溝通管理論文習(xí)作：

     概述：項(xiàng)目溝通管理貫穿于項(xiàng)目的全過程，從項(xiàng)目啟動，計(jì)劃，設(shè)計(jì)，實(shí)施，監(jiān)控和收尾，它是項(xiàng)目順利實(shí)施和成功完成，達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)的重要手段之一，本文以我主持過的某信息化建設(shè)系統(tǒng)為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通管理，指出項(xiàng)目溝通管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中具有重要地位和關(guān)鍵作用。在該項(xiàng)目中，我作為用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與了項(xiàng)目的管理工作，我在項(xiàng)目溝通管理中，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和特點(diǎn)，有針對性地強(qiáng)化某些方面溝通管理的工作，并采取了以下針對性的措施：確定重要的項(xiàng)目關(guān)系人，關(guān)鍵干系人的參與是保證項(xiàng)目順利進(jìn)行的基礎(chǔ)；加強(qiáng)項(xiàng)目組內(nèi)成員的溝通，并形成知識共享的平臺；召開績效評審大會，預(yù)測項(xiàng)目是否成功完成，是否能達(dá)到用戶的滿意，使項(xiàng)目的進(jìn)展情況在掌握之中。通過這些辦法，成功的控制了項(xiàng)目的范圍，保證了項(xiàng)目按時(shí)交付使用，保證了項(xiàng)目的質(zhì)量，順利完成了這個(gè)項(xiàng)目。

    正文：2004年5月，我受公司委派，負(fù)責(zé)擔(dān)任某某某大學(xué)招生計(jì)劃網(wǎng)站項(xiàng)目的管理建設(shè)工作，并出任項(xiàng)目經(jīng)理。該網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息發(fā)布，網(wǎng)上招生，網(wǎng)上身份鑒定和確認(rèn)三大業(yè)務(wù)功能，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括：機(jī)房的鋪設(shè)，服務(wù)器的架設(shè)。該系統(tǒng)采用b/s的架構(gòu)，客戶機(jī)只需要安裝通用的瀏覽器軟件，便可訪問大學(xué)招生計(jì)劃網(wǎng)站。項(xiàng)目計(jì)劃投資100萬元，計(jì)劃5個(gè)月完成。由于該項(xiàng)目極大地影響著大學(xué)的形象和聲譽(yù)，又與考生的切身利益直接相關(guān)，我在確保系統(tǒng)的目標(biāo)，可靠性，穩(wěn)定性的同時(shí)，著重重加強(qiáng)了項(xiàng)目的溝通管理。

一， 依據(jù)公司的知識庫，和項(xiàng)目管理計(jì)劃，以及憑借個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，我組織項(xiàng)目組成員，利用頭腦風(fēng)暴法，制訂了切實(shí)可行溝通管理計(jì)劃。本溝通管理計(jì)劃分為項(xiàng)目內(nèi)溝通和項(xiàng)目組外溝通管理計(jì)劃，重點(diǎn)是分析本項(xiàng)目中總共涉及多少個(gè)項(xiàng)目干系人，這些干系人對項(xiàng)目的影響如何，以及這些干系人最關(guān)心項(xiàng)目的哪些方面，其次，確定與這些干系人的溝通渠道，方式，方法，何時(shí)，何地，把他們最關(guān)心的信息分發(fā)給他們，比如：大學(xué)招生辦的處長，他作為甲方的法人代表，是本項(xiàng)目中最關(guān)鍵的干系人，但此人級別高，業(yè)務(wù)多，溝通起來有難度。我們項(xiàng)目組成員經(jīng)過討論，認(rèn)為我公司的高層主管老王與該處長以前有過業(yè)務(wù)上的合作，老王與他溝通起來比較方便。實(shí)踐證明，在以后的項(xiàng)目進(jìn)行當(dāng)中，老王與該處長的溝通對取得該項(xiàng)目的成功起到了至關(guān)重要的作用。最后，制定項(xiàng)目組內(nèi)溝通管理計(jì)劃細(xì)則，例如，多長時(shí)間召開一次例會，例會的主題和內(nèi)容是什么？對一些專業(yè)術(shù)語，專業(yè)名詞，縮寫和定義進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定和解釋，以便在項(xiàng)目組內(nèi)建立共同的語言。

二．定期召開績效評審大會。首先搜集實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的資源使用情況，即包括質(zhì)量，成本，進(jìn)度，范圍方面的信息，匯報(bào)的內(nèi)容包括：項(xiàng)目的進(jìn)展和調(diào)整情況，項(xiàng)目的總投入，資金到位情況，項(xiàng)目的資金實(shí)際支出情況，項(xiàng)目主要效益情況，財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各職能團(tuán)隊(duì)執(zhí)行情況，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行中存在的問題及改進(jìn)措施。預(yù)測項(xiàng)目的進(jìn)展。匯報(bào)這些數(shù)據(jù)時(shí)，我本著客觀公正的態(tài)度，事實(shí)求是，目的是給予項(xiàng)目一個(gè)正確的評價(jià)，以期在項(xiàng)目以后進(jìn)展中，這些問題得以解決，使項(xiàng)目處于一個(gè)良性發(fā)展的態(tài)勢，對于這次評審大會，我建議所有項(xiàng)目干系人提出自己的意見和不滿，并認(rèn)真記載記錄，以備下一次的溝通只用。實(shí)踐證明，這個(gè)方法在以后的項(xiàng)目進(jìn)展中，起到了很好的溝通效果，有利于項(xiàng)目的健康發(fā)展和順利完成。比如甲方代表王某在會上提出，項(xiàng)目組采購的服務(wù)器現(xiàn)在還沒有到貨，可能會影響系統(tǒng)調(diào)試，最終延緩項(xiàng)目的交工。對于這個(gè)問題，我們拿出采購合同和供應(yīng)方的相關(guān)的信用度材料，使甲方代表打消了這個(gè)顧慮，對項(xiàng)目發(fā)展充滿信信心。在本項(xiàng)目中我們采用定期匯報(bào)、階段評審和重大問題報(bào)告評估三種形式報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。定期報(bào)告就是在某一特定時(shí)間內(nèi)將完成的工作量向干系人匯報(bào)，報(bào)告的時(shí)間和頻度在溝通計(jì)劃中制定，報(bào)告的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問題、解決辦法、下階段計(jì)劃等。在項(xiàng)目進(jìn)行到重要階段或里程碑式的項(xiàng)目發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評審。比如在網(wǎng)站軟件開發(fā)過程中：需求評審、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)評審、代碼復(fù)審、測試計(jì)劃評審等。在出現(xiàn)重大問題時(shí)，進(jìn)行緊急報(bào)告評估，內(nèi)容包括：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、如何解決（所需資源）、問題緊迫性（必須什么時(shí)間內(nèi)得到反饋）等。當(dāng)然在項(xiàng)目評審會議上也會暴漏一些影藏的問題，為了逃避責(zé)任而相互指責(zé)，比如，由于軟件設(shè)計(jì)圖紙不能按時(shí)交付出來，導(dǎo)致編碼組不能按期交付代碼清單。對于這個(gè)問題，我拿出項(xiàng)目管理計(jì)劃和工作分解結(jié)構(gòu)，明確了項(xiàng)目責(zé)任人的劃分，確定了責(zé)任，防止了組內(nèi)成員的無休止?fàn)幷摗榇_保項(xiàng)目的下一步順利開展奠定了基礎(chǔ)。

三，技術(shù)的交流和溝通。對于項(xiàng)目組中存在的技術(shù)問題，我認(rèn)為也是項(xiàng)目溝通中的重要內(nèi)容，對于項(xiàng)目組來說，項(xiàng)目開發(fā)的過程既是知識共享的過程，也是技術(shù)創(chuàng)新的過程。因此我努力打造一個(gè)平等的，知識共享的平臺，比如建立bbs技術(shù)交流平臺，對于一些高端，前沿的技術(shù)問題，我聘請技術(shù)專家給大家集體授課，大家課下積極討論，并把學(xué)習(xí)到的知識運(yùn)用到項(xiàng)目的實(shí)踐當(dāng)中去，對于在項(xiàng)目實(shí)踐當(dāng)中遇到的疑點(diǎn)和難點(diǎn)，我采用集中，民主式討論，并認(rèn)真記載，形成知識庫。實(shí)踐證明，這個(gè)方法對于構(gòu)建良好的知識共享平臺起到了很好的作用。比如，新畢業(yè)的碩士生小王雖理論知識扎實(shí)豐富，但缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對于在實(shí)踐中遇到的問題感到無從下手，針對此種情況，我開展技術(shù)研討會，大家集思廣益，不搞知識壟斷，切磋在實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，利用知識共享解決了項(xiàng)目實(shí)踐中遇到的問題，確保了項(xiàng)目的下一工作的順利實(shí)施。小王也在此次研討會中受益頗深。

四  項(xiàng)目干系人的管理。對項(xiàng)目關(guān)系人的管理就是合理解決項(xiàng)目關(guān)系人之間的問題，化解他們之間因不同的項(xiàng)目目標(biāo)而產(chǎn)生的分歧，避免他們在項(xiàng)目進(jìn)行之中分崩離析，尋找他們之間的平衡點(diǎn)，保證項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，以滿足個(gè)個(gè)干系人的項(xiàng)目目標(biāo)需求。在本項(xiàng)目中，建設(shè)方希望用最少的的投資保證計(jì)劃招生網(wǎng)站可靠，穩(wěn)定的運(yùn)行，而我公司高層，希望花費(fèi)最少的成本實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。如何尋求雙方的平衡點(diǎn)，是我作為項(xiàng)目經(jīng)理必須要做的工作。我通過定期給雙方代表匯報(bào)的方式，利用掙值分析技術(shù)，尋求投資和成本之間的平衡點(diǎn)，讓雙方達(dá)成了都滿意的解決方案。另外利用問題日志技術(shù)詳細(xì)記載此類問題，并備案，供以后查找提供備忘錄。

結(jié)束語：在該項(xiàng)目的建設(shè)中，由于采用了上述的溝通方法和技術(shù)，確保了該項(xiàng)目的順利開展，保證了該項(xiàng)目的按期，保質(zhì)的順利完成，在大學(xué)內(nèi)部和社會上取得了良好的應(yīng)用效果。用戶對該項(xiàng)目的滿意度達(dá)到了98%。回顧整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過程，雖然溝通管理取得了良好的效果，但也存在以下幾個(gè)方面的不足：1.需求分析階段做的不夠充分，致使在設(shè)計(jì)階段部分客戶不滿意，造成返工的現(xiàn)象。這說明在需求分析階段與客戶業(yè)務(wù)溝通方面還有一定的差距，以后要加強(qiáng)與應(yīng)用客戶的溝通管理，探討和嘗試溝通的新技術(shù)和方法2溝通的效率的還有待進(jìn)一步提高，項(xiàng)目組成員內(nèi)部雖然落實(shí)了溝通管理計(jì)劃，但對溝通缺乏深刻的理解，技術(shù)溝通多，業(yè)務(wù)溝通少，致使溝通效率低下。這要求在以后的工作中，加強(qiáng)溝通管理的培訓(xùn)，提高對溝通的管理認(rèn)識理解，這將在在項(xiàng)目的活動中發(fā)揮巨大的作用。