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論項目管理的采購管理

【摘要】

2018年3月，我參加了xx銀行xx省分行的數據中臺項目，并擔任項目經理。該項目歷時10個月，項目經費500萬元。該項目通過構建集實時探查、多維報表展示和分析挖掘于一體的數據中臺，解決了業(yè)務前臺對數據的時效性高、靈活可自定義的要求，與后臺批量系統響應速度慢，交付方式單一之間的矛盾。項目于2018年12月順利通過業(yè)主方的驗收，并得到了業(yè)主方的一致好評。項目的成功，離不開我成功的采購管理。本文以該項目為例，結合作者的實際項目經驗，討論項目的采購管理，分別從規(guī)劃采購管理、實施采購、控制采購和結束采購四個方面進行闡述。

【正文】

2018年3月，我以項目經理的身份參加了xx銀行xx省分行的數據中臺項目。該項目歷時10個月，項目經費500萬。通過該項目，我們搭建了數據中臺，實現了實時的、靈活可配的數據查詢，支持多維分析并提供多種圖表的報表展示，以及沉淀共性數據、提供多種訓練模型的分析挖掘，實現了前臺業(yè)務經營和后臺批量加工的有機融合，為全行各業(yè)務條線和各分支機構在開展客戶營銷、產品設計、風險管控、分析報告和監(jiān)管報送提供了有力的數據支持，為管理決策和經營分析提供了便捷的數據服務。

系統采用B/S體系結構，以Oracle數據庫為支撐，符合“金保工程”技術規(guī)范和聯網要求。開發(fā)過程應用輕量級J2EE架構，采用Spring進行中間層（業(yè)務層）建設，應用服務器是DELL塔式商用服務器，業(yè)務邏輯采用JAVA技術實現。

項目采用矩陣型組織架構，從各個職能部門抽取骨干組建項目團隊。其中，需求小組s人，開發(fā)小組1Q人，測試小組s人，實施小組2人，質量和配置小組2人。由于該項目的順利上線涉及到業(yè)務的考核，因此項目的采購管理就顯得尤為重要。除了對其他管理領域恪盡職守的管理之外，我特別對項目的采購管理做了以下四個方面的管理：

一、規(guī)劃采購管理

俗話說，好的開始是成功的一半。那么，一個完備的、得到各方認可的采購管理計劃就是采購實施成功的一半。由于本項目需要采購的軟、硬件產品眾多，因此規(guī)劃采購管理就顯得尤為重要。在項目的開始，我組織項目相關的干系人，根據項目章程、項目管理計劃和項目范圍說明書，對本項目需要采購的產品和服務進行了識別，明白了采購的對象及質量要求，然后根據進度計劃制定了采購管理計劃和采購工作說明書。需要注意的是，采購的規(guī)劃不可能一開始就能形成最終版本，而是隨著項目的推進不斷的完善。在項目的里程碑節(jié)點上，我都會組織干系人召開會議，根據項目進度完善采購計劃和工作說明書。這樣，既保證了采購計劃的完備性和準確性，又確保采購能夠滿足所有干系人的要求。

二、實施采購

我們根據采購管理計劃和工作說明書，編寫了標書。由于銀行業(yè)務的特殊性，我們采用邀請招標的方式，每項產品和服務都從該銀行的資源池中選取了3到5家廠商參與投標，并邀請有意向的投標人組織了投標人會議，對廠商的疑問進行了解答，保證招投標雙方對采購的產品和服務的理解一致。在嚴格遵守招投標相關的法律法規(guī)和該銀行制度的前提下，我們通過開展談判、評標、開標等一系列活動，選出了滿足要求的廠商，簽訂了合同。在本項目的采購中，我特別關注以下三點：一是產品和服務不能過多依賴一家或幾家的供應，而是采用多家組合的方式。因為如果僅僅依賴一家或少數幾家的話，如果產品或服務的質量、進度出現問題，必然會影響整個項目的質量和進度；二是通過加權系統減少人為偏見帶來的影響，選擇領域內資質雄厚、信譽良好的廠商；三是建立“供方檔案”系統，從供方名稱、產品或服務名稱、聯系人姓名、聯系方式、供貨日期、供貨數量、供貨價格等多方面，備案選中賣方的信息。

三、控制采購

我們根據前期制定的項目管理計劃，以及簽訂的合同，采用定期的審計和不定期的檢查相結合的方式，對合同的履行情況進行管理和監(jiān)督。針對那些履行不到位之處，我們首先會詳細記錄出現的問題，然后有理有據的和廠商溝通，爭取一個雙方都能接受的結果。本項目中就出現由于廠商對Hadoop的細節(jié)理解不夠到位，導致進度受到影響的問題。出現這種情況之后，我們一方面及時向業(yè)主方匯報處理進度，另一方面積極配合廠商一起定位問題，并向開源社區(qū)求助，最終找到了解決辦法。但是項目的進度因此被耽誤了一周的時間。我們根據簽訂的合同條款，在取得了業(yè)主方認可的情況下，要求廠商按照規(guī)定增加駐場工程師數量，并延長了維保期限。

四、結束采購

當采購的產品到貨后，我會同業(yè)主方、供貨方一起在現場對產品進行了驗收。首先對設備的外包裝進行檢查，檢查設備和附件的表面是否有殘損、銹蝕或者碰傷的痕跡，并進行拍照、記錄存檔；其次對設備進行加電運行，按照其功能進行檢驗。對不同批次的產品按照批次進行抽檢。當合同驗收完成后，我們向供貨方發(fā)出正式的書面通知，完成尾款的結算。然后再對合同文檔進行歸檔，并對本次的采購管理過程進行總結，總結經驗教訓。

【結束語】

經過我們團隊的不懈努力，歷時10個月，項目于2018年12月通過了業(yè)主方的驗收，為用戶構建了一個功能強大、擴展性強、管理完善的數據中臺，得到了業(yè)主的一致好評。該項目的成功，離不開我成功的采購管理。當然，項目也存在一些不足之處。比如，在項目的實施過程中，有三名員工由于自身原因突然離職，導致項目的建設進度出現了一些小問題。還有，由于采購的服務器在運輸過程中出現了一些問題，導致環(huán)境搭建的進度有些許的滯后。不過，經過我后期的糾偏，這些問題并未對項目產生什么影響。我會在今后的學習和工作中，不斷的提升自己的業(yè)務水平和管理水平，為我國信息化建設貢獻自己的力量。

【備注】

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