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論項(xiàng)目管理的進(jìn)度管理2.0

【摘要】

2018年7月，我參加了xx市經(jīng)信委系統(tǒng)綜合管理平臺(tái)項(xiàng)目的開發(fā)，擔(dān)任本項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。該項(xiàng)目投資480萬人民幣，建設(shè)工期為一年，該項(xiàng)目是為了實(shí)現(xiàn)了該市經(jīng)信委的辦公自動(dòng)化和經(jīng)信系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)綜合管理，提高經(jīng)信系統(tǒng)協(xié)同辦公的質(zhì)量和效率。主要建設(shè)內(nèi)容有綜合管理平臺(tái)、移動(dòng)辦公平臺(tái)和辦公自動(dòng)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)PC端和移動(dòng)端的掛載和聚合，遵循國(guó)際上成熟的、通用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和協(xié)議，為電子政務(wù)應(yīng)用整合打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。該項(xiàng)目于2019年7月通過驗(yàn)收，贏得了用戶的好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)踐，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的進(jìn)度管理，主要從以下方面進(jìn)行了闡述：規(guī)劃進(jìn)度管理，定義活動(dòng)，排列活動(dòng)順序，估算活動(dòng)資源，估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間，制定進(jìn)度計(jì)劃，控制進(jìn)度。

【正文】

2018年7月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了XX市經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)系統(tǒng)綜合管理平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目投資共480萬元人民幣，建設(shè)工期為一年，通過該項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了該市經(jīng)信委的辦公自動(dòng)化和經(jīng)信系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)綜合管理，提高經(jīng)信系統(tǒng)協(xié)同辦公的質(zhì)量和效率。整個(gè)系統(tǒng)采用“平臺(tái)+應(yīng)用”的方式進(jìn)行搭建，主要建設(shè)內(nèi)容有綜合管理平臺(tái)、移動(dòng)辦公平臺(tái)和辦公自動(dòng)化平臺(tái)。綜合管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)PC端掛載和聚合。移動(dòng)工作平臺(tái)是綜合管理平臺(tái)移動(dòng)端的前臺(tái)展示，兩個(gè)平臺(tái)均能夠掛載各部門的第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)/APP，能夠?qū)λ薪尤肫脚_(tái)的應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一的管理和配置，所有功能都是模塊化開發(fā)。移動(dòng)辦公平臺(tái)支持VPN方式無縫接入基于安卓、IOS系統(tǒng)的各類手機(jī)和平板。辦公自動(dòng)化平臺(tái)以綜合管理平臺(tái)為支撐，建設(shè)涵蓋市經(jīng)信系統(tǒng)日常辦公的方方面面的，包括個(gè)人辦公、公文管理、溝通交流、行政辦公、信息資源等，滿足經(jīng)信委所有線下公文、審批、辦事的網(wǎng)上全流程流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)遵循國(guó)際上成熟的、通用的以及國(guó)家頒布的電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和協(xié)議，便于后期系統(tǒng)升級(jí)建設(shè)以及日后的電子政務(wù)應(yīng)用整合。

本項(xiàng)目采用滿足J2EE標(biāo)準(zhǔn)的B/S架構(gòu)技術(shù)，以O(shè)racle數(shù)據(jù)庫(kù)為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開發(fā)過程應(yīng)用輕量級(jí)J2EE架構(gòu)，基于MVC模式的Struts框架，以Ibatis作為持久化層，采用Spring進(jìn)行中間層（業(yè)務(wù)層）建設(shè)，應(yīng)用服務(wù)器采用浪潮高性能服務(wù)器。

由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此，在本項(xiàng)目中，進(jìn)度管理尤為重要，在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行恪職盡守的管理外，特別對(duì)進(jìn)度管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理：

一、規(guī)劃進(jìn)度管理

俗話說得好，“磨刀不誤砍柴工”，在實(shí)施項(xiàng)目開發(fā)之前，做好應(yīng)有的準(zhǔn)備工作是很有必要的。完備的計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的根本前提。

我在該項(xiàng)目中，特別注重進(jìn)度管理計(jì)劃的制定，在正式制定計(jì)劃之前，我先查找了公司組織過程資產(chǎn)，找出制定進(jìn)度管理計(jì)劃的模板，結(jié)合公司以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)項(xiàng)目范圍說明書、項(xiàng)目章程等文檔，制定出一份初步的計(jì)劃，然后召集項(xiàng)目組成員和項(xiàng)目干系人，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修改和完善，在全體參與下，最終完成了一份詳細(xì)、科學(xué)的管理計(jì)劃，用于在整個(gè)項(xiàng)目過程中管理、執(zhí)行和控制項(xiàng)目進(jìn)度。

二、定義活動(dòng)

定義活動(dòng)就是將工作包分解成一個(gè)個(gè)的活動(dòng)，是制定進(jìn)度計(jì)劃、分配工作任務(wù)和責(zé)任的基礎(chǔ)。為了保證分解的活動(dòng)能全面覆蓋，我根據(jù)綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)子系統(tǒng)以及確定后的WBS進(jìn)行活動(dòng)定義，分解工作包成一個(gè)個(gè)具體的活動(dòng)。

我組織召開了主題為“項(xiàng)目工作分解”的會(huì)議，邀請(qǐng)所有項(xiàng)目組成員以及有關(guān)專家參與。會(huì)議上，由專家進(jìn)行活動(dòng)的分解，針對(duì)每個(gè)子系統(tǒng)，分解為用戶需求分析、初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、試運(yùn)行、驗(yàn)收等工作包，形成活動(dòng)清單;同時(shí)確定了各階段的里程碑交付物，如需求說明書、初步設(shè)計(jì)方案、詳細(xì)設(shè)計(jì)方案、系統(tǒng)初驗(yàn)報(bào)告、試運(yùn)行報(bào)告、終驗(yàn)報(bào)告等，形成里程碑清單。

三、排列活動(dòng)順序

要想使項(xiàng)目的成本，時(shí)間和質(zhì)量之間做好一個(gè)平衡，合理的活動(dòng)排序是必不可少的。因此我采用了簡(jiǎn)單而有效的單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法，確定了各個(gè)活動(dòng)的邏輯關(guān)系。我發(fā)現(xiàn)這種方法非常有效，不僅使我們很清楚的了解到各個(gè)活動(dòng)的前后順序，而且能識(shí)別其中的里程碑，還能對(duì)資源的靈活調(diào)用起到了很好的指導(dǎo)作用。

四、估算活動(dòng)資源

為了保證有充足的資源完成項(xiàng)目，我組織召開了會(huì)議，邀請(qǐng)項(xiàng)目組成員及相關(guān)專家參與，采用自下而上的方式進(jìn)行估算，對(duì)每一層下面工作所需的資源進(jìn)行估算，最后將所有資源進(jìn)行匯總。比如，我們?cè)趨R總完所需人力資源后，經(jīng)檢查公司的人力資源表，發(fā)現(xiàn)缺少2個(gè)JAVA程序員，我及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了情況，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意我們又招聘了2名程序員。完成了資源的合理分配。此外我還制作了活動(dòng)資源日歷，保證每個(gè)活動(dòng)都有后備的資源考慮。

五、估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間

估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間及時(shí)根據(jù)活動(dòng)資源估算的結(jié)果，估算完成單項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間。我有過許多類似管理的項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。大部分活動(dòng)我采用了類比估算法，從而節(jié)約了時(shí)間。此外我們還考慮了活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)情況，如果活動(dòng)存在潛在風(fēng)險(xiǎn)，則在活動(dòng)歷時(shí)上加上20%的應(yīng)急儲(chǔ)備時(shí)間作為活動(dòng)的總歷時(shí)。

六、制定進(jìn)度計(jì)劃

計(jì)劃的作用雖然不是立竿見影的，但沒有計(jì)劃所引起的混論是顯而易見的。根據(jù)前面的各個(gè)活動(dòng)我制定了項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。采用關(guān)鍵路徑法確定總工期。為了便于安排團(tuán)隊(duì)各成員的具體工作，分配不同的工作指責(zé)，形成了邏輯橫道圖;公司高層領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)注項(xiàng)目是否按計(jì)劃進(jìn)行，是否符合項(xiàng)目的目標(biāo)，項(xiàng)目組績(jī)效是否能夠保持，我需要定期想管理層匯報(bào)進(jìn)度情況，于是形成了概括性進(jìn)度計(jì)劃表。

七、控制進(jìn)度

進(jìn)行項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)是及時(shí)的測(cè)量和監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，并與計(jì)劃作比較，找出兩者的差異，及時(shí)采取糾正或預(yù)防措施。越早發(fā)現(xiàn)，損失越小。我要求項(xiàng)目組成員每周提交工作周報(bào)，并每周召開項(xiàng)目例會(huì)，在例會(huì)上向業(yè)主方匯報(bào)本周項(xiàng)目進(jìn)展及下周工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目中遇到的問題。我根據(jù)實(shí)際情況編制進(jìn)度報(bào)告，描述每項(xiàng)工作的實(shí)際開始與完成日期，以及未完成計(jì)劃活動(dòng)的剩余持續(xù)時(shí)間，提交給業(yè)主方，以便其對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度有充分了解。

同時(shí)，我根據(jù)績(jī)效信息與計(jì)劃進(jìn)度表進(jìn)行比較，進(jìn)行偏差分析，利用掙值技術(shù)計(jì)算進(jìn)度偏差情況，及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施。比如負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化平臺(tái)項(xiàng)目的丁工還負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目的系統(tǒng)需求分析和設(shè)計(jì)，因其他項(xiàng)目上的事情較多，辦公自動(dòng)化平臺(tái)的需求分析和詳細(xì)設(shè)計(jì)遲遲不能開始，已落后于計(jì)劃，SV=-3.如果再不提交將會(huì)影響到編碼階段。我與丁工進(jìn)行了溝通，與他協(xié)商決定，我負(fù)責(zé)幫他完成一部分其他項(xiàng)目的工作，他加班負(fù)責(zé)把馬上要進(jìn)行編碼階段的辦公自動(dòng)化平臺(tái)的需求分析和設(shè)計(jì)提交出來，最終辦公自動(dòng)化平臺(tái)的編碼工作按計(jì)劃開展。

經(jīng)過我們團(tuán)隊(duì)不懈的努力，歷時(shí)1年，本項(xiàng)目終于于2019年7月，通過了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，為用戶搭建一個(gè)具有完整技術(shù)框架、具備共性應(yīng)用支撐組件的綜合管理平臺(tái)，在綜合平臺(tái)之上全面實(shí)現(xiàn)該市經(jīng)信委的辦公自動(dòng)化;同時(shí)使用“平臺(tái)+業(yè)務(wù)應(yīng)用”的模式，實(shí)現(xiàn)經(jīng)信系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)綜合管理，得到了業(yè)主的好評(píng)。

【結(jié)束語】

本項(xiàng)目的成功得益于我成功的整體管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如：軟件測(cè)試不系統(tǒng)，用例準(zhǔn)備仍不夠充分，忽視了壓力測(cè)試，系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行后隨著使用人員和第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)/APP的增加，運(yùn)行速度下降很快，雖然通過升級(jí)硬件緩解了這個(gè)問題，但是造成資金的額外投入。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷的充電學(xué)習(xí)，和同行進(jìn)行交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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