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論項目的成本管理

【摘要】

2015年8月，我有幸作為項目經(jīng)理參加了XXXX市不動產(chǎn)統(tǒng)一登記系統(tǒng)集成項目建設(shè)工作。該項目總投資人民幣1200萬元，建設(shè)周期1年。通過該項目建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了全市不動產(chǎn)登記市縣一體化系統(tǒng)的部署，為全市提供統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記服務(wù)、信息發(fā)布和查詢服務(wù)、數(shù)據(jù)資源共享和交換服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析服務(wù)。2016年7月，經(jīng)過團(tuán)隊成員12個月的共同努力，終于通過了業(yè)主和各方專家的驗(yàn)收，獲得了各方的一致好評，市縣一體化模式和我司的不動產(chǎn)登記系統(tǒng)被推廣到全省。本文以此項目為例，結(jié)合作者的實(shí)踐，討論了項目成本管理在實(shí)際項目中的重要性，論述了規(guī)劃成本管理、成本估算、成本預(yù)算和成本控制這四個成本管理子過程。最后總結(jié)分析項目成本管理的成功經(jīng)驗(yàn)，以及項目存在的不足和改進(jìn)措施。

【正文】

根據(jù)XXXX省國土資源廳的總體部署，XXXX市決定于2015年8月開始全市不動產(chǎn)登記系統(tǒng)建設(shè)，要求在2016年8月1日全市“頒發(fā)新證，停發(fā)舊證”，實(shí)現(xiàn)全市范圍的登記機(jī)構(gòu)、登記依據(jù)、登記簿冊、信息平臺“四統(tǒng)一”的目標(biāo)。該項目投資人民幣1200萬元，其中150萬元為硬件設(shè)備費(fèi)用，200萬元為不動產(chǎn)登記系統(tǒng)軟件費(fèi)用，150萬元為市本級原有房屋登記數(shù)據(jù)、土地登記數(shù)據(jù)、林業(yè)登記數(shù)據(jù)的分析、整理、入庫費(fèi)用，800萬元為下轄6個縣的原有房屋登記數(shù)據(jù)、土地登記數(shù)據(jù)、林業(yè)登記數(shù)據(jù)的分析、整理、入庫費(fèi)用。

XXXX市下轄2縣4區(qū)，鑒于各縣國土資源局和區(qū)分局技術(shù)力量薄弱，難以完成不動產(chǎn)登記系統(tǒng)的研發(fā)，維護(hù)和數(shù)據(jù)處理、入庫工作，市局經(jīng)過多方考察和征求意見，決定采取全市一體化的方式實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記。在市局信息中心機(jī)房部署主登記系統(tǒng)，在距市局中心機(jī)房100公里的YY縣局機(jī)房部署備份登記系統(tǒng)，二個機(jī)房通過電信1000M光纖專線聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用級的系統(tǒng)備份。各縣區(qū)通過電信100M光纖接入市中心機(jī)房，以B/S方式訪問應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登記、統(tǒng)一信息發(fā)布、統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一監(jiān)督管理。通過數(shù)據(jù)交換服務(wù)接口，如OGC服務(wù)、WebService服務(wù)等實(shí)現(xiàn)與房管、林業(yè)等各部門間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交換，訪問包括登記數(shù)據(jù)庫、空間數(shù)據(jù)庫、檔案資料庫，城鎮(zhèn)地籍?dāng)?shù)據(jù)庫等專題在內(nèi)的不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫。

我公司在2015年5月中標(biāo)并簽署了建設(shè)合同。我則由于具有較為豐富的項目管理經(jīng)驗(yàn)-且以往管理的項目績效較高，被任命為該項目的項目經(jīng)理。從事多年項目管理工作的我深知，成本管理便成為了該項目成功與否的關(guān)鍵。我將結(jié)合本項目，從如下幾個方面對項目的成本管理進(jìn)行介紹。

在項目發(fā)起人發(fā)布項目章程，正式啟動項目后，我首先帶領(lǐng)我的項目團(tuán)隊收集了各方項目干系人的需求;再開展范圍管理工作，確定本項目的范圍基準(zhǔn);然后根據(jù)項目的范圍明確項目所需進(jìn)行的所有活動，編制出進(jìn)度計劃，分為公司集成和現(xiàn)場施工兩個階段。并通過發(fā)起人、業(yè)主、監(jiān)理等各方干系人的確認(rèn)，形成進(jìn)度基準(zhǔn)。范圍和進(jìn)度的明確為有效的完成成本管理工了有了依據(jù)。

一、規(guī)劃成本管理

規(guī)劃成本管理就是編制成本管理計劃，在整個項目中為如何管理項目成本提供指南和方向。我們以項目章程和項目管理計劃為依據(jù)，利用公司PMO編制的成本管理計劃模板，結(jié)合該項目的實(shí)際情況對模板進(jìn)行裁剪，選定了成本管理各子過程要進(jìn)行的管理工作以及如何運(yùn)用各項管理工具和技術(shù)，編制出了項目成本管理計劃。

二、成本估算

成本估算便是將項目中各項活動所需的資金，利用各種科學(xué)的工具技術(shù)進(jìn)行估算。我們以項目范圍基準(zhǔn)和進(jìn)度計劃為依據(jù)，分三步進(jìn)行成本估算。首先是識別并分析成本的構(gòu)成科目。我們借鑒公司類似項目確定完成項目所需要的資源種類，并編制出項目成本構(gòu)成科目，形成了項目資源需求和會計科目表。然后根據(jù)已識別的項目成本構(gòu)成科目，估算每一科目的成本大小。我們根據(jù)今年到XXXX市出差的費(fèi)用報銷數(shù)據(jù)，估算出了1個人員出差1天所需的費(fèi)用，乘以進(jìn)度計劃中各活動的人工時，形成了前期工作的活動成本估算。而后期系統(tǒng)集成階段，由于公司有大量的類似項目經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)，我進(jìn)行了類比估算，完成了系統(tǒng)集成階段的活動成本估算。最后分析成本估算結(jié)果，找出各種可以相互替代的成本，協(xié)調(diào)各種成本之間的比例關(guān)系。經(jīng)過分析估算結(jié)果，我們采用工期優(yōu)化、費(fèi)用優(yōu)化和資源優(yōu)化三種方法，對各種成本進(jìn)行比例協(xié)調(diào)，形成了最終的活動成本估算。

三、成本預(yù)算

成本預(yù)算就是匯總所有單個活動和工作包的估算成本，最終形成即切實(shí)可行又節(jié)約費(fèi)用的項目預(yù)算。我?guī)ьI(lǐng)項目團(tuán)隊，以項目范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度計劃、資源日歷、風(fēng)險登記冊和活動成本估算為依據(jù)，進(jìn)行項目成本的優(yōu)化分析。我發(fā)現(xiàn)資源日歷中兩個機(jī)房設(shè)備是同時采購和交付，這也就意味著項目的成本將會花費(fèi)的非常集中，這樣不但限制了公司的現(xiàn)金流，也帶來了相應(yīng)的風(fēng)險，可能會影響到貨日期。因此我采用了資金平衡方法，根據(jù)項目的實(shí)際需求，調(diào)整了采購計劃，將機(jī)房設(shè)備交付間隔3個月進(jìn)行兩次交付，確保公司采購部門可以及時向供應(yīng)商付款，防止到貨延期。經(jīng)過將各活動的成本估算歸類、匯總、優(yōu)化，形成了項目的活動資金需求，比原本的成本估算節(jié)省了10%的費(fèi)用。為了應(yīng)對未知的求知事件，確保項目預(yù)算的切實(shí)可行性，我參考風(fēng)險登記冊，進(jìn)行了詳盡的儲備分析，按10%的額度設(shè)定了管理儲備。最終將活動資金需求和應(yīng)急儲備相加，并得到公司高層的認(rèn)可確認(rèn)后，形成了項目的成本基準(zhǔn)，并計算出本項目的BAC為1000萬元，系統(tǒng)集成階段和現(xiàn)場階段的PV分別為800萬元和200萬元。

四、成本控制

成本控制指監(jiān)督項目狀態(tài)以更新項目成本，管理成本基準(zhǔn)變更，發(fā)現(xiàn)實(shí)際與計劃的差異，施，降低風(fēng)險。完成項目的成本是提前預(yù)算好的，在執(zhí)行的過程中，可能會出現(xiàn)和成本預(yù)算的偏差，這時就需要對這種偏差進(jìn)行控制。在成本控制的過程中，還要預(yù)測一下未來的成本，比如完工還需要多少錢，完成工作時花費(fèi)多少錢等。在實(shí)際項目中，我每個月將實(shí)際的工作成本績效信息和成本基準(zhǔn)比較，進(jìn)行掙值分析。在系統(tǒng)集成階段，CPI-直保持在0.95-1.0附近，進(jìn)行的比較順利，最終該階段的AC為960萬元。2016年3月至7月為實(shí)際的現(xiàn)場工作階段，但到4月底的AC為230萬元，通過計算得到EV值為220萬元，通過進(jìn)行偏差分析，得出產(chǎn)生費(fèi)用偏差的原因是數(shù)據(jù)整理人員為提高數(shù)據(jù)入庫效率，保證更多的調(diào)試和測試時間，到現(xiàn)場進(jìn)行數(shù)據(jù)以便采取糾正措入庫時比計劃人員多了5人，但好在數(shù)據(jù)入庫的費(fèi)用只在本月產(chǎn)生，不會影響以后的花費(fèi)，屬于非典型偏差。因此我又進(jìn)行預(yù)測，計算出EAC=AC+（BAC-EV）=230+（500-220）=510萬元。也就是說現(xiàn)場階段將費(fèi)用超支10萬元，但我們還是可以按總體預(yù)算完成整個項目。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過12個月團(tuán)隊成員的共同努力，項目在2016年7月通過了業(yè)主以及各方專家的驗(yàn)收，獲得了各方的一致好評。本項目的成功得益于我在本項目中成功的進(jìn)行了成本管理，科學(xué)的運(yùn)用了成本管理各階段的工具技術(shù)和方法。但是在本項目中由于數(shù)據(jù)整理人員為提高數(shù)據(jù)入庫效率，到現(xiàn)場進(jìn)行數(shù)據(jù)入庫工作時比計劃人員多了5人，導(dǎo)致現(xiàn)場階段費(fèi)用超支10萬元，但最后在總體預(yù)算內(nèi)完成了項目任務(wù)。這也說明我們對項目實(shí)施中可能出現(xiàn)的情況考慮得不夠充分，在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將努力學(xué)習(xí)項目管理知識，提升自己的業(yè)務(wù)水平和管理能力，力爭為公司的強(qiáng)大和我國信息化建設(shè)做出自己的綿薄之力。

【備注】

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