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論項目的溝通管理

【摘要】

2018年1月，我參加了某省委黨校校園監(jiān)控更新改造項目的建設(shè)，擔(dān)任本項目的項目經(jīng)理。該項目投資共520萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月，通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了安全防范人防、物防、技防“三防結(jié)合”，為校園突發(fā)事件監(jiān)控、校園治安事件的預(yù)防、案件偵破等提供依據(jù)和保障，也為進一步建設(shè)“平安校園”打下了堅實的基礎(chǔ)。該項目于2018年6月，通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的溝通管理，主要從如下幾個方面進行了闡述：制定溝通管理計劃、溝通管理和控制溝通。項目過程中，也遇到了一些變更方面的問題，通過相應(yīng)的變更管理等理論知識的熟練運用，均順利的予以解決。

【正文】

2018年1月，我作為項目經(jīng)理參加了某省委黨校校園監(jiān)控更新改造項目的建設(shè)，該項目投資共520萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月，通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了安全防范人防、物防、技防“三防結(jié)合”，為校園突發(fā)事件監(jiān)控、校園治安事件的預(yù)防、案件偵破等提供依據(jù)和保障，也為進一步建設(shè)“平安校園”打下了堅實的基礎(chǔ)。本次省委黨校項目主要的施工及調(diào)試內(nèi)容包括：原監(jiān)控立桿拆除、新監(jiān)控立桿安裝、監(jiān)控設(shè)備安裝、原線纜拆除、原管網(wǎng)摸查、疏通、新建管路、線纜敷設(shè)、機房設(shè)備安裝、液晶拼接單元安裝、系統(tǒng)調(diào)試等工作。我作為該項目的項目經(jīng)理，組建了項目團隊，包括項目管理組、技術(shù)專家組、施工組、調(diào)試組、材料組等，為了能使該監(jiān)控更新改造項目得到相關(guān)項目干系人的理解與支持，我結(jié)合項目溝通管理理論，從指定溝通管理計劃、管理信息的分發(fā)，以及在整個生命周期中對溝通進行監(jiān)督和控制，從而滿足項目干系人對信息的需求。本項目涉及的干系人多，工作內(nèi)容分散，交叉作業(yè)等特點，都對溝通管理提出了較高的要求，因此溝通管理是本項目能否取得成功的重要保障因素。由于本項目的順利交付涉及到公司業(yè)務(wù)的考核以及業(yè)主方方績效考核，因此在本項目中，溝通管理尤為重要。我作為項目經(jīng)理，除了對其余管理領(lǐng)域進行恪盡職守的管理以外，特別對溝通管理從如下幾個方面進行了管理。

一、制定溝通管理計劃

在項目正式啟動后，我召集項目管理團隊成員通過會議的形式，結(jié)合項目管理計劃、干系人登記冊等資料，來制定項目溝通管理計劃。會議中，各成員踴躍發(fā)言，對項目的溝通需求進行分析，確定干系人的信息需求以及信息對干系人的價值。根據(jù)溝通渠道公式N*（N-D/2知，該項目的溝通渠道有二十多條，為了達到溝通的效率和效果，因此對在項目干系人間傳遞信息的溝通渠道進行適時變化，比如在本項目中，為了有利于項目的成功，在項目的開始階段，與各相關(guān)干系人間的溝通采用會議、訪談、引導(dǎo)式研討會等，達到交互式溝通的效果，確保得到干系人需求信息的準(zhǔn)確度，以免項目過程中因需求有誤而導(dǎo)致的返工或彌補缺陷，得不償失。項目過程中，大部分工序在有序的進行，且為了工作效率，一般需要與相關(guān)干系人確認(rèn)的事項以及項目的績效信息等均可通過電話、郵件的形蓋，告知相關(guān)干系人，既節(jié)約了時間，同時也讓相關(guān)干系人對項目的情況及時知悉。

二、管理溝通

根據(jù)溝通管理計劃、工作績效報告等，我和我的團隊在項目實施各階段過程中，結(jié)合各干系人的特點，采用不同的溝通方式和方法，生成、收集、分發(fā)、儲存、檢索及最終處置項目信息，意在促進各干系人之間實現(xiàn)有效率且由效果的溝通。在項目的實施過程中，我發(fā)現(xiàn)監(jiān)控室做了防靜電地板后，地面距頂面的高度變小，如果按拼接屏原先的規(guī)劃4*4，則高度明顯不夠。我第一時間報告了監(jiān)理方代表，經(jīng)詢問設(shè)計單位，設(shè)計圖紙上確實按照4*4的規(guī)劃來做的。信息發(fā)送給各干系人后，溝通方式的選擇也至關(guān)重要，因近期校方兩位領(lǐng)導(dǎo)在外學(xué)習(xí)，無法回來，而且工期緊急，故采用了視頻會議的方式，通過我的事前精心準(zhǔn)備，會間向校方領(lǐng)導(dǎo)描述了監(jiān)控室現(xiàn)狀，經(jīng)過變更需求評審確認(rèn)，最終改變了初始規(guī)劃，按照3*5進行布置。通過此次事件，在緊急時刻選擇正確的溝通渠道，促進了項目干系人之間信息的高效溝通，并予以解決。

三、控制溝通

在整個項目生命周期中，為了滿足項目干系人對信息的需求，同時確保所有溝通參與者之間信息流動的最優(yōu)化，就需要進行有效的控制溝通。通過信息管理系統(tǒng)、會議等工具或技術(shù)，可以把可交付成果的狀態(tài)、進度進展情況、已發(fā)生成本情況等向干系人通知相關(guān)情況。會議是項目溝通的重要形式。比如項目開始實施時，發(fā)現(xiàn)幾個監(jiān)控點位的設(shè)計圖紙有與校園布局有偏差。將此事郵件告知監(jiān)理方代表后，由監(jiān)理邀請學(xué)校方、設(shè)計方、施工方等相關(guān)干系人進行一次簡短的會議，我作為項目經(jīng)理，著手做好會議準(zhǔn)備材料，會間協(xié)同監(jiān)理方做好會議控制，會后收尾工作由我來做，如會議紀(jì)要請各干系人簽字確認(rèn)，并通過郵件發(fā)送給各與會人員，會后進行歸檔，作為項目竣工資料的必要文件。通過這么一次簡短的會議，達成各干系人的需求效果，應(yīng)該說是一次高效率的溝通方式，確保了所有溝通參與者之間的信息流動的最優(yōu)化。在項目實施中，變更不可避免，可能會由于用戶的需求變化、政策導(dǎo)向的改變又或是新技術(shù)的出現(xiàn)，這都會造成。在本項目中，我嚴(yán)格遵照變更控制的流程進行管理，比如提交變更申請、變更影響分析、CCB審核，變更的實施、變更的驗證和分發(fā)。通過我們的嚴(yán)格管理，沒有導(dǎo)致項目的蔓延。

【結(jié)尾語】

通過我們團隊不懈的努力，歷時三個月，本項目終于在2018年6月通過了業(yè)主方組織的驗收，使校園安全得到了充分保障，得到了業(yè)主的好評。本項目的成功得益于我的溝通管理。當(dāng)然，在本項目中，還有一些不足之處，比如：在項目實施過程中，項目組的2名成員因施工時言語不當(dāng)引起了沖突，導(dǎo)致項目的團隊建設(shè)出現(xiàn)了一點小問題，另外，有幾臺監(jiān)控設(shè)備因廠家原因遲發(fā)貨物，導(dǎo)致延誤了兩天，但經(jīng)過后面的糾偏，并未對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的工作和學(xué)習(xí)中，我將不斷的充電學(xué)習(xí)，和同行積極交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭為我國的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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