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論項目管理的干系人管理

【摘要】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設工期為6個月。通過該項目的建設，利用信息化技術手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了企業(yè)內部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實時監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項目于2019年10月底通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶好評。本文結合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的干系人管理，主要從識別干系人、規(guī)劃干系人管理、管理干系人參與、控制干系人參與幾個方面進行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設工期為6個月。通過該項目的建設，利用信息化技術手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務運行過程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務流程全過程的在線處理，切實提高了該企業(yè)銷售業(yè)務運營效率。（2）實現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過程實時在線，使各相關領導能夠對生產(chǎn)、倉儲、銷售全過程運行情況及時掌握。（4）為領導層實現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領導層能夠更加準確、及時的對業(yè)務戰(zhàn)略方向做出指導?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個產(chǎn)品以業(yè)內知名的k3/cloud為核心進行定制開發(fā)，業(yè)務架構上貫穿流程驅動與角色驅動思想，采用三層C/S體系結構，Oracle11g數(shù)據(jù)庫，采用JAVA編程語言，支持各類平臺的接口。 由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務的考核，而項目涉及部門多、干系人多，因此，項目的干系人管理非常重要。在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領域進行了恪盡職守的管理外，特別對項目的干系人管理從如下幾個方面進行了管理。

2、識別干系人

識別能影響項目或者受項目影響的全部人員、群體或者組織，并分析和記錄他們的相關信息，是進行干系人管理的前提。本項目的干系人包括業(yè)主方、我公司相關人員、項目組團隊成員、團隊成員原所屬部門、監(jiān)理方等各個方面的人員，我們在項目啟動階段，根據(jù)《項目章程》等相關文件，采用干系人分析和會議等方式，識別出項目的大部分干系人，并把這些干系人的信息登記進《干系人登記冊》，《干系人登記冊》包含了干系人的基本信息、評估信息、干系人分類等內容。作為項目經(jīng)理的我深知，干系人識別并非一蹴而就，還會有隱藏的干系人出現(xiàn)，對這些我們都提前做了預案分析。根據(jù)干系人登記冊，我們對干系人按照權利/利益方格進行了分類，以便于在后續(xù)的干系人溝通過程中有的放矢。

2、規(guī)劃干系人管理

凡事預則立不預則廢，項目的干系人管理亦是如此。規(guī)劃干系人管理就是基于干系人的需求、利益及對項目成功的潛在影響的分析，制定合理的管理策略，來有效調動干系人參與整個項目周期的過程，根據(jù)這一過程做出的《干系人管理計劃》為干系人管理提供了方向和指南。 做過多年項目的我深知，規(guī)劃干系人管理是一個反復的過程，需要定期開展。因此，我根據(jù)干系人權利/利益方格及干系人分析矩陣，把項目各個時期干系人的影響做了可視化的圖表展示，評估出每個干系人在項目中的影響大小，并將這些影響按照權重大小進行排序，以便重點做好最這些干系人的管理。

3、管理干系人參與

管理干系人參與是在整個項目生命周期中，與干系人進行溝通和協(xié)作，已滿足他的需求和期望，解決實際出現(xiàn)的問題，并促進干系人合理參與項目活動的過程，通過這一過程，幫助我提升干系人對項目的支持，把干系人的抵制降到最低。我們根據(jù)本項目特點及以往項目經(jīng)驗，盡最大可能讓項目干系人，尤其是項目各階段的主要影響干系人參與到項目計劃中來。根據(jù)項目的《干系人管理計劃》、《溝通管理計劃》，我們設計了相應的進度、績效溝通報表（圖）。比如對權力大、利益大的客戶方銷售副總，因為他是項目的發(fā)起人，也是業(yè)務需求的主要干系人，我們除了在項目的啟動會議、階段總結會議上邀請他參加以外，對項目的進度、質量保證、控制措施也定期采用報告、報表的方式進行匯報，使其了解項目進展。對項目開展過程中，干系人提出的變更請求，在充分溝通征得理解的基礎上，我們采取正規(guī)的變更流程，通過CCB進行審批，保證了項目范圍不發(fā)生蔓延和鍍金行為。

4、控制干系人參與

隨著項目進展和環(huán)境變化，為了維持并提升干系人參與活動的效率和效果，我們需要在項目過程中全面監(jiān)督項目干系人之間的關系，根據(jù)變化適時調整策略和計劃。在本項目的進展過程中，業(yè)主方財務中心負責人一開始對項目工作非常支持，愿意把本部門的業(yè)務系統(tǒng)鏈接到平臺，在應收賬款往來中共享數(shù)據(jù)，同時在調用本系統(tǒng)的物流單據(jù)直接用于結算運輸費用的依據(jù)。但臨近系統(tǒng)接入階段，該負責人又提出由于擔心財務數(shù)據(jù)泄露，不同意財務系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)的接口。但這樣會造成銷售業(yè)務操作人員一套數(shù)據(jù)要在兩個系統(tǒng)中分別操作的情況，既增加了工作量又降低了準確性。鑒于這種情況，我首先與該負責人溝通，告知其采用分級設定權限的方式不會導致財務信息的泄露，并向其展示了本系統(tǒng)的安全保證策略，另一方面，通過業(yè)主方項目發(fā)起人進一步溝通說明情況，最終打消了財務中心負責人的顧慮，順利實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口問題。

【結尾語】

經(jīng)過我們團隊的不懈努力，歷時半年，本項目終于于2019年10月底，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶解決了通過對銷售業(yè)務全過程的在線管理，實現(xiàn)企業(yè)多個產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實時數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運營管理上了一個新的臺階，得到了業(yè)主的好評。項目的成功得益于我有效的干系人管理。當然，在本項目中，還有一些不足之處，比如，在項目的干系人識別時，一開始忽視了財務中心負責人這個隱含的項目干系人，導致在銷售系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的接口過程中出現(xiàn)問題，不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學習和工作中，我將不斷地充電學習，進一步加強與同行的交流，提升自己的業(yè)務和管理水平，力爭為我國的信息化建設做出自己的努力。

【備注】

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