2014年6月，本人參與了“省圖書(shū)館RFID（無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)）信息管理系統(tǒng)”的項(xiàng)目建設(shè)，擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理一職。系統(tǒng)通過(guò)數(shù)字化標(biāo)簽讀取技術(shù)，極大地提高了圖書(shū)的流通和管理效率，降低了館員的工作強(qiáng)度，全面提高了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量和整體形象。該項(xiàng)目做為擬在全省范圍內(nèi)應(yīng)用推廣的數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)重點(diǎn)工程之一，受到省市及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。做為建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目的采購(gòu)管理過(guò)程中，科學(xué)的運(yùn)用項(xiàng)目采購(gòu)管理的理論知識(shí)，結(jié)合自己的實(shí)踐，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，按照項(xiàng)目設(shè)計(jì)和計(jì)劃的要求，通過(guò)制訂合理的采購(gòu)計(jì)劃、有效地選擇和管理供應(yīng)商、加強(qiáng)對(duì)合同的管理等措施，確保項(xiàng)目采購(gòu)產(chǎn)品的達(dá)到適質(zhì)、適價(jià)、適 時(shí)、適量的要求。同時(shí)針對(duì)在采購(gòu)管理中出現(xiàn)的進(jìn)度變更問(wèn)題，采取了合情合理的溝通技巧，有效地控制了采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，使得項(xiàng)目順利進(jìn)展，保證了項(xiàng)目的工期、成本及質(zhì)量，受到用戶方的高度評(píng)價(jià)。 

隨著中國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化持續(xù)發(fā)展，人們對(duì)科學(xué)文化教育事業(yè)的投入愈來(lái)愈多，圖書(shū)館的建設(shè)管理也是其中之一。圖書(shū)館的職能涵蓋圖書(shū)的采購(gòu)、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統(tǒng)的手工方式實(shí)現(xiàn)，效率低下，工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，應(yīng)用RFID技術(shù)，可以將上述所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，提高各環(huán)節(jié)的服務(wù)品質(zhì)和工作效率，全面提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量和社會(huì)效益。 

本系統(tǒng)內(nèi)容主要包括：圖書(shū)出入庫(kù)采編管理子系統(tǒng)、圖書(shū)數(shù)字識(shí)別分類管理子系統(tǒng)、圖書(shū)安全管理子系統(tǒng)、圖書(shū)自助檢索借還子系統(tǒng)等。項(xiàng)目主要工作是RFID標(biāo)簽及其讀寫(xiě)設(shè)備的安裝調(diào)試、RFID信息管理系統(tǒng)配套軟件的規(guī)劃開(kāi)發(fā)和實(shí)施等。 

圖書(shū)館的管理流通模式，突出圖書(shū)館以人為本的管理模式，強(qiáng)調(diào)圖書(shū)館的服務(wù)功能，讀者在館內(nèi)擁有最大的自由活動(dòng)空間，提高圖書(shū)館的管理效率，藏閱合一。結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際建設(shè)情況，在圖書(shū)館各層出入口設(shè)置圖書(shū)流通安全管理子系統(tǒng)，在各閱覽室內(nèi)設(shè)置RFID館員工作站和自助服務(wù)區(qū)，方便館員對(duì)圖書(shū)的管理以及讀者進(jìn)行查詢和借/還書(shū)處理，在圖書(shū)館書(shū)庫(kù)集中區(qū)域設(shè)置RFID圖書(shū)館典藏識(shí)別分檢子系統(tǒng)，館員可快速查找圖書(shū)、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書(shū)的流通及管理效率。 

項(xiàng)目啟動(dòng)后，本人被公司任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)工作。 在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，以及項(xiàng)目各組干系人的配合與支持下，我與項(xiàng)目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過(guò)近10個(gè)月的努力，終于在2015年3月全面通過(guò)系統(tǒng)驗(yàn)收，項(xiàng)目總花費(fèi)成本為98.38萬(wàn)元，比計(jì)劃提前了15天完成項(xiàng)目建設(shè)。 

該項(xiàng)目的成功與項(xiàng)目整體實(shí)施過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程的有效管理也是分不開(kāi)的。眾所周知，采購(gòu)工作直接影響著項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度；采購(gòu)質(zhì)量的好壞也制約著項(xiàng)目質(zhì)量的高低，并將決定項(xiàng)目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。下面我就本項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃、合同編制、供應(yīng)商選擇、合同管理等方面對(duì)采購(gòu)管理加以探討。 

項(xiàng)目采購(gòu)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在實(shí)施具體的采購(gòu)行為前首先要考慮項(xiàng)目的采購(gòu)需求。這就需要結(jié)合項(xiàng)目的管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、工作分解結(jié)構(gòu)表等等，決定項(xiàng)目必需采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)、采購(gòu)的數(shù)量、采購(gòu)設(shè)備的規(guī)格要求以及質(zhì)量要求、采購(gòu)的時(shí)機(jī)、采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；在采購(gòu)中應(yīng)及時(shí)了解當(dāng)前產(chǎn)品或服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)位、市場(chǎng)供求情況，以便對(duì)采購(gòu)成本作出一個(gè)比較準(zhǔn)確的估算和預(yù)測(cè)，以使項(xiàng)目的資金使用率得到提高，優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中的資源調(diào)配。在制訂采購(gòu)計(jì)劃中還要充分考慮采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)采取有效的措施進(jìn)行預(yù)防。比如供應(yīng)商選擇的風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備不能及時(shí)到貨的風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)的設(shè)備質(zhì)量未能達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后維修風(fēng)險(xiǎn)等。通過(guò)對(duì)以上各種因素的分析，并參照了公司采購(gòu)管理制度及操作流程的規(guī)定，我編制出詳細(xì)可行的項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃。 

在采購(gòu)實(shí)施工作中，為規(guī)范項(xiàng)目采購(gòu)管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即采購(gòu)申請(qǐng)審批、詢價(jià)申報(bào)審批和到貨驗(yàn)收三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的審查。采購(gòu)申請(qǐng)審批是在項(xiàng)目選型經(jīng)過(guò)技術(shù)論證后開(kāi)展；詢價(jià)申報(bào)審批是在確認(rèn)供應(yīng)商，并通過(guò)談判確認(rèn)最終采購(gòu)價(jià)格后開(kāi)展。同時(shí)需提交供應(yīng)商的相關(guān)證明文件、售后保證等承諾文件；到貨驗(yàn)收是依據(jù)采購(gòu)合同，執(zhí)行到貨驗(yàn)收的審查工作。“三審”制對(duì)于保證采購(gòu)工作合理、規(guī)范的開(kāi)展，發(fā)揮了重要作用。 

為了保證采購(gòu)計(jì)劃的有效性，按時(shí)、高質(zhì)量的獲得外部產(chǎn)品和服務(wù)資源，必須制訂出項(xiàng)目的招標(biāo)計(jì)劃。合同編制過(guò)程包括準(zhǔn)備招標(biāo)所需要的文件和確定合同簽訂的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程。招標(biāo)文件編制的質(zhì)量將直接關(guān)系到招標(biāo)工作是否能正常進(jìn)行、授標(biāo)后是否能順利履行合同。故我在編制過(guò)程中，力求做到內(nèi)容完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生岐義，增加評(píng)標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。 

招標(biāo)文件訂包括以下幾個(gè)方面： 

技術(shù)文件：設(shè)備、散材及附件的技術(shù)條件和要求； 

商務(wù)文件：包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一覽表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?nbsp;在擬訂招標(biāo)文件過(guò)程中，我組織了有關(guān)方面的專家及具備類似經(jīng)驗(yàn)的人員，從項(xiàng)目的實(shí)際需求出發(fā)，經(jīng)過(guò)反復(fù)討論、審查、修改，最后形成定稿。對(duì)于關(guān)鍵件的選用，在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件上予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵的規(guī)格型號(hào)及供貨廠商。這樣有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過(guò)大，從而減少評(píng)標(biāo)的工作量。 

在收到眾多供應(yīng)商的報(bào)價(jià)之后，我組織相應(yīng)人員對(duì)供方的供貨能力、提供的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估，以選擇合格供方，確保采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)符合規(guī)定要求。在開(kāi)展此項(xiàng)工作中，我建立了一套供應(yīng)商評(píng)價(jià)表， 設(shè)置了包括：需求分析、產(chǎn)品價(jià)格、技術(shù)實(shí)力、企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)質(zhì)量、管理能力、售后服務(wù)等評(píng)價(jià)內(nèi)容，并對(duì)每一評(píng)價(jià)內(nèi)容按照重要程度設(shè)置了對(duì)應(yīng)的權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)置權(quán)重時(shí)，我認(rèn)為低價(jià)位是供應(yīng)商選擇的一個(gè)比較重要的指標(biāo)，但不一定是主要考慮因素，交貨周期及付款方式，甚至和供應(yīng)商友好合作的關(guān)系等都是一些需要綜合平衡考慮的因素。依據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)表，我組織了包括公司產(chǎn)品部、營(yíng)銷管理部 等干系人參與對(duì)具備合作意向的供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一打分，并將分?jǐn)?shù)的高低做為選擇供應(yīng)商的一個(gè)極其重要的指標(biāo)。 

在選定相應(yīng)供應(yīng)商之后，我安排公司合同管理員，參照公司的合同樣本制訂了采購(gòu)合同。合同條款中重點(diǎn)明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)據(jù)、價(jià)格、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及交貨地點(diǎn)和交貨方式等條款。為了確保合同無(wú)漏洞，又請(qǐng)了財(cái)務(wù)、營(yíng)銷管理部、公司法律顧問(wèn)等相關(guān)人員共同審閱并會(huì)簽。經(jīng)過(guò)相關(guān)部門及供應(yīng)商共同對(duì)合同條文的反復(fù)商討及修訂，最終形成合同定稿。為了控制相關(guān)變更帶來(lái)的影響和風(fēng)險(xiǎn)，合同中特別明確當(dāng)任一變更發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知對(duì)方，雙方就變更協(xié)商一致，方能執(zhí)行變更，必要時(shí)可就變更事項(xiàng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。 

合同管理過(guò)程是確保供應(yīng)商執(zhí)行符合合同的需求，我根據(jù)合同及采購(gòu)規(guī)劃設(shè)立了對(duì)供應(yīng)商的檢查點(diǎn)，要求供應(yīng)商按時(shí)提交合同進(jìn)展情況、工程安裝調(diào)試進(jìn)度等等，以便及時(shí)有效地監(jiān)督合同執(zhí)行情況。 

在執(zhí)行本項(xiàng)目的采購(gòu)合同中，我針對(duì)所采購(gòu)的應(yīng)用服務(wù)器及WEB服務(wù)器的到貨及安裝要求，設(shè)置了幾個(gè)主要的檢查節(jié)點(diǎn)，要求供應(yīng)商報(bào)告設(shè)備的訂貨狀況、貨物的擬發(fā)運(yùn)日期、到貨日期、貨物的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、現(xiàn)場(chǎng)的安裝調(diào)試報(bào)告等。在合同執(zhí)行過(guò)程中，由于黨校領(lǐng)導(dǎo)層決定提前上線教學(xué)管理系統(tǒng)，故要求服務(wù)器需要提前10天到位。本人得知此信息后及時(shí)和供應(yīng)商及其領(lǐng)導(dǎo)溝通，希望對(duì)方能夠理解，表示為了建立雙方長(zhǎng)期的合作關(guān)系，希望供應(yīng)商盡力配合，解決實(shí)際的問(wèn)題，以給我們的高層領(lǐng)導(dǎo)們留下良好的印象，達(dá)到雙贏的效果。同時(shí)本人表示在到貨后，將積極按合同要求組織相關(guān)的人員進(jìn)行貨物的驗(yàn)收，并聯(lián)系好客戶方對(duì)小型機(jī)的安裝調(diào)試給予積極的配合。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組與供應(yīng)商及客戶三方的能力合作，服務(wù)器按要求的進(jìn)度順利完成了安裝和調(diào)試。最終項(xiàng)目比預(yù)定計(jì)劃提前了15天完成了驗(yàn)收。 

當(dāng)全部采購(gòu)的設(shè)備都按照合同條款進(jìn)行驗(yàn)收核實(shí)后，就進(jìn)入了合同收尾階段，我同時(shí)也向財(cái)務(wù)部門提出了合同尾款的支付申請(qǐng)。同時(shí)對(duì)于一些過(guò)程文檔（包括工作說(shuō)明書(shū)合同、發(fā)貨單、收貨單、驗(yàn)收單等等）進(jìn)行了歸檔整理，對(duì)采購(gòu)管理中獲得的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)也做了備案記錄。 

在合同收尾時(shí)，我們對(duì)本次采購(gòu)的供應(yīng)商就本次采購(gòu)進(jìn)行了良好的評(píng)價(jià)，今后可以根據(jù)此衡量繼續(xù)展開(kāi)合作，和供應(yīng)商建立健全一種長(zhǎng)期的合作關(guān)系能持續(xù)發(fā)送供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效地降低項(xiàng)目采購(gòu)總成本。 

結(jié)束語(yǔ) 

由于實(shí)施過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理得當(dāng)，促進(jìn)了項(xiàng)目順利實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的各項(xiàng)目標(biāo)，確保了項(xiàng)目按即定的成本和預(yù)算完成了。我們的項(xiàng)目組贏得了公司與客戶的一致好評(píng)，同時(shí)也和供應(yīng)商建立了良好的合作關(guān)系。在今后的工作中，本人將繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最大限度地滿足項(xiàng)目干系人的需求和希望的目的。