項目溝通管理包括如下過程：

①溝通計劃編制。確定項目干系人的信息和溝通需求：哪些人是項目干系人，他們對于該項目的收益水平和影響程度如何，誰需要什么樣的信息，何時需要，以及應(yīng)怎么樣分發(fā)給他們。

②信息分發(fā)。以合適的方式及時向項目干系人提供所需信息。

③績效報告。收集并分發(fā)有關(guān)項目績效的信息，包括狀態(tài)報告、進(jìn)展報告和預(yù)測。

④項目干系人管理。對項目溝通進(jìn)行管理，以滿足信息需要者的需求并解決項目干系人之間的問題。

溝通管理計劃編制過程一般分為如下幾個步驟：

（１）確定干系人的溝通信息需求，即哪些人需要溝通，誰需要什么信息，什么時候需要以及如何把信息發(fā)送出去。

（２）描述信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)。

（３）發(fā)送信息和重要信息的格式，主要指創(chuàng)建信息發(fā)送的檔案，獲得信息的訪問方法。

通常，溝通計劃編制的第一步就是干系人分析，得出項目中溝通的需求和方式，進(jìn)而形成較為準(zhǔn)確的溝通需求表，然后再針對需求進(jìn)行計劃編制。

溝通管理計劃的主要內(nèi)容：

（１）項目關(guān)系人溝通要求。

（２）對要發(fā)布信息的描述，包括格式、內(nèi)容和詳盡程度。

（３）信息接收的個人或組織。

（４）傳達(dá)信息所需的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件或新聞發(fā)布等。

（５）溝通頻率，如每周溝通等。

（６）上報過程，對下層無法解決的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈（名稱）。

（７）隨項目的進(jìn)展對溝通管理計劃更新與細(xì)化的方法。

（８）通用詞語表。

常用的溝通方式的優(yōu)缺點或特點介紹如下

1、書面與口頭、聽和說

書面的溝通方式優(yōu)點是清晰，二義性少以及可以作為備忘錄，也可作為雙方溝通的證據(jù)。而缺點是缺乏人性化，如某些勇于較為生硬的話，容易使雙方的關(guān)系出現(xiàn)矛盾。

2、對內(nèi)與對外

項目經(jīng)理通常采用不同的方式進(jìn)行對內(nèi)（項目團(tuán)隊內(nèi)）和對外（對顧客、媒體和公眾等）的溝通。對內(nèi)溝通講究的是效率和準(zhǔn)確度，對外溝通強調(diào)的信息的充分和準(zhǔn)確。對內(nèi)的溝通可以以非正式的方式出現(xiàn)，而對外的溝通要求項目經(jīng)理以正式的方式進(jìn)行。

3、正式與非正式

通常情況下，正式（如報告、情況介紹會等）的溝通是在項目會議時進(jìn)行的，而非正式（如備忘錄、即興談話等）的項目溝通屬于大多數(shù)場合的方式。

4、垂直與水平

垂直方向（從下到上或者從上到下）溝通的特點是：溝通信息傳播速度快，準(zhǔn)確程度高。

水平方向溝通的特點是：復(fù)雜程度高，往往不受當(dāng)事人的控制。