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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理和采購(gòu)管理

【摘要】

2018年4月，我公司承建了某上市公司的服務(wù)商系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。項(xiàng)目預(yù)算1500萬(wàn)，項(xiàng)目周期10個(gè)月。計(jì)劃完成合同在線(xiàn)簽約、職級(jí)系統(tǒng)、營(yíng)養(yǎng)俱樂(lè)部、電子簽章、會(huì)議室在線(xiàn)預(yù)約等功能。此次項(xiàng)目是客戶(hù)準(zhǔn)備將線(xiàn)下業(yè)務(wù)大規(guī)模轉(zhuǎn)移線(xiàn)上的第一步，項(xiàng)目成功與否會(huì)直接影響與我公司日后的合作。我公司領(lǐng)導(dǎo)十分重視，任命我為項(xiàng)目經(jīng)理，希望我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)圓滿(mǎn)完成任務(wù)。

這個(gè)項(xiàng)目需要采購(gòu)OCR識(shí)別和電子發(fā)票驗(yàn)證的調(diào)用接口，這對(duì)我們公司而言是比較新的技術(shù)點(diǎn)，所以對(duì)我們的采購(gòu)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理有較高要求，這讓我作為項(xiàng)目經(jīng)理感到了壓力和挑戰(zhàn)。

在項(xiàng)目管理過(guò)程中，我將信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理理論作為大框架，從項(xiàng)目管理的五大過(guò)程組、十大知識(shí)域出發(fā)，結(jié)合47個(gè)過(guò)程的輸入輸出和技術(shù)工具，在整體上把握項(xiàng)目方向。本文主要從采購(gòu)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理這兩個(gè)知識(shí)域來(lái)闡述項(xiàng)目管理理論在實(shí)踐中的運(yùn)用。最后總結(jié)了一些自己的不足和未來(lái)對(duì)自己的期望。

【正文】

一、項(xiàng)目概述

2018年4月，某上市公司與我公司達(dá)成合作，因其業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，底下服務(wù)商數(shù)量迅猛增加，若繼續(xù)按照現(xiàn)有的管理模式，對(duì)他們的管理難度和管理成本都是極大的挑戰(zhàn)。所以客戶(hù)計(jì)劃投資1500萬(wàn)，建設(shè)他們的服務(wù)商系統(tǒng)項(xiàng)目，其中包含在線(xiàn)簽約、職級(jí)系統(tǒng)、營(yíng)養(yǎng)俱樂(lè)部、電子簽章、發(fā)票自動(dòng)審核、會(huì)議室在線(xiàn)預(yù)約等功能，建設(shè)周期10個(gè)月。到期需要交付移動(dòng)端、PC端、小程序端、后端的源碼，并幫助上線(xiàn)。

公司領(lǐng)導(dǎo)在初步了解客戶(hù)需求后，任命我為項(xiàng)目經(jīng)理，并安排了一次與客戶(hù)的碰頭會(huì)議。會(huì)議中，客戶(hù)公司領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)了對(duì)此次項(xiàng)目的高度重視，希望這次項(xiàng)目能給他們帶來(lái)實(shí)質(zhì)的成本降低和管理升級(jí)，同時(shí)表示，項(xiàng)目中若有需要協(xié)助的地方，一定極力配合。唯一的要求是，到期交付的產(chǎn)品一定要保證高質(zhì)量。

在確認(rèn)了客戶(hù)需求后，我立刻從公司各部門(mén)抽調(diào)了骨干人員，組成了包括我在內(nèi)的31人項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員包括：項(xiàng)目經(jīng)理1人、需求分析2人、設(shè)計(jì)師2人、大前端開(kāi)發(fā)14人、后端開(kāi)發(fā)6人、測(cè)試6人。

二、理論

風(fēng)險(xiǎn)管理是對(duì)項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃和控制，目標(biāo)是提高積極事件的概率和影響，降低消極事件的概率和影響。采購(gòu)管理是對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)進(jìn)行規(guī)劃、執(zhí)行和控制。通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理知識(shí)，我了解到，風(fēng)險(xiǎn)管理包含6個(gè)過(guò)程，其中前5個(gè)過(guò)程屬于計(jì)劃過(guò)程組，后1個(gè)過(guò)程屬于控制過(guò)程組。采購(gòu)管理包含4個(gè)過(guò)程，這4個(gè)過(guò)程分別屬于計(jì)劃過(guò)程組、執(zhí)行過(guò)程組、控制過(guò)程組、收尾過(guò)程組。

（1）風(fēng)險(xiǎn)管理的6個(gè)過(guò)程

風(fēng)險(xiǎn)管理的計(jì)劃過(guò)程包括1、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理;2、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn);3、定性風(fēng)險(xiǎn)分析;4、定量風(fēng)險(xiǎn)分析;5、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。1、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理，通過(guò)專(zhuān)家判斷、分析技術(shù)，輸出風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，為項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理提供指南和方向。2、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)文檔審查、圖解技術(shù)，輸出風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)。3、定性風(fēng)險(xiǎn)分析，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)概率和影響評(píng)估、概率和影響矩陣，輸出項(xiàng)目文件更新。4、定量風(fēng)險(xiǎn)分析，通過(guò)數(shù)據(jù)收集和展示技術(shù)、定量風(fēng)險(xiǎn)分析和建模技術(shù)，輸出項(xiàng)目文件更新。5、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，通過(guò)消極風(fēng)險(xiǎn)或威脅的應(yīng)對(duì)策略、積極風(fēng)險(xiǎn)或機(jī)會(huì)的應(yīng)對(duì)策略，輸出項(xiàng)目文件更新、項(xiàng)目管理計(jì)劃更新。

風(fēng)險(xiǎn)管理的控制過(guò)程包括控制風(fēng)險(xiǎn)，控制風(fēng)險(xiǎn)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)再評(píng)估，輸出工作績(jī)效信息、變更請(qǐng)求等其他文件的更新。

（2）采購(gòu)管理的4個(gè)過(guò)程

采購(gòu)管理的計(jì)劃過(guò)程包括規(guī)劃采購(gòu)管理，規(guī)劃采購(gòu)管理通過(guò)自制或外購(gòu)分析、市場(chǎng)調(diào)研，輸出采購(gòu)管理計(jì)劃、采購(gòu)文件等。

采購(gòu)管理的執(zhí)行過(guò)程包括實(shí)施采購(gòu)。實(shí)施采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)投標(biāo)人會(huì)議、采購(gòu)談判，輸出合同、選定的賣(mài)方等。

采購(gòu)管理的控制過(guò)程包括控制采購(gòu)?？刂撇少?gòu)?fù)ㄟ^(guò)合同變更控制系統(tǒng)、索賠管理，輸出工作績(jī)效信息、變更請(qǐng)求等。

采購(gòu)管理的收尾過(guò)程包括結(jié)束采購(gòu)。結(jié)束采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)采購(gòu)審計(jì)、采購(gòu)談判，輸出結(jié)束的采購(gòu)、組織過(guò)程資產(chǎn)更新。

（3）采購(gòu)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)系

風(fēng)險(xiǎn)管理和采購(gòu)管理緊密聯(lián)系，不可分割。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的輸出是風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)，風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)是規(guī)劃采購(gòu)管理的輸入。規(guī)劃采購(gòu)管理輸出采購(gòu)文件，而采購(gòu)文件是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的輸入。

三、實(shí)踐

項(xiàng)目立項(xiàng)之后，我就和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起制訂了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購(gòu)管理計(jì)劃、采購(gòu)文件等。并識(shí)別了相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，比如項(xiàng)目涉及的干系人眾多，項(xiàng)目信息的溝通方面可能會(huì)存在溝通不到位的風(fēng)險(xiǎn)，比如項(xiàng)目涉及功能眾多，最后一次性交付，可能存在交付周期過(guò)長(zhǎng)，后期若有變更影響太大的風(fēng)險(xiǎn)等，并且針對(duì)以上風(fēng)險(xiǎn)，我和團(tuán)隊(duì)制訂了相關(guān)應(yīng)對(duì)策略，干系人眾多，制訂合理的溝通管理計(jì)劃。功能眾多，采取按功能順序分階段交付。項(xiàng)目中還需要采購(gòu)OCR識(shí)別接口，因項(xiàng)目中涉及到的采購(gòu)均是開(kāi)發(fā)維護(hù)方面的，且價(jià)格差別不大。所以采購(gòu)部門(mén)未介入，比如采購(gòu)OCR識(shí)別的接口、電子發(fā)票驗(yàn)證的接口，因這些產(chǎn)品無(wú)議價(jià)空間，所以我們的采購(gòu)部門(mén)未參與。我們根據(jù)客戶(hù)需要，在阿里云云市場(chǎng)查找相關(guān)適合的功能，選取了幾家銷(xiāo)量較好的商家，經(jīng)過(guò)對(duì)比價(jià)格、接口穩(wěn)定性和返回效率等各方面因素后，將推薦商家和對(duì)比數(shù)據(jù)讓客戶(hù)確認(rèn)。客戶(hù)同意我們的推薦，最后的套餐價(jià)格均在2萬(wàn)/十萬(wàn)次左右，在采購(gòu)過(guò)程中，經(jīng)過(guò)分析各家數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，市面上在售的OCR產(chǎn)品，識(shí)別率基本都是在95%左右，經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，我們團(tuán)隊(duì)意識(shí)到，這個(gè)識(shí)別率在大量的用戶(hù)量面前，可能存在大批未識(shí)別的情況，但現(xiàn)實(shí)中的發(fā)票確實(shí)存在編碼不清晰或者編號(hào)斷碼的情況。分析之后，此種情況無(wú)法避免，那就只能采取消極風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，但技術(shù)手段上可以?xún)?yōu)化，移動(dòng)端團(tuán)隊(duì)組長(zhǎng)袁工建議，可以將識(shí)別不通過(guò)的策略調(diào)整一下，把原來(lái)識(shí)別不通過(guò)不可提交的策略改為識(shí)別不通過(guò)，繼續(xù)提交，但是添加識(shí)別不通過(guò)的字段，同發(fā)票一同上傳到后臺(tái)，這樣每張識(shí)別不通過(guò)的發(fā)票都被打上標(biāo)簽，在每個(gè)月后臺(tái)審核的時(shí)候，著重檢查這些被打上標(biāo)簽的發(fā)票，人工復(fù)核為真實(shí)發(fā)票，進(jìn)入結(jié)算流程，人工復(fù)核為偽造發(fā)票，打上復(fù)核不通過(guò)標(biāo)簽，進(jìn)入退回流程。這樣既防止偽造發(fā)票進(jìn)入系統(tǒng)，也防止真實(shí)發(fā)票因識(shí)別失敗，影響用戶(hù)正常使用。我將我們的建議與客戶(hù)溝通，客戶(hù)了解了情況之后，同意我們的策略，我們實(shí)施此次變更，并記錄相關(guān)情況，發(fā)布新文檔。最終項(xiàng)目在2019年1月底全部交付完成，客戶(hù)對(duì)我們的表現(xiàn)很滿(mǎn)意。

【結(jié)尾語(yǔ)】

此次項(xiàng)目能圓滿(mǎn)成功，主要還是歸功于項(xiàng)目管理理論知識(shí)的加持。經(jīng)過(guò)這次項(xiàng)目，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，深切體會(huì)到項(xiàng)目管理的本質(zhì)就是做整合，在整合過(guò)程中，我也感受到了自己的不足，在管理大型項(xiàng)目的時(shí)候，我所掌握的那點(diǎn)知識(shí)的深度和廣度都還有所欠缺，也體會(huì)到了學(xué)無(wú)止境這四個(gè)字的真正含義。最后用《為學(xué)》中的一句話(huà)來(lái)勉勵(lì)所有正走在成長(zhǎng)路上的項(xiàng)目經(jīng)理“聰與敏，可恃而不可恃也;自恃其聰與敏而不學(xué)者，自敗者也?；枧c庸，可限而不可限也;不自限其昏與庸而力學(xué)不倦者，自力者也”。

【備注】

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