論信息系統(tǒng)項目的整體管理
摘要： 
2009年10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)項目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項目的項目經(jīng)理。礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)是集團(tuán)企業(yè)重要業(yè)務(wù)板塊之一，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)生產(chǎn)和職工生活提供支持保障的重要任務(wù)，隨著礦區(qū)服務(wù)改革試點工作的開展，啟動了礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作。整個系統(tǒng)主要由物業(yè)及公用事業(yè)、房產(chǎn)交易與租賃管理、社區(qū)再就業(yè)、托幼服務(wù)、文化體育、市容城管、公共交通、離退休管理、醫(yī)療衛(wèi)生、管理統(tǒng)計等10個子系統(tǒng)構(gòu)成。本文結(jié)合我的實踐，以礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)為例，從項目計劃編制、項目計劃實施、項目綜合變更控制等幾個方面討論了信息系統(tǒng)項目整體管理在項目實施過程中的重要性，并針項目實施過程中出現(xiàn)的各種情況，論述了項目管理方法的使用及其應(yīng)用效果，并談一些自己的體會和經(jīng)驗總結(jié)。   
 正文： 
信息系統(tǒng)項目的整體管理是項目取得全面成功的一個至關(guān)重要的前提和基礎(chǔ)。整體管理的工作流程主要有制定項目章程、指定項目初步范圍說明、制定項目管理計劃、指導(dǎo)和管理項目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項目工作、綜合變更控制、項目收尾。通過項目整體管理，可以確保項目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r間有機地結(jié)合在一起，順利、高效、成功地完成項目。這在本人所主持的某集團(tuán)企業(yè)礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)項目實施過程中得到了充分驗證。 
開篇建議最好先寫項目背景，一般來說，很少有論文會在第一段就論述項目的管理過程。 
2009年10月，我參加了某集團(tuán)公司礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)項目的開發(fā)，項目歷時15個月，我有幸擔(dān)任了該項目的項目經(jīng)理。礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)是該集團(tuán)企業(yè)重要業(yè)務(wù)板塊之一，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)生產(chǎn)和職工生活提供支持保障、創(chuàng)建文明和諧礦（廠）區(qū)的重要任務(wù)。隨著礦區(qū)服務(wù)系統(tǒng)改革試點工作的開展，集團(tuán)公司啟動了礦區(qū)服務(wù)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，從而滿足礦區(qū)服務(wù)系統(tǒng)不同層面的管理需求。 
該項目是一個綜合性的系統(tǒng)工程項目，礦區(qū)服務(wù)地域分布廣，業(yè)務(wù)種類繁多，相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理和操作單位數(shù)量也較大。從業(yè)務(wù)角度講，它所涉及到的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域包括管理統(tǒng)計、物業(yè)及公用事業(yè)、房產(chǎn)交易與租賃管理、市政服務(wù)、社區(qū)再就業(yè)、托幼服務(wù)、文化體育、市容城管、公共交通、離退休管理、醫(yī)療衛(wèi)生等;從組織機構(gòu)角度看，包括礦區(qū)服務(wù)工作總部、17個地方礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部及其下屬的各專業(yè)服務(wù)中心（物業(yè)公司、托幼中心、文體中心、醫(yī)療中心等），而專業(yè)服務(wù)中心下級單位的組織則形式多樣，在管理模式上存在較大差異;從項目干系人角度講，主要有涉及到需方的主管領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、信息部領(lǐng)導(dǎo)、地方各級業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及最終用戶，作為開發(fā)方的我公司項目領(lǐng)導(dǎo)小組、業(yè)務(wù)組、開發(fā)組，以及第三方的業(yè)務(wù)專家、技術(shù)顧問、設(shè)備供應(yīng)商等。 
由此可見，這是一個涉及業(yè)務(wù)廣泛、組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、多方參與的信息系統(tǒng)項目，工作難度很大。面對這樣一個項目，作為項目經(jīng)理，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項目的整體管理上，科學(xué)地運用相關(guān)理論知識及其指導(dǎo)方法，做好項目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項目所需的所有資源和工作，在整個項目團(tuán)隊共同努力下，使項目最終獲得了成功。那么我們是如何做到的呢？  
首先，對項目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠媱?。凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢，信息系統(tǒng)項目尤其如此。在制定計劃之前，我們召開了項目啟動會，確定項目章程，宣布了由需方和開發(fā)方領(lǐng)導(dǎo)組成項目指導(dǎo)委員會，以獲取雙方高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，最大限度的爭取項目資源。項目管理團(tuán)隊選擇上，由于集團(tuán)企業(yè)下屬部門眾多而且分布各地，業(yè)務(wù)需求有一些差異，業(yè)務(wù)領(lǐng)域一般比較廣泛和復(fù)雜，成立業(yè)務(wù)專家組有時是必須的。一般專家組由三類人員組成：技術(shù)專家、業(yè)務(wù)專家和管理者。邀請專家時要盡量能夠代表各個地區(qū)、部門、組織機構(gòu)以及各個業(yè)務(wù)技術(shù)領(lǐng)域，這樣既可以幫助我們短期內(nèi)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，也便于收集和統(tǒng)一來自各個方面的需求，為日后系統(tǒng)在不同地區(qū)推廣鋪平道路。 
標(biāo)藍(lán)色部分的內(nèi)容和你的論點（對項目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠媱潱]有聯(lián)系，我覺得應(yīng)該是成立了一個項目的管理機構(gòu)。 
對項目計劃具體內(nèi)容的確定，主要參照CMMI和組織過程資產(chǎn)的基本內(nèi)容，結(jié)合項目的各方面實際情況進(jìn)行過程定義和裁剪，并建立統(tǒng)一的項目過程，這樣可以大大提高子項目間協(xié)作效率，有利的保證項目的質(zhì)量。我們把整個項目分為試點、推廣、全面實施三個階段，逐步鋪開，以降低實施風(fēng)險。制訂每個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的管理計劃要堅持科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上，詳略得當(dāng)。所有的計劃內(nèi)容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執(zhí)行的，切忌未經(jīng)確認(rèn)、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項目計劃描述。這就要求我們必須在制定計劃之前或在制定過程中，與需方公司上層、各礦區(qū)事業(yè)部、項目團(tuán)隊各技術(shù)和管理小組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商，明確項目有關(guān)內(nèi)容，如項目里程碑、可交付成果、技術(shù)方法工具、實施方案、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計劃等。 
//以上內(nèi)容并未描述你是如何制定計劃的？

 其次，管理和實施項目計劃中所規(guī)定的工作，加強項目溝通管理。項目計劃實施是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實施的過程。項目產(chǎn)品主要都在項目實施階段生產(chǎn)出來，在這一階段投入的人力、資源較大，各個方面協(xié)調(diào)比較多。我們的軟件編程、與需方有關(guān)技術(shù)人員的具體溝通、與有關(guān)業(yè)務(wù)主管的具體交流、階段性調(diào)試，直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等，都發(fā)生在這一階段。如前所述，該項目涉及到的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域包括物業(yè)、房產(chǎn)、托幼、文化體育、市容城管、公共交通、醫(yī)療衛(wèi)生等等，我們項目團(tuán)隊不僅要從事熟知的信息技術(shù)工作，還要花大量時間和精力了解具體的細(xì)節(jié)性的需求，學(xué)習(xí)各個業(yè)務(wù)管理理念和基本常識，以及反復(fù)地和業(yè)務(wù)專家、公司上層等進(jìn)行必要的交流溝通。對項目組外部的溝通，對于項目組外部的溝通，由于用戶分布各地，可以充分利用電子郵件和MSN的通信工具，把必要的、重要的溝通需要以會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告的形式制度化；對項目組內(nèi)部溝通，在適用的前提下，采用靈活、經(jīng)濟(jì)的溝通方式，在保證效果的前提下節(jié)省時間，提高工作效率。比如：對一般的小問題或者是簡單問題進(jìn)行電話交流，復(fù)雜一點的問題開碰頭會，需要后續(xù)解決的、比較重要的及涉及面較大的問題要形成書面的會議記要，有必要的情況下要由相關(guān)單位加蓋公章確認(rèn)。  
項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。雖然項目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎(chǔ)信息均來源于客戶、業(yè)務(wù)組和技術(shù)人員。事實證明，讓他們參與項目計劃的編制會使項目計劃更加合理、可行，實施起來更加順利。在此階段，作為項目經(jīng)理必須起到表率作用，為自己的工作編制計劃，且有效按計劃工作，這對一個項目團(tuán)隊成員重視計劃，按計劃行事有積極的影響。 
此外，項目評審和項目例會都給我們帶來了很多很好的建議。讓我們充分發(fā)現(xiàn)了我們系統(tǒng)的不足之處，發(fā)現(xiàn)了許多業(yè)務(wù)上的偏差．當(dāng)然也有許多項目干系人提出了系統(tǒng)易用性上的建議。會后，我們對這些建議作了逐一評估，將那些有益的建議包含進(jìn)項目實施計劃中。 
再次，做好綜合變更控制，是項目經(jīng)理管理項目的一項重要工作。綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進(jìn)行識別、評價和管理的工作。該項目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。在該項目實施過程中，由于礦區(qū)工作部需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導(dǎo)致了部分項目內(nèi)容的變更從而致使了項目計劃人員和進(jìn)度的變化和調(diào)整。當(dāng)有變更要求提出的時候，作為項目經(jīng)理，我都會召集項目團(tuán)隊相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。主要內(nèi)容有： 
1）對變更因素進(jìn)行影響度分析：通過在范圍、時間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項目尺度的權(quán)衡，對促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對策，確保變更對項目有利； 
2)快速決策：建立良好的變更流程，由于提交的變更請求，有時候影響到下道工序上工作的安排，故此變更審查的成本必須加以考慮，提高變更決策的效率。 
3)對待變更的態(tài)度：項目管理是一個不斷溝通和協(xié)商談判的過程，項目經(jīng)理要具有充分的協(xié)調(diào)能力和管理能力，盡量減少變更的發(fā)生，且對變更進(jìn)行有效管理。 
4)變更遵循流程：由于本項目需求變化不斷調(diào)整，為了識別有效變化，我們遵循：填制申請單、團(tuán)隊相關(guān)人員討論、提交CCB給出最終確認(rèn)、實施和驗證變更、通知干系人。 
//變更部分的內(nèi)容過于理論化 
最后，項目管理輔助工具的運用，也會產(chǎn)生事半功倍的效果。在進(jìn)行項目整體管理過程中，我們利用了MS PROJECT、Outlook、VSS、MSN等工具，進(jìn)行項目管理、配置管理和項目溝通，這些工具在大型項目中，使工作更加便于管理，其效果我認(rèn)為在大多數(shù)項目中，都得到了驗證。 
 該項目順利成功實施已經(jīng)有一年多了，應(yīng)該得益于我們在項目進(jìn)行的最初期階段就引入了項目整體管理理念和方法，對項目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r間充分地、

有機地結(jié)合在一起，極大地提高了項目的實施效率。面對種種復(fù)雜的情況，我們都能一一化解，客戶很滿意，也得到了我們公司管理層的高度評價。我想，這歸功于整個團(tuán)隊的配合。但是回顧起來，也有一些不足的地方：因為工期緊，任務(wù)重，所以經(jīng)常加班，大家非常疲憊。我也采取了一些補救的措施，如請示管理層在精神方面做了一些鼓勵和表揚，適當(dāng)聚餐、看電影、組織健身活動，一定程度上緩解了緊張的氛圍，大家也沒了太多的怨言。 
當(dāng)然，項目的管理方式多種多樣，根據(jù)項目的不同、人員的不同管理模式的調(diào)整也不是一層不變的。適合自己的管理模式才是最好的模式，先進(jìn)的管理方法在不同的項目組中取得的效果是不同的，這有待于我們?nèi)パ芯?、探索、實踐、總結(jié)。 
  
總體評論：經(jīng)驗性的內(nèi)容有，但理論運用的不夠成熟。對整體管理要深入理解。