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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理

【摘要】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動(dòng)了XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目, 我在項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該平臺(tái)作為全省上下級(jí)醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道，為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，建設(shè)費(fèi)用440萬，于2017年10月順利通過客戶方驗(yàn)收。該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時(shí)間緊，涉及干系人多。本文以此項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的整體管理，主要包括制定項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行、監(jiān)控項(xiàng)目工作、實(shí)施整體變更控制、結(jié)束項(xiàng)目等內(nèi)容。項(xiàng)目有效提高了整體管理水平，滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。

【正文】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動(dòng)了XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目，我公司在公開招標(biāo)中成功中標(biāo)，中標(biāo)金額為440萬元。我在項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該項(xiàng)目歷時(shí)一年，于2017年10月順利通過客戶方驗(yàn)收。該項(xiàng)目旨在貫徹國家“分級(jí)診療”制度，建立“基層首診、雙向轉(zhuǎn)診、急慢分治、上下聯(lián)動(dòng)”的分級(jí)診療體系，為分級(jí)診療搭建上下級(jí)醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道。平臺(tái)為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，采用J2EE技術(shù)架構(gòu)，開發(fā)環(huán)境為eclipse，開發(fā)語言為Java，數(shù)據(jù)庫采用MySQL5.6。

該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時(shí)間緊，涉及干系人多，是XX省衛(wèi)生健康委的年度重點(diǎn)工程。為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的整體管理，獲得了良好的績(jī)效。本文將圍繞該項(xiàng)目的整體管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。

一、制定項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是正式批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目的文檔。我公司中標(biāo)該項(xiàng)目后不久就發(fā)布了該項(xiàng)目的項(xiàng)目章程，對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、概要里程碑、概要預(yù)算等提出要求，并任命我為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。之后由公司領(lǐng)導(dǎo)召集市場(chǎng)、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、售后維護(hù)、采購等部門人員以及客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人召開了啟動(dòng)會(huì)。會(huì)上，公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)我可以調(diào)配與項(xiàng)目有關(guān)的資源。有了正式任命和授權(quán)，為日后項(xiàng)目工作提供了良好的保證。項(xiàng)目啟動(dòng)后，我邀請(qǐng)客戶方、監(jiān)理方、技術(shù)骨干確定了大致的項(xiàng)目范圍，也就是明確該項(xiàng)目需要開展哪些工作，需要提交哪些最終和階段交付物，并確定了它們的大致提交時(shí)間。

二、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

制定一個(gè)好的項(xiàng)目管理計(jì)劃是管理大型復(fù)雜信息系統(tǒng)項(xiàng)目的關(guān)鍵。在該項(xiàng)目一開始我將主要時(shí)間和精力用在項(xiàng)目管理計(jì)劃制定上，我組織項(xiàng)目骨干成員，根據(jù)項(xiàng)目章程、項(xiàng)目招投標(biāo)文件搭建了《項(xiàng)目管理計(jì)劃主干計(jì)劃》，對(duì)項(xiàng)目的總體任務(wù)目標(biāo)、整體進(jìn)度安排、主要約束條件等進(jìn)行了規(guī)劃。然后我組織其它計(jì)劃編制人員在主干計(jì)劃指導(dǎo)下依據(jù)公司的模板制定了《項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃》、《項(xiàng)目配置管理計(jì)劃》等子計(jì)劃。我們把這些子計(jì)劃整合到《項(xiàng)目管理計(jì)劃主干計(jì)劃》中。經(jīng)過幾次調(diào)整，第一版《項(xiàng)目管理計(jì)劃》終于制定完畢。

三、指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行

指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行就是通過各種行動(dòng)來執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃，以完成項(xiàng)目范圍說明書中所定義的各項(xiàng)工作并提交項(xiàng)目合格交付物的過程。項(xiàng)目管理計(jì)劃解決了“如何做”的問題，而指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作就是解決“做得好”的問題。為了讓人人都能做好自己的工作，并發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量，我采用了一些措施。首先，我高度重視計(jì)劃的宣貫和執(zhí)行。我組織項(xiàng)目組所有成員認(rèn)真學(xué)習(xí)《項(xiàng)目管理計(jì)劃》，要求他們必須從全局上了解項(xiàng)目的總體計(jì)劃。在此基礎(chǔ)上要求人人都要清楚自己的工作在整個(gè)計(jì)劃中的位置和作用，明白自己工作的標(biāo)準(zhǔn)。如果發(fā)現(xiàn)有人沒有達(dá)到所要求的做事標(biāo)準(zhǔn)，則要求小組負(fù)責(zé)人組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，直至勝任工作。其次，我特別注意培養(yǎng)和塑造一種團(tuán)隊(duì)協(xié)作的文化。雖然也認(rèn)可少數(shù)成員的突出作用，但更多的是強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)的集體成績(jī)，使大家在潛意識(shí)中產(chǎn)生為團(tuán)隊(duì)成績(jī)而努力的愿望。再次，我努力將管事和管人相結(jié)合。一方面，利用我豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)為大家做好工作提供力所能及的指導(dǎo)，同時(shí)也注意觀察項(xiàng)目成員的思想動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)工作表現(xiàn)深層次的原因，力爭(zhēng)治標(biāo)又治本。

四、監(jiān)控項(xiàng)目工作

監(jiān)控項(xiàng)目工作就是將項(xiàng)目的執(zhí)行情況與計(jì)劃進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)偏差過大，及時(shí)采取糾偏措施的過程。在該項(xiàng)目中我主要采取掙值管理方法對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度和成本進(jìn)行綜合監(jiān)控。我們一般是每 2周進(jìn)行一次掙值分析，將 PV（計(jì)劃值）、 AC（實(shí)際值）和 EV（掙值）繪制成“S曲線”，并根據(jù) PV、AC和 EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項(xiàng)目偏差分析和趨勢(shì)分析，根據(jù)偏差情況及時(shí)采取相應(yīng)的控制措施。例如在項(xiàng)目進(jìn)行到中期的時(shí)候，我們進(jìn)行了一次績(jī)效測(cè)量， PV=150萬元，AC=140萬元，EV=130萬元，計(jì)算得出SV=EV-PV=130-150=-20元，CV=EV-AC=130-140=-10萬元，由此得出進(jìn)度落后，成本超支。為此我們采取了幾項(xiàng)措施，主要包括：向公司要求增派高效的人手，內(nèi)部進(jìn)行了幾期培訓(xùn)，對(duì)活動(dòng)安排進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整等，取得了明顯的效果，一個(gè)月后，成本和進(jìn)度都達(dá)到了計(jì)劃的要求。

另外，我們通過每周例會(huì)的方式進(jìn)行監(jiān)控的。我們每周五下午召開項(xiàng)目例會(huì)，在例會(huì)上項(xiàng)目小組匯報(bào)工作完成情況、存在的問題等，會(huì)上大家對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議，會(huì)后形成正式會(huì)議紀(jì)要，并安排專人監(jiān)督和跟蹤落實(shí)。通過這些方法的綜合運(yùn)用，有效地保證了項(xiàng)目工作的可控。

五、實(shí)施整體變更控制

實(shí)施整體變更控制是審查變更請(qǐng)求，批準(zhǔn)或拒絕變更，并對(duì)變更處理結(jié)果進(jìn)行溝通的過程。對(duì)變更控制管理得好壞直接關(guān)系到項(xiàng)目能否成功。我們與客戶深入溝通，共同制定了《項(xiàng)目變更控制管理辦法》。在該管理辦法中，明確了什么樣的變更需要什么的人批準(zhǔn)，進(jìn)行變更需要按照什么流程等。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，雖然有不少甲方的人員提出了一些無理的變更，但由于有雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字的變更管理辦法，比較容易化解這些人由于沒有按照其要求進(jìn)行變更而產(chǎn)生的怨氣。同時(shí)遵循規(guī)范的流程進(jìn)行變更，也避免了一些雙方無謂的爭(zhēng)執(zhí)。

六、結(jié)束項(xiàng)目或階段

項(xiàng)目收尾是指完結(jié)所有項(xiàng)目管理過程組的所有活動(dòng)，以正式結(jié)束項(xiàng)目的過程。在本項(xiàng)目中，考慮到這是一個(gè)大型復(fù)雜項(xiàng)目，我們切實(shí)進(jìn)行了項(xiàng)目收尾相關(guān)工作，主要包括：資料及維護(hù)工作移交售后部門，對(duì)售后人員進(jìn)行了培訓(xùn)，評(píng)估項(xiàng)目完成情況和質(zhì)量，撰寫項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)等。

【結(jié)束語】

在XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目中，我全面應(yīng)用了項(xiàng)目整體管理方法，使得該項(xiàng)目在整體管理方面取得良好績(jī)效。平臺(tái)在2017年10月全部上線并順利通過用戶驗(yàn)收。截止目前，平臺(tái)運(yùn)行穩(wěn)定，已經(jīng)為120萬人提供了轉(zhuǎn)診服務(wù)。我總結(jié)了如下幾條經(jīng)驗(yàn)：把自己的主要精力放在項(xiàng)目計(jì)劃和對(duì)項(xiàng)目整體工作的宏觀把控上;建立項(xiàng)目的內(nèi)部管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，但必要時(shí)，也要深入一線了解項(xiàng)目的具體情況;建立起各方的協(xié)同工作機(jī)制，用機(jī)制來推動(dòng)各項(xiàng)工作的開展。當(dāng)然在成功的背后也存在一些不足之處，例如制定計(jì)劃過程中項(xiàng)目成員參與不夠，雖然我自己很重視計(jì)劃，但制定出來的計(jì)劃團(tuán)隊(duì)成員不一定認(rèn)同。牢記不足，吸取教訓(xùn)，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。

【備注】

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