摘要
本文重實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)出發(fā)，講述信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購管理過程、方法和技巧。2007年，我參與了上海市浦東新區(qū)市容環(huán)保局的“城管執(zhí)法集成系統(tǒng)”建設(shè)，擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。在次項(xiàng)目中，我靈活運(yùn)用了IT項(xiàng)目建設(shè)采購管理知識，并探索切合實(shí)際的方法步驟和技巧。集中體現(xiàn)在一下幾個方面：一、做好采購元素分析，就是說分析論證出哪些產(chǎn)品或者服務(wù)需要采購；二、項(xiàng)目建設(shè)過程及步驟分析，做好采購執(zhí)行順序；三、做好采購元素工作說明書，就是明確定義采購元素的功能、性能、質(zhì)量要求說明書；
四、分析可提供采購服務(wù)的供應(yīng)商，作為待選的對象；五、重價格、功能和質(zhì)量，及其供應(yīng)商信譽(yù)資質(zhì)方面，綜合選擇供應(yīng)商；六、采購執(zhí)行，詳細(xì)定制采購合同，對采購的產(chǎn)品及服務(wù)、性能、質(zhì)量、功能，及測試、驗(yàn)收、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)在合同上作詳細(xì)描述；由于項(xiàng)目建設(shè)過程中，我很好地運(yùn)用了這些知識，很多項(xiàng)目采購的產(chǎn)品及服務(wù)保質(zhì)保量，各供應(yīng)商各盡其職，很少出現(xiàn)因?yàn)橄嗷ネ莆⒄`進(jìn)度的現(xiàn)象?，F(xiàn)在，我把如何進(jìn)行運(yùn)用采購知識的過程，詳細(xì)闡述一下，以供交流，共同進(jìn)步。
正文
2007年，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，參與了上海市浦東新區(qū)市容環(huán)保局“城管執(zhí)法集成系統(tǒng)”的建設(shè)。該項(xiàng)目是上海是浦東新區(qū)市容環(huán)保局城管執(zhí)法辦公室主持的，是為了加快政府辦公信息化及辦公公開監(jiān)督透明化而建設(shè)的。該項(xiàng)目包括政務(wù)信息化軟件，移動指揮車，車載導(dǎo)航移動辦公，全球電子眼，及數(shù)據(jù)服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，指揮座席，機(jī)房，網(wǎng)絡(luò)，指揮中心裝修等環(huán)節(jié)。我公司是系統(tǒng)集成總包商，信息化軟件由我公司開發(fā)，其他元件代理執(zhí)行采購。
項(xiàng)目建設(shè)過程中，我從實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，靈活運(yùn)用了項(xiàng)目采購的知識，并逐步探索各種技巧和方法，其體現(xiàn)在以下方面：
一、 充分進(jìn)行采購元素分析，指出哪些產(chǎn)品和服務(wù)需要采購。采購分析在項(xiàng)目管理節(jié)點(diǎn)上，應(yīng)該是項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目方案已經(jīng)產(chǎn)出，采購需要根據(jù)方案做充分采購預(yù)算、步驟及順序。其過程是，分解方案，分解方案任務(wù)，列舉采購元素。在這個過程中，分解要細(xì)，估算要準(zhǔn)，否則采購就會出問題；采購不足，或者采購過量，都會帶來麻煩。在本文項(xiàng)目建設(shè)中，有一項(xiàng)采購就是“全球電子子項(xiàng)目”采購，其構(gòu)成有全球電子眼服務(wù)租用，電力布線，電信布線；其“全球電子眼”服務(wù)租用容易實(shí)現(xiàn)，但是電力，電信光線布線就不是那么容易。布線的位置在整個浦東區(qū)的某某道路或者某某廣場大廈口。有的地方需要挖路通線，有的地方偏僻，根本就無接電箱及光纖接入口，這個工程可能很打。我堅(jiān)持一定要對每一個實(shí)施點(diǎn)做好可行性方案規(guī)劃，把每一項(xiàng)成本和服務(wù)都要分析出來。事后證明，如果不是當(dāng)時方案細(xì)節(jié)分析到位，采購遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，而項(xiàng)目還有可能因此而破產(chǎn)，因?yàn)橛幸恍?shí)施成本需要上110萬，必須更換實(shí)施點(diǎn)。因此充分的采購分析，是大型項(xiàng)目建設(shè)不可缺少的，需要做得很好而且要細(xì)。
二、 根據(jù)項(xiàng)目方案、規(guī)劃，做好采購步驟及順序規(guī)劃。在“城管執(zhí)法集成項(xiàng)目”建設(shè)中，采購范圍很廣很多，如果一攬子采購，無前后順序之分，將對項(xiàng)目建設(shè)帶來混亂。因此我根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的步驟，陸續(xù)進(jìn)行相關(guān)的采購，合適合適地進(jìn)行采購選擇，采購合同，采購測試及采購驗(yàn)證，既能保證采購質(zhì)量，又能合理安排工作任務(wù)和人力資源。
三、 做好采購元素工作說明書，明確采購元素的功能、性能、質(zhì)量及集成要求。作為信息項(xiàng)目經(jīng)理，集成百家之長于一個項(xiàng)目，其重要的管理理念，我以為就是明確各家之者，讓其保質(zhì)保量，而且要能合理有理有據(jù)地綜合調(diào)度，集成整合。所以，各類采購工作說明書要詳細(xì)到位，出現(xiàn)偏差可以提前預(yù)防。在指揮中心視頻監(jiān)控顯示大屏幕采購過程中，有一家供應(yīng)商報(bào)上來的產(chǎn)品其圖像效果及價格都很讓客戶滿意；但其不支持計(jì)算機(jī)屏幕抓屏，需要我方調(diào)用其接口，將數(shù)據(jù)傳送。這樣的話，我們軟件設(shè)計(jì)界面無法按照客戶的要求投放到大屏幕上。因此我根據(jù)工作說明書，否決了這個供應(yīng)商，客戶也認(rèn)同這個做法，否則他們業(yè)務(wù)需求將達(dá)不到他們的要求。試想如果當(dāng)時不是工作說明書規(guī)定得好，而且本人又大意也沒有看軟件設(shè)計(jì)，那么一個大麻煩就來了。
四、 根據(jù)采購元素，分析潛在得供應(yīng)商。同類的產(chǎn)品，有多家供應(yīng)商可以選擇，也是件重要的因素。這樣可以避免單個供應(yīng)商盲目報(bào)價，作為采購方，也有個多重選擇的機(jī)會。
五、 從價格、功能、性能及質(zhì)量，以及供應(yīng)商信譽(yù)，在市場的產(chǎn)品聲譽(yù)，多方面綜合選擇供應(yīng)商。有的產(chǎn)品性能質(zhì)量很好，但功能不夠不能買；有的性能質(zhì)量不好也不能買；供應(yīng)商信譽(yù)不好，無法得到技術(shù)支持也不能買。
六、 接下來就采購執(zhí)行了。這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)在于制定采購的測試、驗(yàn)收及售后服務(wù)的細(xì)節(jié)。詳細(xì)的采購合同是今后作為項(xiàng)目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項(xiàng)目建設(shè)時，項(xiàng)目經(jīng)理就無法控制各個供應(yīng)商。從法律之外，也許可以通過人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但我認(rèn)為最直接有效的還是采購合同。在此我想多提一些見解。在我們國家的信息項(xiàng)目建設(shè)時，項(xiàng)目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來，對市場、合同知識了解不多，我特別提醒的是，作為項(xiàng)目經(jīng)理，這個知識十分重要。項(xiàng)目管理知識體系中，也單獨(dú)分出一章合同知識。對于信息項(xiàng)目采購，其又添加很多專業(yè)知識在其中。對于采購的產(chǎn)品及服務(wù)，其功能、性能、質(zhì)量、實(shí)施、部署、測試、驗(yàn)證、驗(yàn)收，每一個環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿，那么合同就采購計(jì)劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購合同。我在本文說提項(xiàng)目采購過程中，詳細(xì)做了合同制定。事后證明，這個工作十分重要。有的供應(yīng)商推委責(zé)任，或者相互推委，我就拿出合同，讓他們老老實(shí)實(shí)地做事，項(xiàng)目才得以順利進(jìn)行。
以上所述是我在采購管理的基本過程。也在實(shí)際應(yīng)用中，出現(xiàn)一些不足之處。其主要有：一、采購分析難以100％精確。還是存在一些遺漏，尚需要在實(shí)際的實(shí)施微微調(diào)整。二、各供應(yīng)商合同不能完全成為調(diào)度的“憲法”，有時需要通過談判、相互讓步。這兩點(diǎn)在采購管理執(zhí)行時，需要作為技巧來學(xué)習(xí)，以讓自己的采購管理技術(shù)及技巧更加完善。
結(jié)尾
最后，我想說，采購管理時信息項(xiàng)目管理知識體系重要的一章。做好采購分析，明確采購內(nèi)容制定采購工作說明書，同時制定采購順序，最后還要制定好采購合同。這是我在項(xiàng)目采購管理學(xué)習(xí)和實(shí)踐過程中的整體認(rèn)識和體會。