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論大型信息系統(tǒng)的人力資源管理

摘要

2014年5月，我作為項目經(jīng)理參與了某大型石油化工企業(yè)移動辦公系統(tǒng)項目，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)規(guī)劃與組織實(shí)施開發(fā)。該系統(tǒng)工程量大，涉及到軟件開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，業(yè)務(wù)需求多變，網(wǎng)絡(luò)搭建環(huán)境復(fù)雜。該項目深受集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)重視，項目目標(biāo)是為該企業(yè)建設(shè)一套移動辦公系統(tǒng)，并在廠區(qū)內(nèi)搭建專用網(wǎng)絡(luò)，用于廠區(qū)的手持設(shè)備巡檢及機(jī)關(guān)辦公的公文、郵件、審批、上傳下達(dá)等多種功能。

本文以該項目為例，結(jié)合我的項目實(shí)踐，探討人力資源管理對于項目成功的重要性。在這個項目中，我們通過編制合理的項目人力計劃，獲取高質(zhì)量的項目團(tuán)隊，明確職責(zé)與激勵機(jī)制,加強(qiáng)項目團(tuán)隊建設(shè)，定期進(jìn)行溝通，實(shí)現(xiàn)項目團(tuán)隊成員之間團(tuán)結(jié)協(xié)作能力，嚴(yán)格監(jiān)管項目團(tuán)隊績效從而提高項目績效，最終使項目按期保質(zhì)保量的完成，獲得了客戶和評審專家的一致好評。

正文

筆者參與的項目，建設(shè)單位是一家大型石油化工企業(yè)，該企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施具備大型業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行的條件。該企業(yè)一直有兩個痛點(diǎn)：一是車間設(shè)備的巡檢一直沒有做到自動化，還是手工記錄的方式；二是辦公系統(tǒng)過于陳舊，無法適應(yīng)移動互聯(lián)網(wǎng)時代的實(shí)時性要求。該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望我們的項目一次性解決這兩個問題。我們給出的方案是開發(fā)一套移動辦公系統(tǒng)，設(shè)置不同的權(quán)限，巡檢人員和辦公人員使用不同的功能，并且巡檢人員使用專用終端。由于巡檢的廠區(qū)環(huán)境復(fù)雜并且防爆級別很高，我們?yōu)閺S區(qū)內(nèi)搭建了專用移動網(wǎng)絡(luò)，并通過PCC技術(shù)保障巡檢設(shè)備的通信優(yōu)先級。同時，不在專網(wǎng)內(nèi)的設(shè)備還可以通過VPN接入移動辦公系統(tǒng)。移動辦公系統(tǒng)采用三層C/S體系架構(gòu)，將原有的各個分散的辦公子系統(tǒng)整合為一體。該系統(tǒng)包括安全生產(chǎn)、公文系統(tǒng)、申報審批、郵件系統(tǒng)、文件檢索、通訊錄、即時消息、公司新聞、社區(qū)論壇等九大模塊。該系統(tǒng)上線運(yùn)行滿足了該企業(yè)安全生產(chǎn)和移動辦公的需求，大大提高了全體員工的辦公效率，大大降低了安全事故發(fā)生的可能性。該項目建設(shè)總工期6個月，2014年11月正式驗收通過后投入運(yùn)行。

我們調(diào)研發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)的辦公流程非常復(fù)雜，涉及到的部門繁多，如果要打破原有的流程形成新的流程，阻力很大。并且我們的項目需要同時解決移動網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和軟件開發(fā)這兩個問題，涉及到兩個專業(yè)領(lǐng)域，不同的團(tuán)隊人員。為了圓滿完成項目，筆者充分認(rèn)識到人是項目成功的關(guān)鍵因素，必須加強(qiáng)項目的人力資源管理，方能確保項目的成功實(shí)施。筆者通過加強(qiáng)項目團(tuán)隊建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控項目進(jìn)度等方法，控制項目的風(fēng)險，并結(jié)合已有最佳實(shí)踐，開展項目實(shí)施。具體可分為以下幾個方面：

1、人力資源計劃編制是決定項目的角色、職責(zé)以及報告關(guān)系的過程。

筆者所在的單位有很強(qiáng)的開發(fā)隊伍和開發(fā)能力，但沒有移動網(wǎng)絡(luò)方面的專家，對于搭建專用移動網(wǎng)絡(luò)很不在行。為解決這個問題，筆者與該企業(yè)信息部的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了溝通和說明，告知該部分內(nèi)容對于項目實(shí)施的重要性后，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，將與公司合作多年的網(wǎng)絡(luò)集成商推薦給我們，我們將這一部分工程分包給這家集成商。雙方的兩個團(tuán)隊組成一個大團(tuán)隊，共同進(jìn)行了必要的項目管理培訓(xùn)，明確了各自的工作任務(wù)，將雙方的分工領(lǐng)域劃分清楚并相互了解對方的技術(shù)要求。之后我們與甲方的各部門及下屬單位相關(guān)干系人進(jìn)行走訪和了解，獲得該集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)圖、崗位職責(zé)描述、人力資源計劃的初步編制。該文檔分發(fā)給相關(guān)的項目干系人后，召集不同范圍和層次的項目干系人進(jìn)行了若干次會議溝通和討論，最終確定了項目人力資源編制工作，形成了明確合理的角色和職責(zé)定義文檔、項目的組織機(jī)構(gòu)及相關(guān)說明和設(shè)計甲乙雙方的完備的人員配備管理計劃。

2、謹(jǐn)慎挑選人員，組建適合的項目團(tuán)隊

組建項目團(tuán)隊就是確保所選擇的人力資源可以打到項目的要求。由于項目工期長，解決業(yè)務(wù)難點(diǎn)的方案無法確定因素，雙方人員對此項目開發(fā)是否能成功存在較大疑慮，致使難以獲得合適的項目成員。就此問題，筆者分別與所在單位和甲方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了當(dāng)面溝通，陳述了目前的困難，并形成解決辦法。一是甲方安排了兩名熟悉業(yè)務(wù)流程的骨干，加入項目組承擔(dān)一些與各部門溝通的作用，并且甲方領(lǐng)導(dǎo)制定了具體的項目獎懲機(jī)制，明確并規(guī)范了項目實(shí)施期間與相關(guān)干系人的溝通協(xié)調(diào)制度。二是筆者所在單位根據(jù)項目不同部分的兩個技術(shù)特點(diǎn)和難度進(jìn)行有針對的人員安排：移動辦公系統(tǒng)選擇有多年系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計工作經(jīng)驗的規(guī)劃設(shè)計師和需求分析人員參與項目的前期需求調(diào)研、制定項目范圍說明書等項目前期規(guī)劃設(shè)計工作；移動專網(wǎng)部分，雖然分包給網(wǎng)絡(luò)集成商，我公司仍然分派一名技術(shù)人員跟蹤了解專網(wǎng)的規(guī)劃和建設(shè)，并將兩部分需要銜接之處在兩個團(tuán)隊之間精確的傳達(dá)。

3、突出以人為本的項目團(tuán)隊建設(shè)

項目團(tuán)隊建設(shè)，主要是提高項目團(tuán)隊成員的技能和增強(qiáng)成員之間的信任感和凝聚力，提高團(tuán)隊協(xié)作精神，提高工作效率。為確保實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，項目團(tuán)隊組建后的6個多月的工作時間內(nèi)，筆者采取了以下方法和措施確保項目團(tuán)隊成員保持較高的信任感、團(tuán)隊協(xié)作精神和工作效率。首先采用筆者所在公司項目溝通最佳實(shí)踐，形成項目規(guī)范的溝通、交流、矛盾沖突解決機(jī)制，定期召集項目會議，并形成完整會議記錄并加以分發(fā)。其次項目團(tuán)隊成立初期，經(jīng)甲方協(xié)商，組織了一次為期5天的拓展訓(xùn)練，經(jīng)過訓(xùn)練后項目團(tuán)隊成員之間加深了認(rèn)識，相互間形成了較強(qiáng)的信任感和團(tuán)隊協(xié)作意識。再次，每個項目關(guān)鍵里程碑完成，筆者都邀請雙方（包括分包商）領(lǐng)導(dǎo)出面對項目組工作進(jìn)行點(diǎn)評，并按照項目當(dāng)初制定的獎懲機(jī)制進(jìn)行獎勵。另外，不定期的采取聚會方式與項目成員進(jìn)行各種溝通，認(rèn)真傾聽每個人的心聲，對于合理的建議及時采納，并加以落實(shí)。

4、緊抓項目績效，規(guī)范化項目團(tuán)隊執(zhí)行管理

項目團(tuán)隊管理就是要跟蹤個人和團(tuán)隊的執(zhí)行情況，并進(jìn)行反饋和協(xié)調(diào)變更，以此提高項目績效，保證項目的進(jìn)度。項目成立時建立制度，每周填寫項目進(jìn)展周報，并與項目基準(zhǔn)進(jìn)行對比，用掙值分析的方法對工作績效進(jìn)行評估，尋找工作差距，分析原因，找到原因后及時采取措施加以糾正。對于在編碼階段效率不高的問題，及時找到問題，在項目間歇期，分批對部門人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，解決了這一問題。項目實(shí)施過程中還嚴(yán)格控制了項目的變更流程，確保了項目范圍沒有較大變化。安排有經(jīng)驗的人員采用新的測試技術(shù)進(jìn)行項目測試，確保項目的質(zhì)量。

經(jīng)過項目組全體成員的共同努力，該系統(tǒng)與2014年11月成功上線，并通過了甲方正式的驗收，圓滿完成了甲方交給我們的任務(wù)。通過該項目的實(shí)施，甲方不僅完成了廠區(qū)范圍內(nèi)的設(shè)備巡檢自動化，還將設(shè)備運(yùn)行的實(shí)時數(shù)據(jù)進(jìn)行了展示，使得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和操作人員通過手機(jī)就可以查看；同時，移動辦公系統(tǒng)獲得了廣大員工的好評，極大的提高了工作效率，即使在家也可以查詢和處理一些辦公事項。

回顧整個項目過程，項目人力資源管理的成功得益于我們在早期就引入的團(tuán)隊建設(shè)最佳實(shí)踐，各種有效的訓(xùn)練，并注重采納有利于項目團(tuán)隊協(xié)作的各種辦法，避免了成員間較大的沖突。當(dāng)然項目中也存在一些不足，比如項目初始階段沖突和矛盾較多，因性格不同導(dǎo)致內(nèi)部交流不暢，雖然隨著項目的進(jìn)展和我們的制度措施避免了后續(xù)繼續(xù)發(fā)生這些問題，但是今后的工作中我還是應(yīng)該注意這類問題。