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《信息系統(tǒng)項目管理師教程(第二版)》筆記:項目溝通管理
來源:信管網 2012年08月15日 【所有評論 分享到微信
項目溝通管理的重要性
溝通(Communication)是人們分享信息、思想和情感的過程。
項目溝通管理過程揭示了實現(xiàn)成功溝通所需的人員、觀點、信息這三項要素之間的一種聯(lián)絡過程。
項目溝通管理過程包括:
溝通計劃編制,確定項目干系人的信息和溝通需求:哪些人是項目干系人,他們對該項目的收益水平和影響程度如何,誰需要什么樣的信息,何時需要,以及應怎樣分發(fā)給他們。
信息分發(fā),以合適的方式及時向項目干系人提供所需信息。
績效報告,收集并分發(fā)有關項目績效的信息,包括狀態(tài)報告、進展報告和預測。
項目干系人管理,對項目溝通進行管理,以滿足信息需要者的需求并解決項目干系人之間的問題。
 
溝通計劃編制
溝通計劃包括決定項目干系人的信息和溝通需求:誰?需要什么信息?什么時候需要?怎么獲得?
溝通計劃編制常常與組織計劃編制緊密聯(lián)系在一起,因為項目的組織結構對項目溝通需求有重大影響。
輸入
工具與技術
輸出
組織過程資產
項目章程
項目管理計劃
項目范圍說明書
項目干系人分析
溝通需求分析
溝通技術
溝通管理計劃
 
信息分發(fā)
以合適的方式及時向項目干系人提供所需信息。信息分發(fā)是向項目干系人及時地提供所需的信息。包括實施溝通管理計劃以及對始料不及的信息需求的應對。
輸入
工具與技術
輸出
工作績效信息
溝通管理計劃
溝通技術
信息收集和檢索系統(tǒng)
信息分發(fā)方法
取得的經驗教訓
更新的項目管理計劃
組織過程資產
 
績效報告
績效報告包括收集和發(fā)布績效信息,從而向項目干系人提供為達到項目目標如何使用資源的信息。這樣的過程有:
狀況報告,描述項目當前所處的狀況,例如,與進度計劃和預算指標有關的狀態(tài)。
進展報告,描述項目團隊已完成的工作,例如,進度計劃完成百分比,或者完成的任務有哪些,沒有完成的任務有哪些。
項目預測,對未來項目的狀況和進度做出預計。
績效報告一般應提供關于范圍、進度計劃、費用和質量等的信息。許多項目還要求提供風險和采購的信息??冃蟾婵梢允蔷C合性,也可以是針對某一特例。
輸入
工具與技術
輸出
工作績效信息
項目管理計劃
預測
已批準的變更請求
可交付物
信息表示工具
績效信息收集和編輯
狀態(tài)評審會議
績效報告
預測
需求變更
更新的項目管理計劃
建議的糾正措施
組織過程資產
 
項目干系人管理
對項目溝通進行管理,以滿足信息需要者的需求并解決項目干系人之間的問題。
輸入
工具與技術
輸出
項目管理計劃
溝通管理計劃
組織過程資產
溝通方法
問題日志
問題解決
更新的項目溝通管理計劃
組織過程資產
 
改善溝通的軟技巧
項目溝通的幾個原則:
1)        溝通內外有別
2)        非正式的溝通有利于管理的融洽
3)        采用對方能接受的溝通風格
4)        溝通的升級原則
5)        掃清溝通的障礙
 
人際溝通風格可以簡化為四種類型:理想型、實踐型(操縱型)、表現(xiàn)型(親和型)、理性型(分析型)。
 
“六頂思考帽”的思考方式。
 
項目需求溝通
系統(tǒng)集成企業(yè)在需求分析階段如何進行更好的溝通:
首先,了解項目背景、項目涉及到的業(yè)務屬性和基本規(guī)律、業(yè)界的主流技術、業(yè)界和本企業(yè)以往的成功經驗。
其次,了解項目本身的需求信息。
再次,項目組以業(yè)務咨詢的角色對客戶的業(yè)務模式提出建議。
最后,確定項目需求。
 
使用項目溝通模板
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