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信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師案例分析每日一練試題（2018/8/14）在線測(cè)試：www.jazzmuze.com/exam/ExamDayAL.aspx?day=2018/8/14

信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師案例分析每日一練試題內(nèi)容（2018/8/14）

試題三（25 分）
閱讀下述關(guān)于項(xiàng)目溝通管理的敘述，回答問(wèn)題1 至問(wèn)題3，將解答填入答題紙的對(duì)應(yīng)欄內(nèi)。
【說(shuō)明】
老張是某個(gè)系統(tǒng)集成公司的項(xiàng)目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過(guò)自己的努力來(lái)改善這一狀況，因此他要求項(xiàng)目組成員無(wú)論如何每周都必須按時(shí)參加例會(huì)并發(fā)言，但對(duì)例會(huì)具體應(yīng)如何進(jìn)行，老張卻不知如何規(guī)定。很快項(xiàng)目組成員就開(kāi)始抱怨例會(huì)目的不明，時(shí)間太長(zhǎng)，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例會(huì)上意見(jiàn)相左，很多組員開(kāi)始相互爭(zhēng)吵，甚至影響到了人際關(guān)系的融洽。為此，老張非常苦惱。
【問(wèn)題1】（5 分）
針對(duì)上述情況，請(qǐng)分析問(wèn)題產(chǎn)生的可能原因。
【問(wèn)題2】（15 分）
針對(duì)上述情況，你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效率。
【問(wèn)題3】（5 分）
針對(duì)上述情況，你認(rèn)為除了項(xiàng)目例會(huì)之外，老張還可以采取哪些措施來(lái)促進(jìn)有效溝通？

信管網(wǎng)中國(guó)移動(dòng)考友：
問(wèn)題1：
1、沒(méi)有制定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，導(dǎo)致在溝通過(guò)程中沒(méi)有目的性
2、項(xiàng)目經(jīng)理缺乏必要的溝通技巧和方法，無(wú)法解決項(xiàng)目成員在溝通中存在的問(wèn)題
3、在例行溝通過(guò)程中，沒(méi)有形成決意及相關(guān)措施，以至于問(wèn)題不斷擴(kuò)大

問(wèn)題2：
1、在項(xiàng)目例會(huì)前，應(yīng)明確例會(huì)的主題和目的，制定相關(guān)議程并發(fā)放至項(xiàng)目相關(guān)人員
2、在項(xiàng)目例會(huì)過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄與會(huì)人員提出的相關(guān)問(wèn)題，并形成會(huì)議決意
3、會(huì)后應(yīng)根據(jù)決意內(nèi)容跟蹤問(wèn)題處理的結(jié)果

問(wèn)題3：
除了項(xiàng)目例會(huì)外，還可以進(jìn)行非正式溝通，例如單獨(dú)溝通的方式

信管網(wǎng)lhr2586：
一、問(wèn)題1
一是會(huì)議例會(huì)目的不明，很可能是會(huì)前準(zhǔn)備不夠，沒(méi)有安排明確的議題。二是時(shí)間太長(zhǎng)，會(huì)議溝通不足，導(dǎo)致會(huì)議議程不明確，以及會(huì)議主持人沒(méi)有掌控好會(huì)議時(shí)間。三是效率太低，缺乏效果，很可能沒(méi)有會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，沒(méi)有會(huì)后跟蹤落實(shí)。
二、問(wèn)題2
提高項(xiàng)目例會(huì)效率。
（一）做好會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)議前明確相關(guān)會(huì)議議題，并會(huì)前告知參會(huì)人員。二是制定會(huì)議發(fā)言規(guī)則，會(huì)議主持人要掌握會(huì)議節(jié)奏和時(shí)間。三是會(huì)后應(yīng)出臺(tái)會(huì)議紀(jì)要，確保會(huì)議議定事項(xiàng)及時(shí)跟進(jìn)落實(shí)。
三、問(wèn)題3
采用以下方式：（一）非正式溝通交流，如談話談心活動(dòng)；（二）集中辦公；（三）創(chuàng)造環(huán)境氛圍。

信管網(wǎng)maura_isles：
問(wèn)題一，1，沒(méi)有建立好的溝通管理文檔
2，例會(huì)前，項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有明確的例會(huì)目的。
3，公司高層領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有提供項(xiàng)目組成員的溝通交流平臺(tái)環(huán)境

問(wèn)題二，
1，每周安排固定的例會(huì)時(shí)間。
2，可以邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與例會(huì)，給予指導(dǎo)
3，明確例會(huì)的目標(biāo)，要處理的問(wèn)題。
4，積極調(diào)動(dòng)組員的參與性，并合理的處理異議

信管網(wǎng)啊琳：
問(wèn)題1：
問(wèn)題產(chǎn)生的可能原因：
1、缺乏對(duì)項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格的分析。
2、缺乏完整的會(huì)議規(guī)程，會(huì)議目的，議程、職責(zé)不清，缺乏控制，導(dǎo)致會(huì)議效率低下，缺乏效果。
3、會(huì)議沒(méi)有產(chǎn)生記錄。
4、會(huì)議沒(méi)有引發(fā)相應(yīng)的活動(dòng)。
5、溝通方式單一。
6、沒(méi)有進(jìn)行沖突管理。

問(wèn)題2：
提高項(xiàng)目例會(huì)的效率的方法：
1、事先制定一個(gè)例會(huì)制度，在項(xiàng)目溝通計(jì)劃里，確定例會(huì)的時(shí)間、參加人員范圍、一般議事議程等。
2、放棄可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議，在決定召開(kāi)一個(gè)會(huì)議前，首先應(yīng)該明確會(huì)議是否必須舉行，還是通過(guò)其他方式進(jìn)行溝通。
3、明確會(huì)議的目的和期望的結(jié)果，明確要開(kāi)的會(huì)議目的，是集體討論一些想法，彼此互通信息還是解決面臨的一個(gè)問(wèn)題，并確定會(huì)議的效果是以信息同步為結(jié)束還是要討論出一個(gè)確定的解決方案。
4、發(fā)布會(huì)議通知，在會(huì)議通知中明確：會(huì)議目的、時(shí)間地參加人員、會(huì)議議程議題，有一種被廣泛采用的決策方法是：廣泛征求意見(jiàn)，少數(shù)人討論，核心人員決策，許多會(huì)議不需要全體人員參加，因此需要根據(jù)會(huì)議的目的，來(lái)確定參會(huì)人員的范圍，實(shí)現(xiàn)應(yīng)明確會(huì)議的議程和要討論的問(wèn)題，可以讓參會(huì)人員提前做準(zhǔn)備。
5、在會(huì)議前把會(huì)議資料發(fā)放到參會(huì)人員手中，對(duì)于需要背景資料支持的會(huì)議，應(yīng)是先將資料發(fā)給參會(huì)人員，以提前閱讀，直接在會(huì)上討論，可以有效節(jié)約會(huì)議時(shí)間。
6、可以借助視頻設(shè)備。對(duì)于有異地成員參加的會(huì)議，或者需要演示的場(chǎng)合，可以借助于一定的視頻設(shè)備，以提高會(huì)議效果；
7、明確會(huì)議規(guī)則。指定主持人，明確主持人的職責(zé)，主持人要對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效控制，并營(yíng)造一個(gè)活躍的會(huì)議氣氛。主持人要實(shí)現(xiàn)陳述會(huì)議的基本規(guī)則，例如明確每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，每次發(fā)言只有一個(gè)聲音，主持人根據(jù)會(huì)議的議程規(guī)定控制會(huì)議的節(jié)奏。保證每一個(gè)問(wèn)題都得到討論；
8、會(huì)議后要總結(jié)，提煉結(jié)論。主持人在會(huì)后總結(jié)問(wèn)題的討論結(jié)果，重申有關(guān)決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)間；
9、會(huì)議要有紀(jì)要，如果將工作的結(jié)果、完成時(shí)間、責(zé)任人都記錄在案，則有利于檢查工作的完成情況；
10、做好會(huì)議的后勤保障，很多會(huì)議兼有聯(lián)絡(luò)感情的的作用，因此需要選擇一個(gè)合適的地點(diǎn)，提供餐飲、娛樂(lè)和禮品，制定一個(gè)有張有弛的會(huì)議議程。對(duì)有客戶和合作伙伴參加的會(huì)憶尤其如此。

問(wèn)題3：
促進(jìn)有效溝通方法：
1、首先應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行溝通需求和溝通風(fēng)格的分析；
2、對(duì)于不同溝通需求和溝通風(fēng)格的成員設(shè)置不同的溝通方式；
3、除了項(xiàng)目例會(huì)之外，可以通過(guò)電話、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件、oa軟件進(jìn)行溝通；
4、正式溝通的結(jié)果應(yīng)該形成記錄，對(duì)于其中的決定應(yīng)該有人負(fù)責(zé)落實(shí)；
5、可以引入一些標(biāo)準(zhǔn)的溝通模板；
6、在項(xiàng)目組內(nèi)培養(yǎng)團(tuán)結(jié)的氛圍。