2018年9月，某彩票中心為了加快建設多元化彩票銷售渠道，將本項目列為2017年重點工作，項目主要包括兩大部分，其一為系統(tǒng)功能包括：彩票游戲銷售、兌獎、移動支付、會員管理、資金結算、數(shù)據(jù)報表、監(jiān)控和預警等模塊功能;其二為系統(tǒng)硬件其功能包括：自助一體機。在項目管理過程中分別采用MSProject.VSS工具完成項目管理和配置管理工作，實現(xiàn)對項目整個生命周期各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，實時動態(tài)反應項目各階段執(zhí)行情況，進行控制和分析，計劃投資350萬，工期5年，系統(tǒng)采用B/S體系結構，以Oracle數(shù)據(jù)庫為支撐，符合“金保工程”技術規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開發(fā)過程應用輕量級J2EE架構，采用Spring進行中間層(業(yè)務層)建設，應用服務器是DELL塔式商用服務器，業(yè)務邏輯采用JAVA技術實現(xiàn)。由于前期項目招標過程中我是主要參與者，對項目情況比較了解，通過公司領導發(fā)布項目章程，我有幸獲得了公司領導與甲方客戶的信任，成為高級項目經(jīng)理，全面主持項目管理工作。在此之前公司沒有做過類似案例，彩票業(yè)務領域經(jīng)驗不足，項目實施難度大，技術要求高，干系人復雜，為了保證該項目的順利完成，我采用了項目型的管理方式和間接管理模式，將項目分解為二個子項目，并任命李某、張某為子項目管理，采用項目管理知識和項目管理系統(tǒng)指導項目工作。

我們最終決定將主要精力放在項目管理上，規(guī)劃和監(jiān)控項目實施，由于本項目的順利上線后會接受上級管理部門審計工作，因此，本項目中采購管理尤其重要。項目的采購管理，包括編制規(guī)劃采購、實施采購、控制采購、結束采購(編制采購計劃、編制合同、招標、供方選擇、合同管理、合同收尾等六個過程)。是從項目外采購所需的產(chǎn)品和服務的過程，通過流程化、標準化的采購管理和運作，運用高效合理的活動，可以達到降低成本、增加公司利潤的目標。在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領域進行恪盡職守的管理外，科學合理的采購工作能夠為后續(xù)項目順利開展奠定了基礎，保證了項目范圍、時間、成本、質量、資源等各要素過程能相互協(xié)調統(tǒng)一，最終項目能按計劃順利實施交付使用。該項目的成功歸功于對項目采購的有效管理，通過如下幾個方面進行簡要論述：

一、根據(jù)項目實際需求，科學編制采購計劃

規(guī)劃采購并制定科學合理的采購管理計劃是開展任何項目活動之前的必要工作，也是項目采購管理的開始，制定有效的采購計劃，能夠確定項目是否需要采購、如何采購、采購什么、采購多少、以及何時采購。我邀請了公司采購部門負責人、外聘采購專家、福彩中心技術部領導以及團隊成員一起進行了項目采購研討工作，我根據(jù)《項目管理計劃》、《需求文檔》、《活動資源要求》、《項目進度》、《活動成本估算》、《項目范圍說明書》、《工作分解結構WBS》及《WBS字典》等資源進行了認真分析，通過專家技術性判斷最終確定，對非主體部分會議管理子系統(tǒng)的建設進行外包，開始項目采購工作，選擇招標采購方式，合同方面采用固定總價合同，最終開成了本項目的《采購管理計劃》、《采購工作說明書》和《采購文件》，以指導采購管理過程中編制合同、招標、供方選擇、合同管理、合同收尾等工作的開展。該采購計劃明確了采購產(chǎn)品清單、采購數(shù)量、采購方法和采購時間等重要信息。同時還生成了《采購工作說明書》，詳細描述了工作的具體地點、完成的預定期限、具體的可交付成果、付款方式和期限、相關質量技術指標、驗收標準等內容，以便供應商提供符合采購管理要求的產(chǎn)品。項目采購管理，是指從項目外采購工作所需的產(chǎn)品和服務的過程在該項目中，除系統(tǒng)軟件外所有軟硬件產(chǎn)品都需外購。我們要采購的軟件產(chǎn)品主要有：金質工程軟件配套使用的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等軟件產(chǎn)品以及能方便地進行日常網(wǎng)絡管理維護、網(wǎng)絡及終端安全管理的軟件產(chǎn)品等。而所需采購的硬件產(chǎn)品主要有服務器、存儲設備、網(wǎng)絡設備、不間斷供電設備以及操作控制電腦等。我們以項目所需采購的產(chǎn)品為基礎，科學地制訂了一個較為完善的采購計劃。該采購計劃明確了采購產(chǎn)品清單、采購數(shù)量、采購方法和采購時間等重要信息。

二、綜合軟硬件需求，選擇最佳供應商，完成實施采購工作

根據(jù)《采購管理計劃》、《采購文件》和《采購工作說明書》。本項目中我們確定了項目采購策略，以公開招標、內部該村與詢價相結合的方式，對采購金額大于100萬元以上項目設備、產(chǎn)品采用公開招標，內部議標的方式，對于采購金額低于100萬以下的項目設備、產(chǎn)品采用詢價方式。在制定好采購計劃后，我們成立了采購小組，負責項目的設備采購與軟件外包的管理工作。采購小組按照制定的采購策略采取邀請招標方式進行采購，首先根據(jù)行業(yè)的標準和系統(tǒng)要求，對國內主要3家外包軟件公司進行了詳細的調研，并向他們發(fā)出了詳細的邀請書，經(jīng)過評標對比各軟件公司的投標書，根據(jù)招標文件要求，邀請專家和甲方代表組成招標小組，經(jīng)過綜合評份，選擇了一家資質良好，資金和技術實力強，報價合理的軟件公司，并簽字了合同，在合同中，我們特別強調了開發(fā)軟件的質量和交付日期，在軟件的開發(fā)中，對于保密資料作了要求。完成采購合同簽訂工作，其包括貨物或服務名稱、技術要求、數(shù)量、價格、交貨期限地點和方式、驗收方式、違約責任和結算方式。我們從項目成本角度協(xié)助參與。我作為項目經(jīng)理，重點關注技術標部分的獨立評估，我采用加權系統(tǒng)作為供應商選擇的工具和技術，組織專家從幾個維度來考慮供應商的技術維度的適合程度，將不同的評價標準設定不同的權重。第一，供應商的技術實力;第二，對我方需求的理解程度;第三，現(xiàn)場響應速度及售后維護服務;第四，供應商在業(yè)界的口碑。在幾個細項中，我將供應商的技術實力、對我方需求的理解程度，以及現(xiàn)場響應速度及售后維護服務設置了比較高的權重，以保證合作供應商的綜合能力，避免因供應商能力不足而不能滿足項目整體進度及質量的要求組織公司專家?guī)鞂＜彝ㄟ^技術標的比選背靠背打分的方式，客觀給出各個投標供應商的技術能力評分，結合商務報價，最終選出若干合格的供應商作為本項目的產(chǎn)品供貨合作伙伴。

三、跟蹤項目實施，控制采購

順利完成采購實施工作后，各供應商根據(jù)各自合同要求，正式進入合同履行階段，我們針對供應商合同執(zhí)行過程進行績效監(jiān)控，確保按照合同要求及時完成可交換物。跟蹤軟件開發(fā)和通用硬件采購工作，跟蹤各供應商實施供貨過程。及時處理合同管理方面的工作。在軟件開發(fā)中，我們首先要求外包軟件公司按照我們預先指定的開發(fā)流程進行軟件開發(fā)，嚴格執(zhí)行合同中的實施進度，每周提交本周工作報告和下周工作計劃，每月提交工作月報，加強了外包的監(jiān)控。雖然各供應商都按合同約定的時間開始了供貨，但由于臨近春節(jié)EMC存儲需要復雜的海關手續(xù)，與預計劃時間延遲交貨，出現(xiàn)了未能按期到場的情況。我立刻小幅調整項目實施計劃、主動采取多種有效的糾偏措施，將該現(xiàn)狀所造成的不利影響降到了可以忽略的程度。，且未對項目正常實施造成過重的拖累，我在與各方干系人充分溝通協(xié)商并取得各方諒解后按照合同管理流程通過變更控制委員會為各供貨商辦理了供貨延期的相應變更手續(xù)，為其按合同結算貨款提供了方便，保障了供貨商的合法權益。(根據(jù)項目管理計劃、采購文件、合同、批準的變更請求、工作績效報告和工作績效數(shù)據(jù)等，是進行控制采購過程的前提。采購文件歸檔(采購文件評審、采購合同文件、采購驗收和結算文件。)采購化物管理(存放環(huán)境、設備存放和標識、進貨日期、入庫條件、)輸出：工作績效信息，包括了合同履約情況，可交付成果完成情況，追蹤未交付的成果。)

四、結束采購

采購合同履約結束后，我們按照合同規(guī)定支付了分包商費用，并組織相關人員對本次采購工作的經(jīng)驗和不足進行了總結。

本項目采購中部分供應商承諾按時交付的工作成果出現(xiàn)延期，開始認為是供應商人員不足，安排增加人手，達到了一定的效果，另外，我專門安排一位項目成員負責跟蹤供應商，把供應商管理作為項目團隊管理的一部分，把供應商計劃作為總計劃的一部分，把供應商執(zhí)行納入項目監(jiān)控范圍，發(fā)現(xiàn)問題當即整改，在我們嚴格要求下，供應商工作進度明顯改善，工作進度能夠中上整體的進度。

合同收尾。軟件外包部分功能的達不到合同技術要求，我們供應商對項目整體的需求理解存在一定的偏差，因此每次與甲方進行項目溝通時，都會邀請供應商一同前往進行討論，盡量將雙方信息一致，多讓承包商參與需求調研，直接聽取用戶的意見，效果明顯。合同收尾階段，我們組織公司有關部門和人員對采購過程進行了采購審計活動，詳細檢查分析了我所組織實施的采購管理的各個環(huán)節(jié)，肯定了我的成功之處，也找出了一些做的不夠細致的地方，形成審計報告后更新入組織過程資產(chǎn)，供未來項目參考改進。

經(jīng)過我們團隊的不懈努力，歷時6個月，本項目終于在當年國慶節(jié)前通過了建設單位組織的項目最終驗收，它的成功得益于我成功的采購管理。在后續(xù)的學習和工作中，我將不斷的充電學習，多多和同行進行交流，提升自己的業(yè)務和管理水平，力爭為我國信息化建設做出自己的貢獻。

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