摘要：

2013年10月，我參與了“A大學綜合教務管理信息系統(tǒng)”項目的建設，在項目中擔任了項目經(jīng)理職務。該項目作為A大學信息化建設的重要組成之一，受到了學校領導的高度重視。系統(tǒng)基于Internet/Intranet校園網(wǎng)結構，采用了C/S和B/S結合的架構，適合于該校多校區(qū)、地域分散的特點。

成本管理是項目管理的一個重要組成部分，成本也是衡量一個項目是否成功的重要指標之一。本文以該項目為實例，結合自己的實踐，介紹了在項目建設過程中，通過制定并實施規(guī)范的成本管理辦法,計劃階段做好成本估算和預算工作，實施階段對成本進行有效地跟蹤和控制以及對風險進行必要的管理，并充分利用公司的歷史經(jīng)驗等，實現(xiàn)了對項目成本的有效管理和控制。最終順利完成項目，為公司贏得近60萬元利潤。

正文：

A大學為實現(xiàn)教務管理的網(wǎng)絡化，大大提高教務管理工作的質(zhì)量與效率，作為該校信息化建設的重要組成部分，在學校領導的高度重視和大力支持下，“A大學綜合教務管理信息系統(tǒng)”項目啟動了。項目總投資560萬元，要求在2014年7月1日前完工并投入運行。 校方要求基于Internet/Intranet校園網(wǎng)結構，采用較先進的技術，建設一個完整統(tǒng)一、高效穩(wěn)定、安全可靠的教務管理信息系統(tǒng)。該綜合教務管理信息系統(tǒng)主要由招生管理子系統(tǒng)、學籍管理子系統(tǒng)、教學培養(yǎng)計劃管理子系統(tǒng)、排課及教學資源管理子系統(tǒng)、事務處理子系統(tǒng)和教務信息發(fā)布傳遞提交子系統(tǒng)等組成，為全校所有學生、教師和各級教務管理部門構筑一個大容量、全面、便捷和快速的公共教務服務平臺。

我所在公司中標了該教務管理信息系統(tǒng)項目，通過公司的項目經(jīng)理競爭上崗機制，我有幸獲得了公司領導和校方的信任，成為該項目的項目經(jīng)理，全面主持項目的管理工作。在公司領導的大力支持和校方的密切配合下，我與項目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，經(jīng)過近8個月的努力，該項目終于在2014年6月15日建設完成并全面通過了驗收，目前系統(tǒng)運行穩(wěn)定。項目實際花費約500萬元，為公司掙得了近60萬元的利潤。

成本管理是項目管理的一個重要組成部分，主要包括成本估算、成本預算和成本控制等過程，其目的是通過執(zhí)行這些過程和使用一些項目管理方法和工具來改進項目的成本績效。對這次教務管理信息系統(tǒng)項目，由于開發(fā)人員對相關的技術掌握的比較好，有幾個項目組成員還有過類似項目的經(jīng)驗，所以我們的整體目標是在達到項目計劃的進度和質(zhì)量指標的前提下，通過制定并實施規(guī)范的成本管理辦法,計劃階段做好成本估算和預算工作，實施階段對成本進行有效地跟蹤和控制以及對風險進行必要的管理，并充分利用公司的歷史經(jīng)驗等，盡可能使項目的實際成本降到最低，為公司掙得最大的利潤。

一、樹立全員成本意識，制定并實施規(guī)范的成本管理辦法

為了更有效地對項目成本進行管理和控制，我意識到：必須對項目組所有成員進行經(jīng)營教育，強化他們的經(jīng)營意識。根據(jù)公司的情況和這次項目的特點，我制定了有針對性的項目成本管理辦法，使項目的成本管理和控制有章可循、有據(jù)可查。嚴格按照WBS（工作分解結構）對項目進行層層落實，并依次指定相關負責人，在落實任務的同時，也落實了完成任務所需要的成本預算，這樣就形成了一個以項目經(jīng)理為核心的成本管理體系。對表現(xiàn)突出的員工給予一定的獎勵，并與年終的績效考核掛鉤，徹底打破過去那種干好干壞一個樣，干多干少一個樣的局面，充分調(diào)動了成員的積極性和主動性，使大家共同為項目管理獻計獻策。

二、將成本估算和預算工作做得更準確細致

準確細致的成本估算和預算對項目實施過程中有效管理和控制項目成本起到了十分重要的作用。在進行成本估算和預算工作時，我們使用了一些基本的方法和工具，如在進行成本估算時使用了類比估算法、資源單價法和自上而下估算法等，以及項目管理軟件MS

Project 2013。除了這些基本的方法和工具外，我意識到成本估算和成本預算的準確細致程度還取決于設計階段產(chǎn)生的其他工作產(chǎn)物如項目范圍說明書、WBS（工作分解結構）等的質(zhì)量。在這些設計階段增加一些工作量會增加設計階段的成本，但設計質(zhì)量的提高可能會大大減少項目實施階段的成本發(fā)生額。所以，在該項目的計劃階段，我們適當增加了一些工作量，如在創(chuàng)建WBS過程中，我們把招生管理、事務處理等某些子系統(tǒng)的最底層分解到了“工作包”的級別，分解時以任務范圍、資源相對獨立和容易受控為準。以充分利用兩種成本之間的此消彼長關系，使項目的預期收益最大化。

三、對風險因素進行有效地管理和監(jiān)控

在該項目的管理中，我們對風險進行了必要的管理，以避免風險事件的發(fā)生造成項目成本的增加或超支。該綜合教務管理信息系統(tǒng)的涉及面非常廣泛，從學生的各類信息管理、教師的教學管理，到校教務處、各學院的教學計劃管理和各類事務處理，以及學校的教學資源管理，還包括網(wǎng)上選課、排課和教務信息發(fā)布、傳遞、提交等功能，而且各功能之間都存在著一定的聯(lián)系。所以，在項目初期，很難將需求和范圍定義的十分清晰。為了讓項目組成員在各階段保持良好的風險意識，我嘗試采用了“十大風險事項跟蹤”，把項目中各主要風險事項粘貼在公告欄上。在項目的進展過程中，我們把所遇到的風險事件及時通過電話或Email通知校方負責人，并定期與校方負責人和相關代表進行面對面溝通，以盡快落實未明確的部分需求。事實表明，這些做法的效果是非常明顯的，未明確的需求都較快得到了解決并達成了共識，從而有效控制了風險對項目成本的消極影響。

四、實施階段對成本進行有效地跟蹤和控制

項目實施階段需要進行成本的跟蹤和控制。為了更方便地對項目的實際費用進行跟蹤以及與計劃費用進行比較并分析，我使用了項目管理軟件MS Project 2013。我要求項目組成員在每周五下班前通過MS Project 2013的IE客戶端對各自的本周任務完成情況和下周任務計劃進行匯報。我經(jīng)常把各項任務的實際完成數(shù)據(jù)輸入到成本和進度計劃中，MS Project 2013自動進行掙值分析，及時獲得了成本和進度的偏差和績效指數(shù)，以便在情況變壞之前能夠及時采取糾正措施。對發(fā)生成本偏差的工作包，首先進行偏差分析，找出偏差發(fā)生的根本原因，然后有針對性的采取糾正措施，必要時根據(jù)實際情況對成本基準計劃進行適當?shù)卣{(diào)整和修改，以便從整體上更好地把握項目的成本績效。

由于公司有過類似項目的經(jīng)驗，只是項目的規(guī)模較小，技術也不是很先進，但仍然很值得我們?nèi)ダ?。例如，在進行成本估算時，我們就參考了以往項目的成本估算模板，并對其進行了改進，以適應較大規(guī)模的項目；在進行網(wǎng)上選課功能的設計時，就采用了以往的設計模式。另外，還復用了很多有用的東西，如公共基礎代碼包、權限控制模塊等。這些都大大提高了進度，降低了項目成本。

“A大學綜合教務管理信息系統(tǒng)”于2014年6月15日建設完成并全面通過了驗收，項目實際總成本約110萬元，為公司掙得了近50萬元的利潤。目前系統(tǒng)運行穩(wěn)定，受到了校方的一致好評。由此，我和項目組其他一些成員得到了公司董事會的嘉獎。這個項目的成功得益于在項目過程的各個階段，從以上幾個方面對成本進行了有效的管理和控制。在以后的工作中，我將繼續(xù)努力學習、總結經(jīng)驗，繼續(xù)為我國的信息化建設作貢獻。